Datenexport und -import

Dieses Kapitel beschreibt verschiedene Möglichkeiten zum Datenexport und -import, um Daten aus FeWo24 in andere Dateiformate zu überführen bzw. aus anderen Formaten nach FeWo24 zu importieren.


Exportieren von Daten

FeWo24 2.6.5 bietet Ihnen unterschiedliche Funktionen, um einzelne Datensätze, Datensatzgruppen oder auch komplette Tabellen zu exportieren, also in verschiedene andere Dateiformate zu überführen. Sie können somit flexibel mit Ihren Daten umgehen und diese auch mit anderen Programmen verwenden.


Exportieren kompletter Tabellen

Eine allgemeine Funktion mit sämtlichen verfügbaren Exportdefinitionen finden Sie im Hauptmenü "Datei" - "Exportieren". Damit können Sie komplette Listen in ein anderes Dateiformat exportieren, um beispielsweise mit diesen Daten auf einem anderen Rechner mit einer anderen Anwendung arbeiten zu können.

Im Fenster "Exportdefinitionen" ist eine Liste mit den möglichen Datensatzgruppen, die Sie exportieren können. Markieren Sie die Exportdefinition, die Sie zum Exportieren verwenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

"Exportdefinitionen" sind vordefinierte Listen, die Sie aus den in FeWo24 2.6.5 enthaltenen Tabellen und den darin verfügbaren Feldern selbst zusammenstellen können. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie eine eigene Adressliste nur mit den zum Exportieren relevanten Adressdaten anlegen können. Vor allem wenn öfters die gleichen Daten exportiert werden sollen, kann diese durch eine einmalige Definition immer wieder leicht wiederholt werden.
Eine "Exportdefinition" wird über eine sogenannte SQL-Abfrage bedient. Für das Erzeugen einfacher SQL-Abfragen steht eine unterstützende Eingabemaske zur Verfügung. Falls Sie sich jedoch in SQL-Abfragen auskennen, können Sie die Abfrage direkt in das SQL-Feld der Eingabemaske schreiben.

Die "Exportdefinitionen" finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt "Datei" in der Funktion "Exportieren".

Eine neue Exportdefinition erstellen

Das Erstellen einer Exportliste wird hier an einem Beispiel erklärt:
Für einen Newsletter soll eine Gästeliste mit E-Mail-Adresse, Vorname, Name und Briefanrede erstellt werden. Dabei sollen natürlich nur Adressen mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse exportiert werden.

So geht das:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü "Datei" auf die Funktion "Exportieren". Es öffnet sich das Fenster mit den "Exportdefinitionen".
  2. Im Fenster "Exportdefinitionen" klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie kopieren nicht und es öffnet sich das Fenster "Neue Exportdefinition".
  3. Im Fenster "Neue Exportdefinition" geben Sie in das Feld "Bezeichnung" eine passende Bezeichnung ein. Für unser Beispiel würde die Bezeichnung "Adressen mit eingetragener E-Mail-Adresse" passen.
  4. Dann wählen Sie im Feld "Haupttabelle" die Tabelle "GAESTE" aus. Es ist sinnvoll die Adressen nach der E-Mail-Adresse zu sortieren. Deshalb wählen Sie "EMAIL" in das Feld "sortieren nach".
  5. Nun wählen Sie die gewünschten Felder der Liste aus. Dazu markieren Sie das entsprechende Feld im Feld "Felder - verfügbar" und transferieren es per Klick auf die Schaltfläche '>' in das Feld "Gewählte Felder". Für unsere Beispielliste sind das die Felder "EMAIL" (für die E-Mail-Adresse), "VORNAME" und "NAME" (für den Namen) sowie "BANREDE" (für die Briefanrede).
  6. Jetzt wird die Filterabfrage gesetzt. Es sollen ja nur Adressen mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse exportiert werden. Dies erreichen Sie, indem Sie in das Feld "Filterbedingung" folgende Filterabfrage schreiben: EMAIL LIKE "*@*". Mehr dazu finden Sie unter "Filtermöglichkeiten"
  7. Nun können Sie überprüfen, ob die Liste richtig definiert wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Prüfen. Wenn alles stimmt, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Exportdefinitionen".


Exportieren ausgewählter Datensätze

Sie haben auch in jeder Liste die Möglichkeit, die ausgewählten - also markierten - Datensätze zu exportieren. Die Vorteile, die sich hier anbieten sind, dass Sie die Datensätze direkt einsehen können, und dass Sie diese durch Filtern (siehe Kapitel Filtermöglichkeiten) und Markieren (siehe Kapitel Listenbedienung) auf eine für Sie interessante Gruppe (z.B. alle Personen, die im aktuellen Monat Geburtstag haben) einschränken können.

So geht das:

  1. Filtern Sie aus der Gesamtliste die gewünschte Gruppe (siehe Kapitel Filtermöglichkeiten)
  2. Markieren Sie entweder alle oder aber die gewünschten Datensätze (siehe Lektion Markieren)
  3. Öffnen Sie das Export-Fenster mit "Bearbeiten" (oder aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" mit Klick mit der rechten Maustaste) und "Exportieren"
  4. Wählen Sie die Felder, die exportiert werden sollen (z.B. Anrede und Anschrift für Serienbriefe)
  5. Wählen Sie das Dateiformat, wohin exportiert werden soll
  6. Starten Sie den Export mit Klick auf OK
Hinweis: Über die Schaltflächen Alle wählen und Keine wählen wird die Liste mit den Feldnamen entweder komplett markiert oder komplett demarkiert. Die Schaltfläche Auswahl invertieren kehrt die Auswahl um: es werden also markierte Felder demarkiert und demarkierte Felder werden markiert.

Die so erstellte Datei mit den exportierten Adressen können Sie beispielsweise in Word zum Erstellen eines Serienbriefes nutzen (siehe auch Lektion Serienbriefe über den Export).


Adressenexport in eine VCard-Datei

Einzelne Adressen können in eine sogenannte VCard-Datei exportiert werden. Eine VCard-Datei ist eine standardisierte "elektronische Visitenkarte", die auch in anderen Systemen, wie beispielsweise in Mac OS X (Apple Adressbuch) und Smartphones (iPhone, iPad oder Android-Phones) oder Tablet-PCs verwendet wird. Damit können also Adressen aus FeWo24 exportiert und in völlig andere Systeme importiert werden.

So geht das:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Adresse, die exportiert werden soll.
  2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" (Klick mit der rechten Maustaste in die freie Fläche im untersten Bereich des Fensters) die Funktion "Exportieren".
  3. Wählen Sie eine Exportvorlage für VCards, z.B. die mitgelieferte Vorlage "VCard Vorlagedatei Person" (VCard Person.vct) und Bestätigen dies mit Klick auf OK.
  4. Wählen Sie bei "Aktionen" die gewünschten Optionen zum Speichern und weiteren Bearbeiten der VCard (öffnen, als E-Mail senden, Verknüpfung auf Desktop).
  5. Mit Klick auf OK wird die VCard entsprechend der Vorlagedefinitionen erstellt (siehe Lektion Allgemeine Funktionen einer Vorlage).

Alternative "Drag and Drop"
Ist nur die Erstellung einer VCard-Datei gewünscht, ohne weitere Aktionen der Vorlagedatei wie Versenden per E-Mail oder Transferieren per FTP, dann geht dies auch per "Drag and Drop" aus einer Adressenliste.

Voraussetzungen dafür:

  1. das Vorhandensein einer VCard-Exportvorlage mit Thema "DragDrop", beispielsweise die mitgelieferte Vorlage "DragDrop-Vorlage Gast" (DragDrop VCard Gast.vct)
  2. die aktivierte Listeneinstellung "Datensatz ziehen erlauben" - siehe Lektion Allgemeine Einstellungen
Diese Exportvorlage wird dann beim Ziehen (Drag) eines Datensatzes aus der Liste verwendet und erstellt daraus eine VCard-Datei, die z.B. in eine andere ezSoftware-Anwendung gezogen und dort durch Fallenlassen (Drop) importiert werden kann.


Adressenexport in eine XML-Datei

Einzelne Adressen können in eine XML-Datei exportiert werden. XML wird unter anderem für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Computersystemen eingesetzt. Das bedeutet, auch mit dem XML-Export können Adressen aus FeWo24 exportiert und in völlig andere Systeme importiert werden, sofern diese solche XML-Dateien importieren können.

So geht das:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Adresse, die exportiert werden soll.
  2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" (Klick mit der rechten Maustaste in die freie Fläche im untersten Bereich des Fensters) die Funktion "Exportieren".
  3. Wählen Sie eine Exportvorlage für XML, z.B. die mitgelieferte Vorlage "XML-Vorlagedatei Gast" (XML-Datei Gast.xmt) und Bestätigen dies mit Klick auf OK.
  4. Wählen Sie bei "Aktionen" die gewünschten Optionen zum Speichern und weiteren Bearbeiten der XML-Datei (öffnen, als E-Mail senden, Verknüpfung auf Desktop).
  5. Mit Klick auf OK wird die XML-Datei entsprechend der Vorlagedefinitionen erstellt (siehe Lektion Allgemeine Funktionen einer Vorlage).

Alternative "Drag and Drop"
Ist nur die Erstellung einer XML-Datei gewünscht, ohne weitere Aktionen der Vorlagedatei wie Versenden per E-Mail oder Transferieren per FTP, dann geht dies auch per "Drag and Drop" aus einer Adressenliste.

Voraussetzungen dafür:

  1. das Vorhandensein einer XML-Exportvorlage mit Thema "DragDrop", beispielsweise die mitgelieferte Vorlage "XML-Vorlagedatei Gast" (XML-Datei Gast.xmt)
  2. die aktivierte Listeneinstellung "Datensatz ziehen erlauben" - siehe Lektion Allgemeine Einstellungen
Diese Exportvorlage wird dann beim Ziehen (Drag) eines Datensatzes aus der Liste verwendet und erstellt daraus eine XML-Datei, die z.B. in eine andere ezSoftware-Anwendung gezogen und dort durch Fallenlassen (Drop) importiert werden kann.


Terminexport in eine ICalendar-Datei

Einzelne Termine können in eine sogenannte iCalendar-Datei exportiert werden. Eine iCalendar-Datei ist ein standardisiertes Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten, die auch in anderen Systemen verwendet wird, wie beispielsweise in Smartphones (iPhone, iPad oder Android-Phones) oder Tablet-PCs. Damit können also Termine aus FeWo24 exportiert und in völlig andere Systeme importiert werden, sofern diese solche iCalendar-Dateien importieren können.

So geht das:

  1. Öffnen Sie den gewünschten Termin, der exportiert werden soll.
  2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" (Klick mit der rechten Maustaste in die freie Fläche im untersten Bereich des Fensters) die Funktion "Termin exportieren".
  3. Wählen Sie eine Exportvorlage für iCalendar, z.B. die mitgelieferte Vorlage "ICalendar Vorlagedatei Termin" (ICalendar Termin.ict) und Bestätigen dies mit Klick auf OK.
  4. Damit wird die iCalendar-Datei entsprechend der Vorlagedefinitionen erstellt (siehe Lektion Allgemeine Funktionen einer Vorlage).

Alternative "Drag and Drop"
Ist nur die Erstellung einer iCalendar-Datei gewünscht, ohne weitere Aktionen der Vorlagedatei wie Versenden per E-Mail oder Transferieren per FTP, dann geht dies auch per "Drag and Drop" aus der Terminliste.

Voraussetzungen dafür:

  1. das Vorhandensein einer iCalendar-Exportvorlage mit Thema "DragDrop", beispielsweise die mitgelieferte Vorlage "DragDrop-Vorlage Termin" (DragDrop Termin.ict)
  2. die aktivierte Listeneinstellung "Datensatz ziehen erlauben" - siehe Lektion Allgemeine Einstellungen
Diese Exportvorlage wird dann beim Ziehen (Drag) eines Datensatzes aus der Liste verwendet und erstellt daraus eine iCalendar-Datei, die z.B. in eine andere ezSoftware-Anwendung gezogen und dort durch Fallenlassen (Drop) importiert werden kann.


Importieren von Daten

Sie können bestehende Adressdaten aus einer anderen Access-Datenbank, Excel-Tabelle, dBase-Datenbank oder einer VCard-Datei (elektronische Visitenkarte) oder einer Textdatei (mit Semikolon getrennt) nach FeWo24 importieren. Der Import aus Access, Excel und dBase erlaubt dabei eine beliebige Feld-Zuordnung, beim Import aus einer Textdatei müssen in der Textdatei die Felder angegeben werden.
Termine können ebenfalls importiert werden, und zwar als einzelne Termine aus einer sogenannten ICalendar-Datei (Kalenderinhalt) oder aus Excel-Tabellen, die beispielsweise von einem Call-Center angeliefert werden.


Adressenimport aus Access, Excel oder dBase

Die Funktion zum Importieren von Adressen finden Sie im Hauptmenü "Gast" als Menüpunkt "Importieren".

Beim Importieren von Adressdaten aus Access, Excel oder dBase wählen Sie zuerst die gewünschte Import-Datenbank und dann die darin enthaltene Tabelle mit den zu importierenden Adressen. Dabei werden die in der Tabelle zur Verfügung stehenden Felder in der linken Felderliste angezeigt.
In der rechten Felderliste sehen Sie bereits die Zieltabelle "GAESTE" mit den entsprechenden Feldern der Gästetabelle.

Als Beispiel werden eine Access-Datenbank 'Testadressen.mdb', eine Excel-Tabelle 'Testadressen.xls' und eine dBase-Datenbank 'ADRESSEN.DBF' mitgeliefert.

Das Wichtigste nun ist die Zuordnung der einzelnen Felder aus Ihrer Import-Tabelle zu jeweils einem Feld der Ziel-Tabelle "GAESTE". Damit legen Sie zum einen fest, welche Felder überhaupt, und in welche Felder der Gästetabelle Ihre Daten importiert werden.
Diese Zuordnung geht sehr einfach durch Markieren der beiden Felder und Klick auf die Schaltfläche > oder einem Doppelklick auf eines der beiden Felder. Zur Vereinfachung wird beim Markieren eines Feldes der Import-Tabelle sofort auch ein Feld mit diesem Namen in der Ziel-Tabelle markiert, sofern es ein solches Feld dort gibt.
Möchten Sie eine Zuordnung rückgängig machen, dann genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste mit den Feld-Zuordnungen oder Markieren des Eintrags und Klick auf die Schaltfläche < .

Mit Klick auf die Schaltfläche OK wird der Import dann durchgeführt.


Adressenimport aus einer VCard-Datei

Die Funktion zum Importieren von VCard-Dateien finden Sie im Hauptmenü "Gast" als Menüpunkt "Importieren" - "vCard...".

So geht das:

  1. Wählen Sie die gewünschte zu importierende VCard-Datei mit der Dateiendung *.vcf.
  2. Wenn die Adresse aus der VCard-Datei eingelesen werden kann wird sie zur Kontrolle in einem Adressfenster angezeigt.
  3. Möchten Sie die angezeigte Adresse tatsächlich importieren bestätigen Sie den Import mit Klick auf OK.
  4. Jetzt wird geprüft, ob eine Adresse mit diesem Namen bereits existiert. Wenn ja, dann wird gefragt, ob Sie die Adresse dennoch importieren möchten.
  5. Haben Sie den Import bestätigt, dann wird die Adresse importiert und wird sofort in der entsprechenden Adressenliste angezeigt.

Alternativ können solche VCard-Dateien auch per "Drag and Drop" direkt auf die Adressliste oder auch auf das Anwendungsfenster gezogen werden.

So geht das:

  1. Öffnen Sie in FeWo24 am besten die Gästeliste. Diese Liste öffnet sich über die Schaltfläche "Gästeliste" im Startmenü oder über das Hauptmenü "Gast", Menüpunkt "Liste"..
  2. Starten Sie das Programm auf Ihrem Rechner, das Dateien anzeigt und die Drag/Drop-Funktion ebenfalls unterstützt. Das kann zum Beispiel der bei Windows mitgelieferte Windows Explorer sein.
  3. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem sich die VCard-Dateien befinden, die Sie in FeWo24 importieren möchten.
  4. Markieren Sie die gewünschten VCard-Dateien, klicken Sie dann ohne loszulassen mit der linken Maustaste auf die Markierung und ziehen Sie die Dateien am Mauszeiger auf die Programm-Schaltfläche von FeWo24 in der Taskleiste (Leiste, in der auch die Uhrzeit angezeigt wird). Halten Sie dabei die linke Maustaste stets gedrückt. Nun wird FeWo24 automatisch maximiert und wieder im Vordergrund angezeigt.
  5. Ziehen Sie die Markierung mit den Dateinamen irgendwo in die geöffnete Gästeliste. Dort können Sie die linke Maustaste wieder loslassen.
  6. Nun wird eine nach der anderen jede gewählte VCard-Datei wie oben beschrieben zur Kontrolle und Bestätigung in einem Adressfenster angezeigt.


Adressenimport aus einer Textdatei

Die Funktion zum Importieren von Adressen finden Sie im Hauptmenü "Gast" als Menüpunkt "Importieren" - "Textdatei...".

Beim Import aus einer Textdatei gibt es zwei Möglichkeiten, abhängig davon, wie diese Textdatei inhaltlich aussieht:

  1. Der Import einer einzelnen Adresse:
    Dabei stehen die Felder mit Feldnamen und Inhalt untereinander in der Textdatei, jeweils in einer eigenen Zeile, Feldnamen und Inhalt durch Doppelpunkt getrennt.
    Als Beispiel dazu wird eine Datei 'schuster.txt' mitgeliefert.

  2. Der Import mehrerer Adressen:
    Dabei stehen in der ersten Zeile die Feldnamen mit Semikolon ';' getrennt, angeführt mit der Kennzeichnung 'FELDER:'. In allen weiteren Zeilen stehen dann jeweils in einer Zeile die Daten einer Adresse, die einzelnen Felder wieder mit Semikolon getrennt, und natürlich in der Reihenfolge wie in der ersten Zeile angegeben.
    Als Beispiel dazu wird eine Datei 'Testadressen.txt' mitgeliefert.


Terminimport aus einer ICalendar-Datei

iCalendar-Dateien können per "Drag and Drop" direkt auf eine bestimmte Adresse oder auf die Terminliste oder auch auf das Anwendungsfenster gezogen werden.
Haben Sie nur einen Termin zu importieren, also eine einzelne iCalendar-Datei, dann ziehen Sie diese Datei am besten direkt auf die Adresse, der dieser Termin zugeordnet werden soll. Auch wenn mehrere Termine, also mehrere iCalendar-Dateien, zur selben Adresse zugeordnet werden sollen, ziehen Sie diese Dateien am besten direkt auf die entsprechende Adresse. Dann erfolgt die Zuordnung der Termine zur Adresse automatisch ohne Nachfrage.
Möchten Sie mehrere Termine importieren, die unterschiedlichen Adressen zugeordnet werden sollen, dann ziehen Sie diese iCalendar-Dateien an besten auf die Terminliste oder auf das Anwendungsfenster. Dann wird bei jedem Termin vorher gefragt, zu welcher Adresse dieser Termin zugeordnet werden soll.

So geht das:

  1. Öffnen Sie in FeWo24 am besten die gewünschte Adresse oder auch die Terminliste.
  2. Starten Sie das Programm auf Ihrem Rechner, das Dateien anzeigt und die Drag/Drop-Funktion ebenfalls unterstützt. Das kann zum Beispiel der bei Windows mitgelieferte Windows Explorer sein.
  3. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem sich die iCalendar-Dateien befinden, die Sie in FeWo24 importieren möchten.
  4. Markieren Sie die gewünschten iCalendar-Dateien, klicken Sie dann ohne loszulassen mit der linken Maustaste auf die Markierung und ziehen Sie die Dateien am Mauszeiger auf die Programm-Schaltfläche von FeWo24 in der Taskleiste (Leiste, in der auch die Uhrzeit angezeigt wird). Halten Sie dabei die linke Maustaste stets gedrückt. Nun wird FeWo24 automatisch maximiert und wieder im Vordergrund angezeigt.
  5. Ziehen Sie die Markierung mit den Dateinamen irgendwo in die geöffnete Adresse oder Terminliste. Dort können Sie die linke Maustaste wieder loslassen.
  6. Nun wird eine nach der anderen jede gewählte iCalendar-Datei zur Kontrolle und Bestätigung in einem Terminfenster angezeigt. Bei Drag/Drop NICHT direkt in eine geöffnete Adresse muss wie oben beschrieben zuvor jeweils eine Adresse ausgewählt werden.


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