Arbeiten mit FeWo24

Grundlegendes

Auch alle Detailmasken – wie die Gast-Eingabemaske - sind nach demselben Prinzip aufgebaut: Jeder Datensatz, egal ob Gast, Aufenthalt, Wohnung oder Vermittler enthält zusätzlich zur eigentlichen Eingabemaske weitere sogenannte Reiter, die verschiedene zum Datensatz gehörende weitere Daten enthalten können, wie zum Beispiel beliebige Dokumente.

Damit Sie effektiv bei Ihrer Arbeit unterstützt werden, existieren hinter vielen Eingabefeldern Referenztabellen, die Sie selbst befüllen und ändern können (siehe Lektion Die Referenzdaten im Kapitel Einstellungen). Damit wird die Dateneingabe schneller, fehlerfreier und normierter - dies macht dann auch eine Selektion komfortabler.

In jeder Liste aller Rubriken und in jeder Detailmaske haben Sie Zugriff auf die Korrespondenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Briefe (auch Serienbriefe), E-Mails (auch Serien-E-Mails) und Berichte zu erstellen. Viele Beispielvorlagen sind bereits enthalten.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel Dokumente/Briefe/E-Mails in den Lektionen Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht) und Als E-Mail versenden.

Startfunktionen

Kartei-Auswahl

Dashboard

Haben Sie als Startfunktion das "Dashboard" aktiviert, dann wird unmittelbar nach dem Start von FeWo24 das Dashboard angezeigt mit einer Vielzahl von Informationen und Funktionen zu aktuellen An- und Abreisen, Aufgaben und Terminen und statistische Daten wie Anzahl Personen und Dokumente und vieles mehr.
Natürlich kann das Dashboard über das Menü "Extras" - "Dashboard" auch jederzeit während des Arbeitens mit FeWo24 angezeigt werden, wenn es nicht automatisch beim Start geöffnet wird oder in der Zwischenzeit wieder geschlossen wurde.

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann das Dashboard auch über das Menü der Systemablage aufgerufen werden.

Eine detaillierte Beschreibung zum Dashboard und den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie im Kapitel Dashboard beschrieben.

An- und Abreisen

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann dieses Startfenster "An- und Abreisen" auch über das Menü der Systemablage aufgerufen werden.

Tipp: Diese Übersicht wird als eigenständiges Fenster in der Taskleiste angezeigt und kann somit ständig im Hintergrund oder auf einem zweiten Monitor geöffnet bleiben, während Sie im Vordergrund in FeWo24 arbeiten.

Startfenster 'Aktuelles'

Die erste Liste in diesem Startfenster zeigt die aktuellen Geburtstagskinder an. Hier können Sie direkt Geburtstags-E-Mails oder auch Briefe erstellen.
Den Umfang dazu stellen Sie bei der Geburtstagserinnerung ein: Menü "Gast" - "Geburtstage...". Dabei können Sie festlegen, wieviel Tage vorher erinnert werden soll, und wieviel Tage nachher, um vergangene/verpasste Geburtstage nachträglich noch zu sehen.

Die zweite Liste zeigt die anstehenden Termine an. Hier können Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden. Mehr dazu finden Sie in der Lektion Terminerinnerung beim Starten beschrieben.

Unabhängig von einem Gast oder Aufenthalt oder einer Wohnung können allgemeine Aufgaben festgehalten werden, die hier in der dritten Liste angezeigt werden.

Hinweis: Jede dieser drei Listen 'aktuelle Geburtstage', 'anstehende Termine' und 'offene Aufgaben' kann bei den Startfunktionen auch als einzelne Listen 'Geburtstagserinnerung', 'Liste fälliger Termine' und 'Aufgabenliste' aktiviert und angezeigt werden.

Tipp: Auch dieses Startfenster wird als eigenständiges Fenster in der Taskleiste angezeigt und kann daher im Hintergrund oder auf einem zweiten Monitor geöffnet bleiben.

Vom Angebot zur Rechnung

Erstellen eines Angebots

Angebot über die Korrespondenz-Funktion

1. Öffnen Sie die Aufenthaltsliste und markieren den gewünschten Aufenthalt oder öffnen Sie gleich den gewünschten Aufenthalt.
   
2. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem bunten Korrespondenz-Symbol unten in der Liste bzw. unten im Eingabeschirm. Es öffnet sich ein Auswahlmenü für die Art der Korrespondenz.
   
3. Hier wählen Sie den Punkt "Sonstige Korrespondenz" und bestätigen die Wahl mit mit Klick auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion.
   
4. Hier wählen Sie zuerst den gewünschten Dokumenttyp, beispielsweise 'Word' für ein Angebot aus einer Wordvorlage oder 'E-Mail' für ein Angebot zum direkten Versenden als E-Mail.
   
5. Nun wählen Sie über den ersten der beiden kleinen Symbol-Schaltflächen direkt neben dem Feld "Vorlagedatei" die gewünschte Vorlagedatei für das Angebot - beispielsweise die mitgelieferte Wordvorlage 'Angebot mit Details' - und bestätigen die Datei mit Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
   
6. Geben Sie noch an, ob das erstellte Angebot beim Aufenthalt gespeichert werden soll oder nicht, und was noch geschehen soll: direkt nach der Erstellung drucken, sofort mit der entsprechenden verknüpften Anwendung öffnen, als Anlage in einer E-Mail an den Empfänger versenden, zusätzlich als Verknüpfung auf dem Desktop ablegen.
   
7. Mit Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Dabei wird auf Basis der gewählten Vorlagedatei für den gewählten Empfänger ein neues Angebots-Dokument erstellt, automatisch mit den Empfängerdaten gefüllt und das fertige Angebot entsprechend der Angaben gespeichert, gedruckt, geöffnet oder als E-Mail verschickt.
   

Mitgelieferte Vorlagen für Angebote
FeWo24 liefert einige Beispielvorlagen für Angebote mit, die gerne wie sie sind verwendet, oder aber geändert bzw. kopiert und die Kopien geändert werden können.

• "Angebot einfach" - Preisinformation in Textform
• "Angebot mit Details" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen
• "Angebot mit Details - Grafik" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, mit Grafik aus Briefpapiermotiv
• "Angebot mit Werbetext" - ausführliche Objektbeschreibung (Werbetext) mit Preisinformation in Textform

Angebot über die Funktion "Angebot"

Diese Funktion hat den Vorteil, dass zum Berechnen und Erstellen eines Angebotes kein Gast und kein Aufenthalt benötigt wird. Sie können also recht schnell ein Angebot erstellen, während ein Interessent z.B. am Telefon wartet. Oder einfach als Antwort auf eine Anfrage per E-Mail, ohne dass bei jeder unverbindlichen Anfrage gleich der Gast und Aufenthalt angelegt werden muss.

So geht das:

1. Klicken Sie im Startmenü oder in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Angebot". Es öffnet sich das Fenster "Angebot berechnen".
2. Geben Sie bei "Aufenthaltdetails" die Anzahl der Personen sowie den Zeitraum des Aufenthalts ein. Zusätzlich kann bei den "Zusatzleistungen" gewünschte Zusatzleistungen ausgewählt werden.
3. Über die Wohnungs-Auswahl (die erste der beiden kleinen Symbol-Schaltflächen direkt neben dem Feld "Wohnung") wählen Sie nun eine zu diesen Aufenthaltsdaten passende Wohnung und bestätigen die Wahl mit Klick auf die Schaltfläche OK der Wohnungs-Auswahlliste.
4. Der Preis wird schon berechnet und angezeigt und kann somit sofort am Telefon weitergegeben werden.

Weitere Angebots-Funktionen:

• Schreiben: haben Sie auch eine Angebots-Vorlagedatei gewählt, dann wird beim Berechnen oder mit Klick auf die Schaltfläche Schreiben aus dieser Vorlagedatei und den Angebotsdaten ein Angebotstext erstellt und rechts im Fenster angezeigt. Haben Sie Gast-Anrede, Namen und Vornamen eingetragen, dann wird im Angebot automatisch die korrekte Briefanrede verwendet.
  Der gesamte Angebotstext wird für anderweitige Verwendung außerdem sofort in die Zwischenablage kopiert und steht damit auch in anderen Anwendungen - beispielsweise Ihrem E-Mail-Programm - zur Verfügung.
  
  
• Neu: mit Klick auf die Schaltfläche Neu werden die eingegebenen Werte aus der Eingabemaske entfernt und diese so für das nächste Angebot zurückgesetzt.
  
  
• Speichern: mit Klick auf die Schaltfläche Speichern wird das Angebot als Textdatei gespeichert, die dann z.B. in einer E-Mail verwendet werden kann.
  
  
• Drucken: das Angebot lässt sich natürlich auch so wie es ist Ausdrucken. Bei Auswahl eines PDF-Druckers kann so auch gleich ein PDF-Dokument erzeugt werden. Bei Auswahl eines Faxdruckers kann das Angebot so zum Interessenten per Telefax übermittelt werden.
  
  
• E-Mail: haben Sie die E-Mail-Adresse des Interessenten eingetragen, dann kann das Angebot auch sofort per E-Mail an die eingetragene E-Mail-Adresse versendet werden.
  

Hinweis: Ein Angebot kann auch sehr komfortabel direkt über den Belegungskalender erstellt werden. Dabei ist dann bereits die Wohnung sowie der Zeitraum entsprechend der Markierung im Belegungskalender ausgefüllt.

Der Belegungskalender

Ein sehr zentrales und mächtiges Werkzeug ist der Belegungskalender, womit Sie direkt Angebote erstellen und Aufenthalte einbuchen können. Durch die Übersicht sämtlicher Aufenthalte aller Wohnungen der aktuellen zwei Monate sehen Sie auf den ersten Blick, wo noch ein Zeitraum für eine weitere Buchung frei ist.

Zukünftige Aufenthalte können durch Anklicken, Festhalten und Verschieben einfach im Belegungskalender verschoben werden.
Und zwar entweder auf eine andere Wohnung, also nach oben oder unten im Belegungskalender, sofern diese noch frei ist.
Oder auf ein anderes Datum, also nach rechts oder links im Belegungskalender, wenn das Häkchen bei "Datum fixieren" nicht gesetzt ist.

Zur Bedienung des Belegungskalenders

Zum gerade aktiven markierten Aufenthalt werden oben in den ersten zwei Statuszeilen einige Aufenthalts- und Gastdaten angezeigt. Status und Kategorie eines Aufenthaltes können hier auch direkt geändert werden.

Hier kann auf einen bestimmten Monat ab heute bis 24 Monate in die Zukunft gesprungen werden.

Hier kann durch Eingabe eines Namens oder ein Teil des Namens eine Wohnung gesucht bzw. gefiltert werden.

Zum gerade aktiven Aufenthalt - sichtbar daran, dass dieser oben in den beiden Statuszeilen angezeigt ist - können mit Rechtsklick über das erscheinende Menü einige wichtige Funktionen ausgeführt werden:

		Wenn "Angebotsmodus" markiert ist kann mit Auswahl eines Zeitraums bei einer Wohnung mit zwei Klicks ein Angebot erstellt werden. Ansonsten wird ein Aufenthalt für den gewählten Zeitraum bei der Wohnung eingetragen.
		Wenn "Datum fixieren" markiert ist kann ein Aufenthalt im Belegungskalender nicht versehentlich auf ein anderes Datum verschoben werden sondern nur zu einer anderen Wohnung. Ansonsten kann ein Aufenthalt auch auf ein anderes Datum verschoben werden.
		Wenn "Zeige Kategorie" markiert ist werden die Aufenthalte entsprechend der gesetzten Kategorien wie "Abholung", "Wohnungszusage" oder "Upgrade" farblich markiert. Die Kategorien selbst mit den gewünschten Farben definieren Sie bei den Referenzdaten bei "Aufenthalt" - "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Kategorien".

Einstellungen zum Belegungskalender

Hier können Sie drei Einstellungen zum Belegungskalender vornehmen, um den Belegungskalender an Ihre Wünsche anzupassen.

1. Anzeige beim Öffnen: Hier entscheiden Sie, ob sich der Belegungskalender immer maximiert öffnen soll, oder als Fenster mit der Position und Größe, wie zuvor beendet.
   
   
2. Belegungen: Hier legen Sie fest, welche Aufenthalte überhaupt auf dem Belegungskalender angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
   
   
3. Neue Belegung: Hier stellen Sie ein, wie bei einer neuen Belegung über den Belegungskalender reagiert wird: Soll danach sofort die Aufenthalts-Einabemaske angezeigt werden? Und welcher Status soll diese neue Belegung am Anfang erhalten?
   

Aufenthalt und Buchungsbestätigung

So geht das:

1. Öffnen Sie die Gästeliste und suchen den Gast für den neuen Aufenthalt und Buchungsbestätigung. Wenn der Gast noch nicht vorhanden ist, dann legen Sie ihn hier an mit Klick auf die Schaltfläche Neueingabe, sonst öffnen Sie den Gast mit Klick auf die Schaltfläche Ändern.
   
2. Wechseln Sie in der Gast-Eingabemaske auf den Reiter "Aufenthalte" und Klicken zum Anlegen eines neuen Aufenthalts auf die Schaltfläche Neueingabe. Es öffnet sich die Eingabemaske für einen neuen Aufenthalt.
   
3. Geben Sie hier die gewünschten Aufenthaltsdaten ein und bestätigen Sie die Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche Übernehmen. Damit wird der neue Aufenthalt angelegt und gespeichert, der Aufenthalts-Eingabeschirm bleibt aber geöffnet.
   
4. Klicken Sie unten im Eingabeschirm auf die kleine Schaltfläche mit dem bunten Korrespondenz-Symbol. Es öffnet sich ein Auswahlmenü für die Art der Korrespondenz.
   
5. Hier wählen Sie den Punkt "Sonstige Korrespondenz" und bestätigen die Wahl mit mit Klick auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion.
   
6. Hier wählen Sie zuerst den gewünschten Dokumenttyp, beispielsweise 'Word' für eine Buchungsbestätigung aus einer Wordvorlage oder 'E-Mail' für eine Buchungsbestätigung zum direkten Versenden als E-Mail.
   
7. Nun wählen Sie über den ersten der beiden kleinen Symbol-Schaltflächen direkt neben dem Feld "Vorlagedatei" die gewünschte Vorlagedatei für die Buchungsbestätigung - beispielsweise die mitgelieferte Wordvorlage 'Buchungsbestätigung mit Details' - und bestätigen die Datei mit Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
   
8. Geben Sie noch an, ob die erstellte Buchungsbestätigung beim Aufenthalt gespeichert werden soll oder nicht, und was noch geschehen soll: direkt nach der Erstellung drucken, sofort mit der entsprechenden verknüpften Anwendung öffnen, als Anlage in einer E-Mail an den Empfänger versenden, zusätzlich als Verknüpfung auf dem Desktop ablegen.
   
9. Mit Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Dabei wird auf Basis der gewählten Vorlagedatei für den gewählten Empfänger ein neues Dokument erstellt, automatisch mit den Empfängerdaten gefüllt und die fertige Buchungsbestätigung entsprechend der Angaben gespeichert, gedruckt, geöffnet oder als E-Mail verschickt.
   

Mitgelieferte Vorlagen für Buchungsbestätigungen
FeWo24 liefert einige Beispielvorlagen für Buchungsbestätigungen mit, die gerne wie sie sind verwendet, oder aber geändert bzw. kopiert und die Kopien geändert werden können.

Folgende Vorlagen werden mitgeliefert:

• "Buchungsbestätigung einfach" - Preisinformation in Textform, mit Rückumschlag und Hinweis zur Reiserücktrittversicherung
• "Buchungsbestätigung mit Details" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen
• "Buchungsbestätigung mit Details - Grafik" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, mit Grafik aus Briefpapiermotiv
• "Buchungsbestätigung mit Kaution" - Preisinformation in Textform mit Details, mit Hinweis auf Kaution, mit Rückumschlag und Hinweis zur Reiserücktrittversicherung
• "Buchungsbestätigung mit Mietvertrag" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, integriert in einen Mietvertrag

Status des Aufenthalts

Wird der Aufenthalt definitiv, z.B. durch eine Vorauszahlung oder eine verbindliche Bestätigung, dann sollte der Status auf 'gebucht' geändert werden. Bei einem fest gebuchten Aufenthalt wird bei Neuberechnung des Preises nachgefragt, damit nicht versehentlich zugesagte Preise verändert werden. Gebuchte Aufenthalte erscheinen selbstverständlich im Belegungsplan.

Hinweis: Im Hauptmenü "Aufenthalt" - "Einstellungen" - "Status Aufenthalt" können Sie die Vorbelegung des Status für einen neuen Aufenthalt festlegen, also von 'reserviert' auf einen anderen Wert ändern, z.B. auf 'vorgemerkt' oder 'gebucht'.

Wird ein geplanter Aufenthalt wieder storniert, dann setzen Sie den Status auf 'storniert'. Damit erscheint der Aufenthalt nicht mehr im Belegungsplan, der entsprechende Zeitraum ist für eine Neubelegung ebenfalls wieder frei.

Zudem kann eine Wohnung für eine bestimmte Zeit gesperrt werden und steht dann für Gäste nicht zur Verfügung. Dazu setzen Sie den Status auf 'gesperrt' und geben am besten noch einen Sperrvermerk, wie beispielsweise 'Renovierung' oder 'Eigenbedarf' oder ähnliches an.

Zahlungsziele

Dabei gilt:

• Anzahlung: der eingegebene Wert meint die Anzahl Tage nach dem Tag der Anmeldung, in der Regel der heutige Tag - vorgegeben sind 14 Tage
• Restbetrag: der eingegebene Wert meint die Anzahl Tage vor dem Tag der Anreise - vorgegeben sind 28 Tage

Erstellen einer Rechnung

So geht das:

1. Öffnen Sie die Aufenthaltsliste und markieren den gewünschten Aufenthalt oder öffnen Sie gleich den gewünschten Aufenthalt.
   
2. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem bunten Korrespondenz-Symbol unten in der Liste bzw. unten im Eingabeschirm. Es öffnet sich ein Auswahlmenü für die Art der Korrespondenz.
   
3. Hier wählen Sie den Punkt "Rechnungsschreibung" und bestätigen die Wahl mit mit Klick auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion.
   
4. Hier wählen Sie zuerst den gewünschten Dokumenttyp, beispielsweise 'Word' für eine Rechnung aus einer Wordvorlage oder 'E-Mail' für eine Rechnung zum direkten Versenden als E-Mail.
   
5. Nun wählen Sie über den ersten der beiden kleinen Symbol-Schaltflächen direkt neben dem Feld "Vorlagedatei" die gewünschte Vorlagedatei für die Rechnung - beispielsweise die mitgelieferte Wordvorlage 'Rechnung: Betrag erhalten (Details)' - und bestätigen die Datei mit Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
   
6. Geben Sie noch an, ob die erstellte Rechnung beim Aufenthalt gespeichert werden soll oder nicht, und was noch geschehen soll: direkt nach der Erstellung drucken, sofort mit der entsprechenden verknüpften Anwendung öffnen, als Anlage in einer E-Mail an den Empfänger versenden, zusätzlich als Verknüpfung auf dem Desktop ablegen.
   
7. Mit Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Dabei wird auf Basis der gewählten Vorlagedatei für den gewählten Empfänger eine neue Rechnung erstellt, automatisch mit den Empfängerdaten gefüllt und die fertige Rechnung entsprechend der Angaben gespeichert, gedruckt, geöffnet oder als E-Mail verschickt.
   

Mitgelieferte Rechnungsvorlagen
FeWo24 liefert einige Beispiel-Rechnungsvorlagen mit, die gerne wie sie sind verwendet, oder aber geändert bzw. kopiert und die Kopien geändert werden können.

Folgende Rechnungsvorlagen werden mitgeliefert:

• "Buchungsbestätigung mit Rechnung" - Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, nur ein MwSt.-Satz
• "Rechnung einfach" - Preisinformation ohne Details, nur ein MwSt.-Satz
• "Rechnung mit Details" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, nur ein MwSt.-Satz
• "Rechnung mit Details - Grafik" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, nur ein MwSt.-Satz, mit Grafik aus Briefpapiermotiv
• "Rechnung mit Details MwSt" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, bis zu drei MwSt.-Sätze
• "Rechnung mit Details MwSt - Grafik" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, bis zu drei MwSt.-Sätze, mit Grafik aus Briefpapiermotiv
• "Rechnung mit Details ohne Ust" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, Nettopreise ohne USt.
• "Rechnung mit Details ohne Ust - Grafik" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, Nettopreise ohne USt., mit Grafik aus Briefpapiermotiv
• "Rechnung Restbetrag offen einfach" - Preisinformation ohne Details, nur ein MwSt.-Satz
• "Rechnung Restbetrag offen mit Details" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, nur ein MwSt.-Satz
• "Rechnung Restbetrag offen mit Details MwSt" - Preisinformation mit Details in drei Listen für Mietleistungen, Zusatzleistungen und Sonderleistungen, bis zu drei MwSt.-Sätze

Die X-Rechnung

In FeWo24 kann zuguterletzt auch noch eine X-Rechnung (als XML-Datei) erstellt werden, die alle Elemente der Rechnung enthält, und den Anforderungen des Europäischen Komitees für Normung entspricht.
Unterstützt werden die X-Rechnung-Formate "Standard EN 16931, Version 3.0", "Standard EN 16931, Version 1.2", "Cross-Industry Invoice (CII)", "Universal Business Language". Empfohlen wird das aktuelle Format "EN 16931, Version 3.0".

Wenn eine X-Rechnung erstellt wurde wird sie automatisch bei dem entsprechenden Aufenthalt im Dokumente-Reiter als XML-Datei bei den Dokumenten eingetragen und die Kategorie "X-Rechnung" vergeben.
Damit kann diese X-Rechnung sehr einfach dem Gast mit einem Klick per E-Mail zugesendet werden. Dazu stehen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, welche die X-Rechnung automatisch der E-Mail anhängen.

Voraussetzungen

Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine X-Rechnung erstellt werden kann:

1. Der Aufenthalt muss komplett und eine "normale" Rechnung erstellt worden sein. Es muss bereits eine Rechnungs-Nummer existieren.
   
2. Bei den Stammdaten muss Ihre Steuernummer und die Bankverbindung eingetragen sein: Menü "Vermittler" - "Stammdaten...".
   
3. Für Bankeinzug muss die Gläubiger-Identifikationsnummer eingetragen sein: Menü "Vermittler" - "Gläubiger-ID...".
   
4. Beim Gast muss die E-Mail-Adresse des Rechnung-Empfängers eingetragen sein.
   
5. Der Aufenthalt benötigt eine Rechnungs-Nr. sowie ein Fälligkeitsdatum. Das wird beim Erstellen einer "normalen" Rechnung erzeugt.
   

Sind diese Voraussetzungen erfüllt wird mit Klick auf die X-Rechnung-Schaltfläche im Aufenthalt eine X-Rechnung zu diesem Aufenthalt erstellt und beim Aufenthalt im Dokumente-Reiter eingetragen.

Versenden einer E-Mail mit der X-Rechnung an den Gast

Nun kann über die Korrespondenz-Funktion eine E-Mail mitsamt der erstellten X-Rechnung im Anhang an den Gast gesendet werden.
So geht das:

1. Öffnen Sie die Aufenthaltsliste und markieren den gewünschten Aufenthalt oder öffnen Sie gleich den gewünschten Aufenthalt, zu der die X-Rechnung verschickt werden soll. Voraussetzung: die X-Rechnung zu diesem Aufenthalt wurde bereits erstellt und damit automtisch beim Aufenthalt als Dokument gespeichert.
   
2. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem bunten Korrespondenz-Symbol unten in der Liste bzw. unten im Eingabeschirm. Es öffnet sich ein Auswahlmenü für die Art der Korrespondenz.
   
3. Hier wählen Sie den Punkt "Sonstige Korrespondenz" und bestätigen die Wahl mit mit Klick auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich der Dialog zur Korrespondenz-Funktion.
   
4. Hier wählen Sie den Dokumenttyp 'E-Mail' (wenn nicht bereits gewählt), und dann über den ersten der beiden kleinen Schaltflächen direkt neben dem Feld "Vorlagedatei" die gewünschte Vorlagedatei für die E-Mail, beispielsweise "Rechnungsversand X-Rechnung", und bestätigen Ihre Wahl mit Klick auf die Schaltfläche OK.
   
5. Geben Sie noch an, ob die erstellte E-Mail beim Empfänger gespeichert werden soll oder nicht, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter....
   
6. Hier wählen Sie nun Ihr E-Mail-Konto und geben einen Betreff zu Ihrer E-Mail sowie die Nachricht selbst ein, bzw. vervollständigen gegebenenfalls den Text aus der Vorlagedatei. Die in der Vorlage verwendeten Platzhalter, z.B. für Name, Anschrift und Briefanrede sind bereits mit den Daten des aktuellen Empfängers ersetzt.
   
7. Mit Klick auf die Schaltfläche Anhang... können Sie noch beliebige Dateien als Anhang zur E-Mail hinzufügen (sogenannte Attachments). Die X-Rechnung sollte bereits automatisch hinzugefügt sein, wenn die Vorlagedatei "Rechnungsversand X-Rechnung" verwendet wird.
   
8. Mit Klick auf die Schaltfläche Senden bestätigen Sie Ihre Eingaben und den Versand der E-Mail. Der Fortschritt des Versendens wird in einem Status-Fenster angezeigt.
   

Der Belegungsplan

Mit dem Belegungsplan stellt Ihnen FeWo24 ein wichtiges und sehr flexibles Werkzeug für die Erstellung von Belegungsplänen zu den Wohnungen zur Verfügung. Dabei können Sie Belegungspläne für einzelne, für bestimmte markierte, oder für alle Wohnungen zusammen erstellen. Außerdem kann ein Belegungsplan für einen bestimmten Monat, eine bestimmte Anzahl Monate oder für das gesamte Jahr erstellt werden.
Es gibt zwei grundsätzlich verschiedene Arten von Belegungsplan-Definitionen. Erstens eine Vorlage, bei der das Ergebnis als HTML-Belegungsplan erstellt und durch den Browser angezeigt wird, also z.B. Opera, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, je nach Einstellung in Ihrem System. Und zweitens eine Belegungsplan-Definition für eine Excel-Vorlage, bei der das Ergebnis als Excel-Tabelle erstellt wird.

Die Funktion "Belegungsplan" finden Sie in FeWo24 an vier Stellen:

1. im Startmenü oder Symbolleiste, wenn dort definiert: hier wird der Belegungsplan immer für alle Wohnungen erstellt.
2. unter dem Hauptmenüpunkt "Wohnung": hier wird der Belegungsplan immer nur für eine bestimmte noch zu wählende Wohnung erstellt.
3. in der Wohnungsliste: hier wird der Belegungsplan für die markierten Wohnungen erstellt, also wahlweise für eine, mehrere oder auch alle Wohnungen.
4. im Fenster zur Wohnungseingabe: hier wird der Belegungsplan genau für diese eine Wohnung erstellt.

Einen Belegungsplan neu anlegen oder ändern

Kopieren einer bestehenden Definition - ein Beispiel
Sie möchten vielleicht halbjährliche Belegungspläne, also einen vom Januar bis Juni und einen zweiten vom Juli bis zum Dezember.
Es eignet sich offensichtlich gut die bestehende Definition "Belegungsplan 1. Quartal", weshalb diese nun kopiert und geändert werden soll.

So geht das:

1. Klicken Sie im Startmenü oder Symbolleiste auf die Schaltfläche "Belegungsplan" oder im Hauptmenüpunkt "Wohnung" auf den Menüpunkt "Belegungsplan". Es öffnet sich das Fenster "Belegungsplan wählen".
2. Als Vorlage für die neue Belegungsplan-Definition wählen Sie die mitgelieferte Definition "Belegungsplan 1. Quartal" mit einem Mausklick, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie werden nun gefragt, ob Sie die markierte Definition kopieren möchten. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Ja . Es öffnet sich das Fenster "Belegungsplan bearbeiten".
3. Ändern Sie den Namen der kopierten Belegungsplan-Definition (Feld "Bezeichnung"), beispielsweise in "Belegungsplan 1. Halbjahr".
4. Ändern Sie außerdem die Monate von bisher "von 1 bis 3" in "von 1 bis 6".
5. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK. Damit wird die neue Belegungsplan-Definition "Belegungsplan 1. Halbjahr" gespeichert.
6. Das wiederholen Sie nun für den zweiten Belegungsplan "Belegungsplan 2. Halbjahr" mit den Monaten von 7 bis 12.

Ein zweites Beispiel mit einer Excel-Vorlage
Hier soll ein Belegungsplan für mehrere Wohnungen nicht nur den aktuellen Monat, sondern auch den Folgemonat anzeigen.
Es eignet sich offensichtlich gut die bestehende Definition "Belegungsplan in Excel - komfortabel", weshalb diese nun kopiert und geändert werden soll.

So geht das:

1. Klicken Sie im Startmenü oder Symbolleiste auf die Schaltfläche "Belegungsplan" oder im Hauptmenüpunkt "Wohnung" auf den Menüpunkt "Belegungsplan". Es öffnet sich das Fenster "Belegungsplan wählen".
2. Als Vorlage für die neue Belegungsplan-Definition wählen Sie die mitgelieferte Definition "Belegungsplan in Excel - komfortabel" mit einem Mausklick, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie werden nun gefragt, ob Sie die markierte Definition kopieren möchten. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Ja . Es öffnet sich das Fenster "Belegungsplan bearbeiten".
3. Ändern Sie den Namen der kopierten Belegungsplan-Definition (Feld "Bezeichnung"), beispielsweise in "Belegungsplan in Excel - mit Folgemonat".
4. Aktivieren Sie beim "Zeitraum" auch das Kontrollkästchen "mit Folgemonat" durch Setzen eines Häkchens.
5. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK. Damit wird die neue Belegungsplan-Definition "Belegungsplan in Excel - mit Folgemonat" gespeichert.

Erstellen eines Belegungsplans

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Wohnung" auf den Menüpunkt "Belegungsplan". Es öffnet sich das Fenster "Belegungsplan wählen".
2. Wählen Sie den gewünschten Belegungsplan mit einem Mausklick aus, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Alternativ geht auch ein Doppelklick auf den gewünschten Belegungsplan in der Liste.
3. Der Belegungsplan wird sofort erstellt und das Ergebnis als HTML-Bericht in Ihrem Standard-Internetbrowser (z.B. dem Internet-Explorer oder Firefox) bzw. als Excel-Tabelle in Excel angezeigt.

Der Belegungsplan wird aber nicht angezeigt!
Welche Anwendung (Programm) zum Öffnen des Belegungsplans verwendet wird hängt von Ihrem System ab:
In Windows wird jede Datei-Endung (z.B. .doc oder .html oder .xls) mit einem bestimmten Programm verknüpft, welches dann verwendet wird, wenn eine solche Datei angezeigt, bearbeitet oder geöffnet werden soll. Das können Sie leicht selbst feststellen, indem Sie im Explorer auf eine bestimmte Datei doppelklicken: Auf einer html-Datei (Belegungsplan) sollte ein Internetbrowser starten, z.B. Opera, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, je nach Einstellung in Ihrem System. Bei einem Doppelklick auf einer xls-Datei (Excel-Tabelle) sollte sich Excel öffnen und diese Excel-Tabelle anzeigen.

So erstellen bzw. korrigieren Sie eine solche Verknüpfung:

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.
2. Gehen Sie in einen Ordner mit einem Bericht (html-Datei) oder einer Excel-Tabelle (xls-Datei).
3. Markieren Sie eine Datei durch einen einzelnen Mausklick auf diese.
4. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie nun mit der RECHTEN Maustaste auf den markierten Dateinamen.
5. Klicken Sie in dem erschienenen Menü auf den Eintrag 'Öffnen mit...'.
6. Wählen Sie nun das Programm, mit dem ein Bericht geöffnet werden soll, z.B. den Internet-Explorer (iexplore) oder Excel.
7. Zur dauerhaften Verknüpfung setzen Sie das Häkchen bei: 'Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen'.
8. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche OK.
9. Fertig. Ab jetzt startet beim Öffnen eines Belegungsplans immer das gewählte Programm.

Einstellungsmöglichkeiten HTML-Vorlage

Das Fenster "Belegungsplan bearbeiten"

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu diesem Belegungsplan ein.

Ausgabedatei: Hier können Sie eine Ausgabedatei angeben (Ordner und Dateiname). Der Belegungsplan wird dann unter diesem Namen erstellt.

FTP: Hier kann eine FTP-Verbindung angegeben werden. Dann wird der erstellte Belegungsplan automatisch auf den dort angegebenen FTP-Server transferiert.

Zeitraum - Jahr: Hier wählen Sie, ob der Belegungsplan immer für das aktuelle Jahr, oder für ein bestimmtes anderes Jahr oder auch mehrere Jahre, erstellt wird.
Hinweis: Diese Angabe geht nur, wenn bei Zeitraum "oder" KEIN Häkchen gesetzt ist.

Zeitraum - Monat: Hier wählen Sie, ob der Belegungsplan immer für den gerade aktuellen Monat oder für einen bestimmten Zeitraum erstellt wird.
Hinweis: Diese Angabe geht nur, wenn bei Zeitraum "oder" KEIN Häkchen gesetzt ist. Ist der zweite Monat "bis" kleiner als der zuerst angegebene Monat (Beispiel: von 7 bis 6), dann wird automatisch ein Jahreswechsel angenommen.

Zeitraum - oder: Alternativ zur konkreten Angabe von Jahr und Monat in den vorigen beiden Feldern "Zeitraum - Jahr" und "Zeitraum - Monat" können Sie hier den Zeitraum des Belegungsplans ausgehend vom aktuellen Monat festlegen.

Der Belegungsplan wird in einer oder mehrerer Tabellen ausgegeben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei "Belegungsplan pro Monat (sonst pro Wohnung)", dann erhalten Sie für jeden Monat des gewählten Zeitraums eine Tabelle, bei der alle Wohnungen untereinander aufgelistet sind.
Sonst erhalten Sie für jede gewählte Wohnung eine eigene Tabelle.
Beispiel: Sie erstellen für fünf Wohnungen einen Belegungsplan für das gesamte Jahr. Dann erhalten Sie mit Auswahl von "Belegungsplan pro Monat" 12 einzelne Tabellen, für jeden Monat eine mit jeweils allen fünf Wohnungen. Sonst erhalten Sie 5 einzelne Tabellen, für jede Wohnung eine für das gesamt Jahr.

Mit Auswahl von Im Belegungsplan die Gäste mit ausgeben werden im Belegungsplan bei den reservierten und gebuchten Aufenthalten die Namen der entsprechenden Gäste mit ausgegeben, die dann als Tooltip angezeigt werden.
Hinweis: Achtung: Solch ein Belegungsplan sollte dann tunlichst NICHT im Internet veröffentlicht werden!

Anreise und Abreise: Hier können Sie den Zeitpunkt der An- und Abreise definieren. Diese Zeitpunkte werden dann in der Legende angezeigt, sofern eine Legende erstellt werden soll.

Hinweis: Hier können Sie einen beliebigen kurzen Text eingeben, der dann ebenfalls in der Legende erscheint.

Mit Auswahl von Belegungsplan mit Anzeige einer Legende wird am Ende des Belegungsplans eine Legende zur Erläuterung der Farben sowie - falls angegeben - der Zeitpunkt der An- und Abreise und der Hinweis mit ausgegeben.

Bei EINEM Belegungsplan können Sie wählen, ob dieser bei Aufenthaltsänderungen immer sofort automatisch erstellt werden soll. Dazu markieren Sie Dieser Belegungsplan wird bei Aufenthaltsänderungen sofort automatisch erstellt mit einem Häkchen.

Der Reiter "Tabelle"

Hier definieren Sie die allgemeinen Merkmale der für den Belegungsplan verwendeten Tabelle, wie die Schriftart und verschiedene Farben, ob der Titel innerhalb oder oberhalb der Tabelle angezeigt werden soll sowie die Breite der Tabelle und verschiedene Merkmale des Tabellen-Rahmens.
Für Farbeinstellungen gilt, dass mit einem Doppelklick im entsprechenden Feld ein Dialog zur Farbauswahl erscheint, damit Sie die Farbe einfacher wählen können. Die Notation der Farbe erfolgt in HTML-Syntax, also Hexadezimal codiert. Die Farbkombination für Schrift und Hintergrund wird im Feld "Hintergrund" entsprechend dargestellt.

Der Reiter "Beschriftung"

Hier beschreiben Sie Merkmale für Schrift, Farben, Größe und Platzierung zur Beschriftung des Belegungsplans. Das betrifft einmal die Spaltenbeschriftung für die Tage sowie die Zeilenbeschriftung für den Monat bzw. der Wohnung.
Für Farbeinstellungen gilt wieder, dass mit einem Doppelklick im entsprechenden Feld ein Dialog zur Farbauswahl erscheint, damit Sie die Farbe einfacher wählen können. Hier wird die Farbkombination für Schrift und Hintergrund im Feld "Zellenfarbe" dargestellt.

Der Reiter "Zellen"

Hier werden die Schriftmerkmale und Farben der verschiedenen Zellen festgelegt. Damit definieren Sie das unterschiedliche Aussehen der Zellen für freie und bereits belegte, reservierte oder gesperrte Tage.
Für Farbeinstellungen gilt wieder die einfache Möglichkeit zur Farbauswahl mit einem Doppelklick im entsprechenden Feld.

Einstellungsmöglichkeiten Excel-Vorlage

Vorlagedatei: Hier wählen Sie, welche der mitgelieferten Excel-Vorlagen als Basis für diesen Belegungsplan verwendet werden soll.
Bitte beachten Sie dabei unbedingt, dass die Vorlage "Belegungsplan Wohnung.xlt" nur verwendet werden kann, wenn bei der Belegungsplan-Erstellung nur eine einzelne Wohnung gewählt wurde.
Im Gegensatz dazu können die beiden anderen Vorlagen "Belegungsplan Komplett.xlt" und "Belegungsplan Minimal.xlt" nur verwendet werden, wenn beim Erstellen des Belegungsplans MEHR als eine Wohnung gewählt wurde.

Exceltabelle: Hier können Sie eine Ausgabedatei angeben (Ordner und Dateiname). Der Belegungsplan wird dann unter diesem Namen erstellt.

Zeitraum - Jahr: Hier wählen Sie, ob der Belegungsplan immer für das aktuelle Jahr oder für ein bestimmtes anderes Jahr erstellt werden soll.

Zeitraum - Monat: Hier wählen Sie, ob der Belegungsplan immer für den gerade aktuellen Monat oder für einen bestimmten Monat erstellt werden soll. Dazu kann dann noch angegeben werden, ob der Folgemonat gleich mit ausgegeben werden soll oder nicht.

Mit Auswahl von Im Belegungsplan die Gäste mit ausgeben werden im Belegungsplan bei den reservierten und gebuchten Aufenthalten die Namen der entsprechenden Gäste mit ausgegeben, die dann in der Exceltabelle angezeigt werden.

Hinweis: Bei Verwendung der Vorlage "Belegungsplan Wohnung.xlt" wird ein Belegungsplan einer einzelnen Wohnung für das gesamte Jahr angezeigt. Deshalb kann diese Vorlage nur verwendet werden, wenn bei der Belegungsplan-Erstellung nur eine einzelne Wohnung ausgewählt wurde.
Bei den beiden anderen Vorlagen "Belegungsplan Komplett.xlt" und "Belegungsplan Minimal.xlt" wird ein Belegungsplan für einen einzelnen Monat erstellt - gegebenenfalls noch mit dem Folgemonat. Dabei werden dann alle gewählten Wohnungen aufgelistet. Deshalb können diese Vorlagen nur verwendet werden, wenn beim Erstellen des Belegungsplans MEHR als eine Wohnung gewählt wurde.

Farbeinstellungen
Auch die verwendeten Farben für freie und bereits belegte, reservierte oder gesperrte Tage können geändert werden. Das geschieht hier direkt in der Excel-Vorlage in den so benannten Zellen "Farbe.Frei", "Farbe.Wochenende", "Farbe.Belegt", "Farbe.Reserviert", "Farbe.Reisetag", "Farbe.Sperrtag" und "Farbe.Monatserster".

Auswertungen zum Aufenthaltsbestand

Mit der Auswertung stellt Ihnen FeWo24 ein wichtiges und sehr flexibles Werkzeug für die statistische Auswertung von Aufenthalten in Form von Zahlen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise Vergleiche ziehen oder Erfolgsermittlungen durchführen. Das Ergebnis der Auswertung wird als HTML-Datei durch den Browser angezeigt.

Die Funktion "Auswertungen" finden Sie in FeWo24 unter dem Hauptmenüpunkt "Aufenthalt", und natürlich als Schaltfläche im Startmenü oder Symbolleiste, wenn diese Funktion hier zugeordnet ist. Hier können Sie Auswertungen durchführen und eigene Auswertungen definieren, also neu anlegen. Als Beispiele werden bereits einige gebräuchliche Auswertungen mitgeliefert.

Hinweis: Die Voraussetzung für die Auswertungen ist das Zusatzmodul für FeWo-Verwalter.

Eine Auswertung neu anlegen oder ändern

Kopieren einer bestehenden Abfrage - ein Beispiel
In diesem Beispiel möchten Sie in einer Übersicht sehen, welche Gäste waren in einem bestimmten Zeitraum wie oft in welchen Mietobjekten. Oder anders ausgedrückt: Wieviele Aufenthalte gab es in einem bestimmten Zeitraum in welchen Mietobjekten und mit welchen Gästen.
Dazu eignet sich die bestehende Auswertung "Statistik Gäste und Aufenthalte nach Mietobjekten", weshalb diese nun kopiert und geändert werden soll.

So geht das:

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Aufenthalt" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
   
2. Als Vorlage für die neue Auswertung wählen Sie die mitgelieferte Auswertung "Statistik Gäste und Aufenthalte nach Mietobjekten" mit einem Mausklick, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie werden nun gefragt, ob Sie die markierte Auswertung kopieren möchten. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Ja . Es öffnet sich das Fenster "Auswertung bearbeiten".
   
3. Ändern Sie den Namen der kopierten Auswertung (Feld "Bezeichnung") in "Übersicht der Aufenthalte nach Mietobjekten und Gästen".
   Im Feld "Filter" lassen Sie die Filterabfrage "Filter: Aufenthalte eines bestimmten Zeitraums (ohne Stornierungen)" bestehen, da diese gut passt.
   
4. Die Auswertung soll anders als die Original-Auswertung nicht nur nach den Mietobjekten, sondern auch nach Gästen erfolgen. Deshalb wählen Sie bitte bei "Gruppieren nach" im Block "Untergruppe" den Eintrag "Gäste". Als "Hauptgruppe" ist "Wohnungen" bestens geeignet, das lassen Sie also so gewählt.
   
5. Anders als die Original-Auswertung soll das Ergebnis je nach gewähltem Zeitraum in einer Übersicht erscheinen, nicht jedes Jahr in einer eigenen Tabelle. Klicken Sie deshalb auf den Reiter "1. Block" und aktivieren Sie die Option "Gesamtübersicht (alle Aufenthalte entsprechend des Filters)". Alle anderen Optionen bleiben bzw. werden deaktiviert (also ohne Häkchen).
   
6. Klicken Sie nun auf den Reiter "2. Block". Diese zweite Übersicht wird hier nicht benötigt, also aktivieren Sie nur die Option "Diesen Block komplett ausblenden / inaktivieren", die anderen Optionen bleiben bzw. werden deaktiviert.
   
7. Auch die dritte Übersicht wird nicht benötigt. Also klicken Sie nun auch noch auf den Reiter "3. Block" und aktivieren Sie ebenfalls die Option "Diesen Block komplett ausblenden / inaktivieren", die anderen Optionen bleiben bzw. werden deaktiviert.
   
8. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK. Damit wird die neue Auswertung "Übersicht der Aufenthalte nach Mietobjekten und Gästen" gespeichert.
   

Erstellen einer Auswertung

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Aufenthalt" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
2. Wählen Sie die gewünschte Auswertung mit einem Mausklick aus, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Alternativ geht auch ein Doppelklick auf die gewünschte Auswertung in der Liste. Es öffnet sich das Fenster "Auswertung erstellen".
3. Bei Bedarf können die Einstellungen für diese Auswertung geändert werden. Bitte beachten Sie aber: Änderungen hier gelten nur für diese eine Durchführung, sie werden nicht generell als geänderte Definition der Auswertung gespeichert.
4. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird die Auswertung durchgeführt und das Ergebnis als HTML-Bericht in Ihrem Standard-Internetbrowser (z.B. dem Internet-Explorer oder Firefox) angezeigt.

Die Auswertung wird aber nicht angezeigt!
Welche Anwendung (Programm) zum Öffnen der Auswertung verwendet wird hängt von Ihrem System ab:
In Windows wird jede Datei-Endung (z.B. .doc oder .html) mit einem bestimmten Programm verknüpft, welches dann verwendet wird, wenn eine solche Datei angezeigt, bearbeitet oder geöffnet werden soll. Das können Sie leicht selbst feststellen, indem Sie im Explorer auf eine bestimmte Datei doppelklicken: auf einer html-Datei (Auswertung) sollte ein Internetbrowser starten, z.B. Opera, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, je nach Einstellung in Ihrem System.

So erstellen bzw. korrigieren Sie eine solche Verknüpfung:

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.
2. Gehen Sie in einen Ordner mit einem Bericht (html-Datei).
3. Markieren Sie eine Datei durch einen einzelnen Mausklick auf diese.
4. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie nun mit der RECHTEN Maustaste auf den markierten Dateinamen.
5. Klicken Sie in dem erschienenen Menü auf den Eintrag 'Öffnen mit...'.
6. Wählen Sie nun das Programm, mit dem ein Bericht geöffnet werden soll, z.B. den Internet-Explorer (iexplore).
7. Zur dauerhaften Verknüpfung setzen Sie das Häkchen bei: 'Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen'.
8. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche OK.
9. Fertig. Ab jetzt startet beim Öffnen einer Auswertung immer das gewählte Programm.

Einstellungsmöglichkeiten

Das Fenster "Auswertung bearbeiten"

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Auswertung ein.

Filter: Hier können Sie aus dem Listenfeld einen passenden Filter wählen. Damit werden für die Auswertung nur die diesem Filter entsprechenden Aufenthalte berücksichtigt. Möchten Sie keinen Filter, also alle Aufenthalte auswerten, dann löschen Sie den Filter komplett (mit Taste "Entf" oder "Rückschritt").

Ausgabedatei: Soll die Auswertung in einen bestimmte Datei ausgegeben werden, dann können Sie hier den Namen eingeben. Lassen Sie den Namen leer, dann wird der Standardname "auswertung.html" verwendet.

Detailspalten: Hier geben Sie an, ob in der Auswertung auch Details zu den einzelnen Aufenthalten ausgegeben werden sollen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Gast: der Name des Gastes
2. Aufenthalt: die Bezeichnung des Aufenthalts
3. Wohnung: der Name der Wohnung zum Aufenthalt
4. Vermittler: der Name des Vermittler des Aufenthalts
5. Vermieter: der Name des Vermieters der Wohnung zum Aufenthalt

Summenspalten: Hier wählen Sie, was in der Auswertung summiert werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Kunden: Anzahl der Kunden, unabhängig von der Anzahl der Personen
2. Aufenthalte: Anzahl der Aufenthalte
3. Gäste: Anzahl der Gäste, also der gemeldeten Personen
4. Mieten: Summe aller Mieten der relevanten Aufenthalte
5. Zusatzkosten: Summe aller Zusatzkosten der relevanten Aufenthalte
6. Sonderkosten: Summe aller Sonderkosten der relevanten Aufenthalte
7. Gesamtumsatz: Summe des Gesamtumsatzes, also Mieten plus Zusatz- und Sonderkosten
8. Anzahl Tage: Summe der Übernachtungen aller relevanten Aufenthalte
Dies entspricht also den einzelnen Spalten der Ergebnistabelle einer Auswertung.

mit Anteil in %: Wenn markiert wird zur jeweiligen Spalte eine weitere Spalte mit dem errechneten prozentualen Anteil angezeigt.

Gruppieren nach: Hier legen Sie die Gruppierung fest. Das entspricht den Zeilen der Ergebnistabelle. Beispielsweise: wieviele Aufenthalte oder Gäste oder Einnahmen (Summenspalten) gab es in welcher Wohnung (Hauptgruppe) in einem bestimmten Zeitraum (Untergruppe).

Die Reiter "?. Block"

Gesamtübersicht: Damit werden alle Aufenthalte entsprechend des gesetzten Filters ausgewertet.

Zeitraum: Damit werden alle in diesem Zeitraum gelegenen Aufenthalte für die Auswertung in dem entsprechenden Block berücksichtigt. Vorgegeben wird beim Aktivieren immer das aktuelle Jahr.

Wohnung: Damit werden in diesem Block nur die Aufenthalte in der gewählten Wohnung berücksichtigt.

Vermittler: Damit werden in diesem Block nur die Aufenthalte berücksichtigt, die vom gewählten Vermittler vermittelt wurden.

Status: Damit werden nur Aufenthalte mit dem gewählten Status ausgewertet, z.B. nur gebuchte oder stornierte Aufenthalte.

Allgemein gilt: Sie können mehrere Merkmale gleichzeitig wählen, dann werden nur Aufenthalte, die allen Merkmalen entsprechen, in diesem Block ausgewertet.

Terminverwaltung

1. Termine für Gäste
2. Termine für Wohnungen
3. Termine für Vermittler
4. Terminerinnerung bei FeWo24-Start
5. Terminerinnerung an der Uhrzeit
6. Terminkalender mit verschiedenen Ansichten
7. Versenden einer Terminbestätigung an Bearbeiter und Gast
8. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Termine

1. Wird ein Termin für einen Gast eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch bei dem diesem Gast zugeordnetem Vermittler.
2. Wird zu einer Wohnung ein Termin eingetragen, dann erscheint dieser Termin ebenfalls automatisch auch bei dem dieser Wohnung zugeordnetem Vermittler.
3. Termine können jeweils im Reiter "Termine" im entsprechenden Eigenschaftenfenster des Gastes, der Wohnung und/oder des Vermittlers bearbeitet werden wie auch direkt im Terminkalender und in der jeweiligen Gesamtterminliste (Hauptmenü "Gast" bzw. "Wohnung" oder "Vermittler" als Menüpunkt "Termine...").

Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten

Funktionsübersicht

• Termin-Gesamtliste
• Terminkalender
• Outlook-Abgleich (siehe Lektion Outlook)
• Liste fälliger Termine beim Programmstart
• Fenster "Aktuelles" beim Programmstart
• Terminüberwachung (Terminerinnerung an der Uhrzeit)
• Automatische Termine

Einstellungsmöglichkeiten

• Menü "Einstellungen" - "Referenzdaten": Termingrund, Bearbeiter und Prioritäten
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften": AutoTermin bei Aufenthalt, Terminüberwachung, Terminfilter nach Bearbeiter
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen": Startfenster "Aktuelles", Liste fälliger Termine
• Einstellungen im einzelnen Termin: Im Kalender führen (Terminkalender), Beim Start anzeigen (wenn fällig), Folgetermin setzen

Eingeben/Ändern eines Termins

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung des Termins zum Vermittler, Gast und zur Wohnung angezeigt. Hier können die Zuordnungen geändert werden und direkt ein zugeordneter Vermittler, Gast oder Wohnung zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Termin und Uhrzeit: Das Datum eines Termins muss natürlich eingegeben werden, sonst macht ein Termin keinen Sinn. Die Uhrzeit hingegen muss nur eingegeben werden, wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit an den Termin erinnert werden möchten (Terminüberwachung). Ist die Dauer des Termins bekannt und wichtig, dann kann auch ein Ende Datum und Uhrzeit eingetragen werden.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung eines Termins und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Terminliste verwendet werden.

Im Kalender führen: Damit können Sie wählen, ob dieser Termin auch im Kalender erscheinen soll oder nicht.

Beim Start anzeigen: Damit legen Sie fest, ob dieser Termin - wenn das Termindatum erreicht ist - beim Start in der Liste der fälligen Termine angezeigt werden soll oder nicht. Dann erscheint dieser Termin auch im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis er erledigt ist.
Hinweis: Voraussetzung ist, dass bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" oder die "Liste fälliger Termine" aktiviert ist.

Bearbeiter: Jeder Termin sollte einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einem neuen Termin automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zum Termin eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Termin bestätigt", "Nicht angetroffen" oder "Erfolgreich besucht". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in FeWo24 mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Grund: Hier kann ein beliebiger Termingrund eingetragen werden (Kurztext).

Lokation: Abhängig von der Adresse, bei der Sie den Termin eingetragen haben, wird die Lokation - der Ort, wo der Termin stattfinden soll - automatisch mit Ort und Strasse dieser Adresse gefüllt. Natürlich kann die Lokation hier aber beliebig geändert werden, zum Beispiel bei Telefonterminen mit der entsprechenden Telefonnummer.

Notiz: Hier kann eine beliebige Notiz zum Termin eingetragen werden.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Termin oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Intervall: Die Felder "Folgetermin setzen" und "Intervall" gehören zusammen. Damit können Terminintervalle gesetzt werden. Ein Beispiel für Terminintervalle: Ein Entsorgungsunternehmen hat einen Kunden, bei dem es die Container jede Woche im neuen Jahr leeren soll. Dieser Terminintervall wird dann wie folgt eingetragen:

• Das Feld "Folgetermin setzen" wird mit einem Häkchen versehen.
• Als Intervall wird dann 1 eingetragen und "Woche" ausgewählt.
• Nun wird beim Löschen des Termins oder beim Verschieben des Termins als Ereignis automatisch ein neuer Termin nach Vorbild des ersten Termins gesetzt. Das bedeutet, dass die Inhalte aller Felder für den neuen Termin so übernommen werden. Die Datumsfelder werden natürlich angepasst.

Serien-Termine und Serien-Ereignisse
Falls Sie einen Termin mehreren Adressen zuordnen möchten, da Sie eben diesen Termin mit mehreren Personen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• In der Liste: Markieren Sie die gewünschten Personen.
• Klicken Sie auf die bunte Korrespondenz-Schaltfläche unten links.
• Im Fenster: Wählen Sie im Feld "Dokumenttyp" den Typ "Termin" aus.
• Nun stehen diese Felder mit folgenden Funktionen zur Verfügung:
  Beschreibung: Hier können Sie eine kurze Beschreibung des Termins eingeben. Diese wird dann in der Terminliste angezeigt.
  Termin: Mit dem Terminfeld haben Sie zwei Verwendungsmöglichkeiten, die auch kombiniert - also zusammen verwendet - werden können: Erstens ist der Termin in der Vorlage als Variable verwendbar. Auch der Termingrund (das Eingabefeld hinter dem Terminfeld) ist als Variable in den Vorlagen verwendbar. Zweitens wird der eingegebene Termin automatisch beim Empfänger gespeichert und in der Terminliste eingetragen, wenn das Häkchen zwischen Termin und Termingrund gesetzt ist.
• Sobald Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird der Termin in die Terminliste eingetragen.

Die Terminliste

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminliste aktivieren. Damit werden dann in dieser Terminliste nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Terminerinnerung beim Starten

1. ein Häkchen bei "Beim Start anzeigen" gesetzt haben und
2. das Datum ihrer Fälligkeit erreicht oder bereits überschritten haben.

Diese fälligen Termine - ob nun gesamt oder nach Bearbeiter gefiltert - können beim Starten von FeWo24 automatisch angezeigt werden, und zwar im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in einer "Liste fälliger Termine" .

Die empfohlene Vorgehensweise ist, dass jedem Termin zumindest die Aktion "Nachfragen" zugeordnet wird. Diese Aktion ist deshalb auch voreingestellt (siehe Optionen Standardwerte und Vorgaben).
Wird ein Termin fällig, dann wird er z.B. im Laufe des Tages bearbeitet und entsprechend gelöscht oder als Ereignis verschoben.
Bleibt ein Termin stehen, dann erscheint dieser am nächsten Tag automatisch wieder im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in dieser Liste der fälligen Termine, wo dann erneut entschieden werden kann, ob wiederum nachgefragt werden soll, oder ob der Termin nun gelöscht oder verschoben werden soll.

Das Startfenster "Aktuelles"
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von FeWo24 in einer Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt.
Zudem kann diese Übersicht über das Menü "Fenster" - "Startfenster 'Aktuelles'" oder der Tastenkombination Strg+F12 auch jederzeit während des Arbeitens mit FeWo24 angezeigt werden.

Hier können diese angezeigten Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden.

Die Liste "Fällige Termine" beim Starten
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - Startfunktionen die "Liste fälliger Termine" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine in dieser Liste "Fällige Termine" gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von FeWo24 angezeigt.

Folgende Aktionen stehen in dieser Liste zur Auswahl:

• "nachfragen": Dieser Termin erscheint beim nächsten Start von FeWo24 wieder in der Liste "Fällige Termine", und zwar so lange, bis Sie eine endgültige andere Aktion wählen. Das entspricht also dem Häkchen bei "Beim Start anzeigen".
• "löschen": Der Termineintrag wird endgültig gelöscht. ACHTUNG: er wird komplett gelöscht, auch in der Terminliste selbst.
• "stehen lassen": Mit dem Termineintrag geschieht nichts; er bleibt einfach in der Terminliste stehen, erscheint aber nicht mehr in dieser Liste "Fällige Termine". Somit werden Sie nicht mehr beim Starten von FeWo24 an diesen Termin erinnert werden. Das entspricht also dem Entfernen des Häkchens bei "Beim Start anzeigen".
• "auf heute legen": Der Termin wird auf den heutigen Tag gelegt und erscheint damit wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "auf morgen legen": Der Termin wird auf den morgigen Tag gelegt und erscheint damit ab morgen wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "als Ereignis speichern": Der Termineintrag wird in die entsprechende Ereignisliste verschoben und damit aus der Terminliste gelöscht.

Hinweis: Die Aktion "Termin stehen lassen"
Diese Aktion sollte mit Bedacht gewählt werden und ist eigentlich nicht empfohlen. An einen solchen Termin werden Sie nie erinnert, er bleibt einfach in der Terminliste stehen. Mit anderen Worten: solche Termine müssen Sie selbst aktiv bearbeiten und Sie müssen selbst daran denken.

Mögliche Verwendung: wenn Sie die automatische Terminerinnerung beim Starten gar nicht verwenden möchten, sondern immer über die Terminliste oder den Terminkalender gehen, dann können Sie alle Termine auf "stehen lassen" setzen.
Alternativ dazu könnten Sie als vorgegebene Aktion "stehen lassen" wählen und immer nur die allerwichtigsten Ihrer Termine bei der Eingabe auf "Beim Start anzeigen" ändern. Dann bearbeiten Sie Ihre Termine normalerweise über die Terminliste oder den Terminkalender, bei wichtigen Terminen werden Sie zusätzlich noch beim Programmstart in der Liste "Fällige Termine" erinnert.

Keinesfalls sollten Sie diese Aktion "stehen lassen" dazu verwenden, einen erledigten Termin aufzubewahren, also zu archivieren. Dazu ist die Ereignisliste vorgesehen: Verschieben Sie erledigte Termine als Ereignis, dann haben Sie eine Übersicht über alle erledigten Termine und wissen, was alles gelaufen ist.

Terminerinnerung an der Uhrzeit

So geht das:

1. Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" und wählen den Menüpunkt "Eigenschaften". Es öffnet sich ein Untermenü. Darin klicken Sie auf den Untermenüpunkt "Terminüberwachung". Es öffnet sich das Fenster "Terminüberwachung".
2. Hier können Sie nun bei "Intervall der Terminüberwachung in Sekunden" eingeben, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll. In "Zeitraum der überwachten Termine in Minuten" können Sie eingeben, wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK, um die Funktion zu aktivieren.

Es ist logisch, dass Sie nur an einen Termin erinnert werden können, bei dem auch eine Uhrzeit eingetragen wurde. Termine ohne Uhrzeit werden hier nicht beachtet.
Wird die Zeit erreicht, zu der ein Termin ansteht, dann erscheint ein PopUp-Fenster "Termin anzeigen" mit den Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung, ...). Über die Schaltfläche Adresse können Sie sich auch die Adressdaten zum Termin anzeigen lassen.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminüberwachung aktivieren. Damit werden Sie dann nur an Termine für diesen bestimmten Bearbeiter erinnert.

Umgang mit der Terminerinnerung
Je nachdem, ob Sie den Termin sofort wahrnehmen bzw. erledigen oder erst später darangehen, möchten Sie die Terminerinnerung erst einmal schließen und vielleicht später noch einmal daran erinnert werden - oder auch nicht.

Diese Möglichkeiten haben Sie mit einem automatisch angezeigten Termin:

1. Kurz wegdrücken, später noch mal erinnern
   Entweder: auf Priorität 1 setzen. Damit werden Sie auch dann an den Termin erinnert, wenn er eigentlich bereits vorbei ist.
   Oder: die Uhrzeit einfach ein paar Minuten vorstellen. Dann werden Sie zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   Oder: das Datum auf einen späteren Tag stellen. Dann werden Sie erst an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   

2. Wegdrücken und nicht mehr erinnern
   Entweder: die Uhrzeit entsprechend nach hinten stellen. Dann werden Sie nicht mehr an den Termin erinnert (Ausnahme: Priorität 1 Termine).
   Oder: die Uhrzeit ganz wegnehmen, also das Häkchen entfernen. Dann werden Sie auch bei Priorität 1 Terminen nicht mehr an den Termin erinnert.
   Oder: die Automatik in 'Termin stehen lassen' ändern. Dann bleibt der Termin zwar in der Terminliste stehen, Sie werden aber nicht mehr an den Termin erinnert.
   Achtung: ein solcher Termin erscheint dann auch nicht mehr im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" noch in der Liste "Fällige Termine" (Terminerinnerung beim Starten).
   

Der Terminkalender

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für den Terminkalender aktivieren. Damit werden dann in diesem Terminkalender nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Die verschiedenen Ansichten
Jede Ansicht hat ihre besonderen Vorteile, was die Darstellung der Termine betrifft. Die Funktionalitäten sind überall die gleichen: in jeder Ansicht können Termine angelegt, bearbeitet, verschoben und gelöscht werden.

Die Tagesansicht zeigt alle Termine eines einzelnen Tages.
Vorteil: es werden alle Termine ziemlich übersichtlich und vollständig dargestellt. Termine können einfach per Ziehen mit der Maus innerhalb diesen Tages auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Arbeitswoche zeigt in einer ähnlichen Darstellung wie die Tagesansicht nicht nur einen Tag, sondern alle definierten Arbeitstage einer ganzen Woche.
Vorteil: die immer noch übersichtlich dargestellten Termine können schön per Ziehen mit der Maus innerhalb dieser Woche auch auf einen anderen Tag und auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Wochenübersicht zeigt immer eine komplette Woche, in einer aus MS-Outlook bekannten Darstellung.
Vorteil: vollständigere Textdarstellung der einzelnen Termine. Die Darstellung der Uhrzeiten der einzelnen Termine ist dafür nicht mehr so übersichtlich.

Die Monatsübersicht zeigt einen kompletten Monat in einer Übersicht, bei der dann natürlich nicht immer alle Termine eines bestimmten Tages zu sehen sind.
Vorteil: es werden alle Termine eines ganzen Monats dargestellt. Damit können Termine auch einfach innerhalb des Monats per Ziehen mit der Maus verschoben werden, wenn auch ohne Änderung der Uhrzeit.

Die Zeitachse zeigt sämtliche Termine in einer Zeitachse, ohne dass diese hier bearbeitet werden können.
Vorteil: Damit lassen sich gut Überschneidungen von Terminen darstellen.

Die Funktionen

Einen neuen Termin anlegen:
Das geht immer mit rechter Mausklick in einem freien Platz innerhalb des Kalenders. Aus Tagesansicht und Arbeitswoche legt auch ein Doppelklick einen neuen Termin an, aus Wochen- und Monatsübersicht nur, wenn bei den Einstellungen entsprechend eingestellt. Interessant ist noch die Möglichkeit in der Tagesansicht und Arbeitswoche, einfach mit Markieren eines bestimmten Zeitraums durch Ziehen mit der Maus einen Termin genau für diesen markierten Zeitraum anzulegen. Das geht aus der Arbeitswoche selbst über mehrere Tage innerhalb dieser Woche.

Einen Termin ändern:
Ändern können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit einem Doppelklick in diesen Termin, oder mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin bearbeiten" im Auswahlmenü. Der Termingrund kann auch direkt im Kalender geändert werden: einfach einmal in den Termin klicken und hier bearbeiten, dann Speichern mit der Eingabetaste (Enter).

Einen Termin verschieben:
Abgesehen vom Verschieben eines Termines über eine entsprechende Änderung des Termindatums und Uhrzeit gibt es noch die Möglichkeit, direkt im Kalender einen Termin mit einem Mausklick festzuhalten und auf eine andere Position zu verschieben. Abhängig von der aktuellen Ansicht gibt es dabei die unterschiedlichen, bereits bei den Ansichten beschriebene Möglichkeiten:

• Tagesansicht: Verschieben innerhalb desselben Tages auf eine andere Uhrzeit
• Arbeitswoche: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche auf einen anderen Tag und eine andere Uhrzeit
• Wochenübersicht: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche OHNE Änderung der Uhrzeit
• Monatsübersicht: Verschieben innerhalb des angezeigten Monats OHNE Änderung der Uhrzeit

Einen Termin löschen:
Löschen können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin löschen" im angezeigten Auswahlmenü.

Einstellungen
Mit Klick auf die kleine bunte Schaltfläche oben rechts im Kalender öffnet sich der Dialog für die Terminkalender-Einstellungen mit folgenden Möglichkeiten:

Startverhalten: Hier wählen Sie, welcher der Ansichten des Kalenders beim Starten des Kalenders zuerst geöffnet sein soll und mit welchem Office-Design (Layout) der Kalender angezeigt werden soll.

Arbeitswoche: Hier legen Sie fest, welche Tage zu einer Arbeitswoche gehören und welcher Zeitraum die Arbeitszeit umfasst.

Wochen- und Monatsübersicht: Hier definieren Sie, was bei einem Doppelklick auf eine freie Fläche eines Tages in der Wochen- und Monatsübersicht geschehen soll: Einen neuen Termin eintragen oder die Tagesansicht oder die Arbeitswoche anzeigen.

Aufgaben

Aufgaben bieten ähnlich wie Termine vielfältige Funktionen und Einsatzmöglichkeiten:

1. Aufgaben zu einem bestimmten Vermittler
2. Aufgaben zu einem bestimmten Gast
3. Aufgaben zu einer bestimmten Wohnung
4. Anzeige aktueller Aufgaben bei FeWo24-Start
5. Versenden der Aufgabe an den Bearbeiter per E-Mail
6. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Aufgaben

Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Die Aufgaben werden in einer übersichtlichen Aufgabenliste angezeigt, aus der sie bearbeitet, verschoben oder wieder gelöscht werden können.

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Hinweis: Wenn bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert ist, dann wird als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von FeWo24 eine Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt, womit die aktuellen Aufgaben angezeigt und bearbeitet werden können.

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung der Aufgabe zum Vermittler, Gast und zur Wohnung angezeigt. Hier können die Zuordnungen geändert werden und direkt ein zugeordneter Vermittler, Gast oder Wohnung zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Name: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Aufgabe ein, natürlich möglichst sprechend, aber in Kurzform.

Datum: Wenn die Aufgabe einen Termin hat, beispielsweise bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, dann können Sie hier dieses Datum eingeben. Haben Sie hier ein Datum eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis sie erledigt ist.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung einer Aufgabe und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Aufgabenliste verwendet werden.

erledigt am: Hier können Sie festhalten, wann die Aufgabe erledigt wurde. Ist eine Aufgabe erledigt, dann erscheint sie nicht mehr in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben".

Bearbeiter: Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einer neuen Aufgabe automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zur Aufgabe eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Aufgabe bestätigt", "Nicht erledigt" oder "Erfolgreich erledigt". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in FeWo24 mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Aufgabe: Hier kann ein beliebiger Kurztext eingetragen werden. Möchten Sie die Aufgaben kategorisieren oder vereinheitlichen, dann können Sie beliebige Aufgabenvorlagen festhalten, die dann hier zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das geht wie immer in FeWo24 mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Aufgabe".

Details: Hier geben Sie beliebige Details zur Aufgabe ein.

Notiz: Hier können Sie noch eine beliebige Notiz zur Aufgabe eintragen.

Vorlage: Falls die Aufgabe zur Durchführung eine Vorlage benötigt, beispielsweise eine Briefvorlage, dann können Sie hier diese Vorlage schon festhalten, damit der betreffende Bearbeiter weiß, welche Vorlage er zur Erledigung der Aufgabe verwenden soll.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um noch irgendwelche weiteren Informationen zur Aufgabe oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Benutzerverwaltung

Diese Benutzerverwaltung finden Sie als eigenständiges Programm im Windows-Programm-Menü unter "FeWo24" als Menüpunkt "FeWo24-Benutzerverwaltung", also unter Windows "Start" - Menü "Programme" - Menü "FeWo24" - Punkt "FeWo24-Benutzerverwaltung".

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann die Benutzerverwaltung auch über das Menü der Systemablage gestartet werden.

Benutzerverwaltung anmelden

Beim Starten der Benutzerverwaltung muss natürlich ein Kennwort eingegeben werden, damit nicht jeder Anwender einfach über die Benutzerverwaltung seine eigenen Zugriffsrechte ändern kann.
Beim ersten Start ist das Kennwort noch nicht vergeben, bleibt also zunächst leer, sollte aber unbedingt sofort vergeben werden. Dazu klicken Sie auf Kennwort neu... und geben in den beiden nun aktiven Feldern irgendein beliebiges Kennwort ein.
Bitte merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt gut. Wenn Sie dieses Kennwort vergessen, dann können Sie die Benutzerverwaltung nicht mehr starten (auch eine Neuinstallation hilft da nicht!).

Benutzerverwaltung-Kennwort: Hier geben Sie zum Starten der Benutzerverwaltung das vergebene Kennwort für die Benutzerverwaltung ein. Beim ersten Starten der Benutzerverwaltung ist noch kein Kennwort vergeben, Sie lassen das Feld dann also zunächst leer und wird mit Klick auf neu... erstmalig vergeben.

Neues Kennwort: Hier können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche neu... ein neues Kennwort vergeben. Beim ersten Start setzen Sie so das Erst-Kennwort, später können Sie hier das vergebene Kennwort wieder ändern.

Kennwort bestätigen: Wenn Sie ein neues Kennwort vergeben, dann muss dieses neue Kennwort hier zur Überprüfung noch einmal eingetragen werden.

Liste der Benutzer

Hinweis: In der Testversion können keine weiteren Benutzer eingetragen werden. Zum Testen ändern Sie bitte einfach die Rechte des einen Standard-Benutzers.

Benutzer und Zugriffsrechte

Benutzer-ID
Hier vergeben Sie jedem Benutzer eine eindeutige ID. Das kann eine Zahl aber auch ein Kürzel wie beispielsweise die Initialen oder ähnliches sein.

Benutzer-Name
Hier tragen Sie am besten den vollständigen Namen des Benutzers ein.

Kennwort
Hier können Sie einem neuen Benutzer ein Start-Kennwort vergeben. Auch wenn ein Benutzer sein Kennwort vergessen hat können Sie es hier wieder zurücksetzen.
Dieses Kennwort sollte der Benutzer natürlich sofort beim ersten Start von FeWo24 wieder ändern, so dass nur er selbst sein Kennwort kennt.

Typ
Hier wählen Sie den Typ dieses Benutzers: Administrator, Standard-Benutzer oder Benutzer mit eingeschränkten Rechten.
Dies wirkt sich zunächst durch die einfachere Vorauswahl der Rechte aus: Bei einem Administrator sind ALLE Rechte auf höchster Stufe eingeschaltet, bei einem Standard-Benutzer sind z.B. die "Einstellungen" abgeschaltet, bei einem Benutzer mit eingeschränkten Rechten ist alles nur zum Bearbeiten eingeschaltet und auch das Menü "Extras" abgeschaltet.
Diese Vorauswahl kann aber individuell bei jedem Benutzer geändert werden und bleibt dann wie eingestellt für diesen Benutzer gültig.
Eine weitere Auswirkung hat ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten zusätzlich zu den hier eingestellten Rechten aber auch noch in der Anwendung selbst. So darf ein solcher Benutzer beispielsweise keine Dokumente löschen.

Recht "..."
Damit vergeben Sie jedem Benutzer individuelle Zugriffsrechte, jeweils für die Kategorien Gast, Termin, Aufgabe, Ereignis, Aufenthalt, Wohnung, Preise und Vermittler. Sie legen also je Kategorie fest, ob der Benutzer damit nichts machen darf, oder die Daten nur anzeigen oder auch bearbeiten (neu anlegen und ändern) oder sogar auch löschen darf.

Menü-Rechte
Damit können Sie für bestimmte Benutzer komplette Menüs abschalten. Das betrifft die Menüs 'Extras', 'Einstellungen' und das 'Hilfe'-Menü.

Verwenden der Symbolleiste (Toolbar)

Erstens können häufig verwendete Funktionen - wie beispielsweise die Gästeliste - in der Symbolleiste eingeblendet werden, so dass diese jederzeit mit einem Klick zur Verfügung stehen. Damit ist diese Liste immer nur ein Klick entfernt, egal was gerade in FeWo24 geöffnet sein mag.

Dazu kann die Toolbar im Menü Einstellungen - Symbolleiste (Toolbar) individuell angepasst werden, also mit den gewünschten Funktionen belegt werden.

Die zweite sehr interessante Möglichkeit, die sich hier bietet, liegt am intelligenten Verhalten einiger Funktionen, je nachdem, welche Liste oder Eingabefenster gerade geöffnet ist. Diese Funktionen reagieren also kontextsensitiv.
Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der Funktionen, welche auf diese Art kontextsensitiv intelligent reagieren:

Symbol / Funktion	bei Liste	Verhalten
Gast ändern	Gästeliste	der gerade markierte Gast wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufenthaltsliste	der Gast des gerade markierten Aufenthalts wird geöffnet
	Aufenthaltdetails	der Gast des gerade offenen Aufenthalts wird geöffnet
	Aufgabenliste	der Gast zur markierten Aufgabe wird geöffnet
	Terminliste	der Gast zum markierten Termin wird geöffnet
	Ereignisliste	der Gast zum markierten Ereignis wird geöffnet
	Dokumentenliste	der Gast zum markierten Dokument wird geöffnet
Aufenthalt ändern	Aufenthaltsliste	der gerade markierte Aufenthalt wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufgabenliste	der Aufenthalt zur markierten Aufgabe wird geöffnet
	Terminliste	der Aufenthalt zum markierten Termin wird geöffnet
	Ereignisliste	der Aufenthalt zum markierten Ereignis wird geöffnet
	Dokumentenliste	der Aufenthalt zum markierten Dokument wird geöffnet
Angebot	Wohnungsliste	zur gerade markierten Wohnung wird ein Angebot erstellt
Wohnung ändern	Wohnungsliste	die gerade markierte Wohnung wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufenthaltsliste	die Wohnung zum gerade markierten Aufenthalt wird geöffnet
	Aufenthaltdetails	die Wohnung des gerade offenen Aufenthalts wird geöffnet
	Aufgabenliste	die Wohnung zur markierten Aufgabe wird geöffnet
	Terminliste	die Wohnung zum markierten Termin wird geöffnet
	Ereignisliste	die Wohnung zum markierten Ereignis wird geöffnet
	Dokumentenliste	die Wohnung zum markierten Dokument wird geöffnet
Vermittler ändern	Vermittlerliste	der gerade markierte Vermittler wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufenthaltsliste	der Vermittler zum gerade markierten Aufenthalt wird geöffnet
	Aufenthaltdetails	der Vermittler des gerade offenen Aufenthalts wird geöffnet
	Aufgabenliste	der Vermittler zur markierten Aufgabe wird geöffnet
	Terminliste	der Vermittler zum markierten Termin wird geöffnet
	Ereignisliste	der Vermittler zum markierten Ereignis wird geöffnet
	Dokumentenliste	die Vermittler zum markierten Dokument wird geöffnet
Neues Dokument	Gästeliste	zum gerade markierten Gast wird ein neues Dokument erstellt
	Aufenthaltsliste	zum gerade markierten Aufenthalt wird ein neues Dokument erstellt
	Wohnungsliste	zur gerade markierten Wohnung wird ein neues Dokument erstellt
	Vermittlerliste	zum gerade markierten Vermittler wird ein neues Dokument erstellt
	Aufgabenliste	zur gerade markierten Aufgabe wird ein neues Dokument erstellt
	Terminliste	zum gerade markierten Termin wird ein neues Dokument erstellt
	Ereignisliste	zum gerade markierten Ereignis wird ein neues Dokument erstellt

Tastaturbedienung - Übersicht der 'Hotkeys'

Hotkey	entsprechender Menübefehl	Bedeutung
Strg+N	Datei - Neu	Legt eine neue Kartei (FeWo24-Datenbasis) an.
Strg+O	Datei - Öffnen	Öffnet eine bestehende Kartei.
Strg+P	Datei - Drucken	Öffnet zum Drucken eine Auswahlliste mit allen definierten Drucklisten.
F3	Datei - Programm beenden	Schliesst alle offenen Fenster und beendet die Anwendung FeWo24. Besonderheit: Bei Einstellungen - Eigenschaften kann festgelegt werden, ob vor dem tatsächlichen Beenden von FeWo24 eine Bestätigungsabfrage erscheint oder nicht.
Strg+X	Bearbeiten - Ausschneiden	Im Eingabefeld: schneidet den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: löscht den markierten Datensatz (entspricht der Schaltfläche 'Löschen').
Strg+C	Bearbeiten - Kopieren	Im Eingabefeld: kopiert den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: kopiert den markierten Datensatz in die FeWo24-Zwischenablage und erlaubt eine anschliessende Kopie mit Strg+V.
Strg+V	Bearbeiten - Einfügen	Im Eingabefeld: fügt den Feldinhalt aus der Zwischenablage in das Feld ein (windowsüblich). In einer Liste: erlaubt das Einfügen eines in die FeWo24-Zwischenablage kopierten Datensatzes (wenn vorhanden) bzw. fügt einen neuen Datensatz ein (entspricht dann der Schaltfläche 'Neueingabe').
Strg+D	Bearbeiten - Duplizieren	Nur in der Gästeliste aktiv: Dupliziert den markierten Datensatz sofort ohne vorige Abfrage oder den Umweg über die Zwischenablage.
Strg+F	Bearbeiten - Filtern	Nur in einer Liste aktiv: Öffnet die Filterliste zum Setzen eines Filters in der Liste.
Strg+M	Bearbeiten - Merken	Sonderfunktion - nicht in jeder Liste aktiv: Ermöglicht das Merken der markierten Datensätze in einer Merkliste zum späteren Abarbeiten.
F4	Gast - Neu	Legt einen neuen Gast an.
Strg+G	Gast - Liste	Zeigt alle eingegebenen Gäste in einer komfortablen Liste an.
F6	Aufenthalt - Neu	Legt einen neuen Aufenthalt zu einem bestimmten Gast an. Besonderheit: Aus der Gästeliste oder aus der Gast-Eingabemaske wird der Aufenthalt sofort zu dem betreffenden Gast angelegt.
Strg+U	Aufenthalt - Liste	Zeigt alle eingegebenen Aufenthalte in einer komfortablen Liste an.
F7	Wohnung - Neu	Legt eine neue Wohnung an.
Strg+W	Wohnung - Liste	Zeigt alle eingegebenen Wohnungen in einer komfortablen Liste an.
Strg+S	Wohnung - Suchen	Öffnet den Wohnung-Suchdialog zum Suchen nach Wohnungen mit bestimmten Eigenschaften.
F8	Vermittler - Neu	Legt einen neuen Vermittler an.
Strg+T	Extras - Termin-Gesamtliste	Zeigt alle Termine in einer komfortablen Liste an.
Strg+K	Extras - Terminkalender	Zeigt alle Termine in einem komfortablen Terminkalender an.
F11	Extras - Schnittstellen - Routenplaner Google-Maps	Sonderfunktion aus der Gästeliste: Startet Google-Maps und zeigt die Fahrtroute von Ihnen (Stammanschrift) zur markierten Gast-Adresse.
F12	Fenster - Startmenü anzeigen	Öffnet das Startmenü bzw. holt es immer in den Vordergrund.
Strg+F12	Fenster - Startfenster "Aktuelles"	Öffnet das Startfenster mit den aktuellen Geburtstagen, anstehenden Terminen und offenen Aufgaben.
Umschalt+Strg+F12	Fenster - Vorschaufenster	Öffnet das Vorschaufenster zur Ansicht eines markierten Dokuments in einer Dokumentenliste oder Dokumentenreiter.
Umschalt+Strg+F6	Fenster - Vorwärts	Geht zum nächsten geöffneten Fenster und holt es in den Vordergrund.
Strg+F6	Fenster - Rückwärts	Geht zum vorherigen geöffneten Fenster und holt es wieder in den Vordergrund.
F1	Hilfe - Hilfethemen	Öffnet die Online-Hilfe zu FeWo24.
Strg+A	-	Markiert alle Datensätze der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+E	-	Nur aus der Gästeliste: Sendet eine E-Mail an den markierten Empfänger.
F5	-	Aktualisiert die Anzeige der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+F4 oder Esc	-	Schliesst das gerade aktive Fenster (windowsüblich).
F2	-	Sondertaste, die wie ein Doppelklick funktioniert, unter anderem zur Auswahl eines Wertes aus einer Liste (z.B. beim Ort) oder Wahl einer Datei (z.B. beim Foto) oder eines Ordners (z.B. dem persönlichen Ordner) oder Vorgabe eines Wertes (z.B. beim Suchbegriff oder der IBAN). Diese Sondertaste ist nur in speziellen Eingabefeldern aktiv.
+/-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Tag hoch bzw. runter.
Strg+/Strg-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Monat hoch bzw. runter.
#	-	Nur in Datumsfeldern: Füllt das Datumsfeld mit dem aktuellen Datum.
C	-	Nur in Datumsfeldern: Löscht das eingegebene Datum aus dem Datumsfeld.

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