Allgemeine Einführung

ezAdressen 2.3.1 ist eine sehr flexible und komfortable Adressverwaltung mit intuitiv und damit einfach bedienbarer Oberfläche, bestens geeignet für Büros, kleine Unternehmen (SOHO) wie auch im Privatbereich.
Mit starker Terminverwaltung, Eingabe beliebiger Dokumente, Berichten, Listenausdrucken und vieles mehr.

Da wir großen Wert auf die Zufriedenheit unserer Kunden legen, können Sie bei Anregungen und Verbesserungsvorschlägen sowie bei Fragen über unsere ständig besetzte Hotline direkt mit den Entwicklern von ezAdressen 2.3.1 sprechen (siehe Kapitel "Kontaktmöglichkeiten").

In diesem Kapitel finden Sie einen Überblick über den Leistungsumfang und die verfügbaren Zusatzmodule sowie allgemeine Informationen zu ezAdressen 2.3.1.


Beschreibung

Komfortabel - Bereits in der Grundversion verwaltet die Adress-, Termin- und Dokumentverwaltung ezAdressen 2.3.1 beliebig viele Adressen, Termine und Dokumente. ezAdressen 2.3.1 bietet Ihnen dabei umfangreiche Filter-, Such- und Export-Möglichkeiten, erlaubt frei definierbare Drucklisten, und erstellt verschiedene Berichte.
Mit starker Terminverwaltung, komfortablem Postbuch zur Korrespondenz über Word, Excel, E-Mail (auch Serienbriefe und Serien-E-Mails) sowie Funktionen wie Geburtstags- und Terminerinnerung, Dublettensuche und -Bereinigung, Massenänderungen.

Skalierbar - Die Standardversion von ezAdressen 2.3.1 erlaubt die Eingabe von unbeschränkt vielen Adressen, Terminen und Dokumenten auf einem Arbeitsplatz.
Die Adress-, Termin- und Dokumentverwaltung ezAdressen 2.3.1 ist aber auch als netzwerkfähige Version erhältlich. Damit können unter einem Netzwerk (z.B. Windows Server oder Novell NetWare) unbegrenzt viele Benutzer gleichzeitig mit ezAdressen 2.3.1 arbeiten.

"Datenabgleich (Notebook-Modul)" - damit können Sie einen Datenabgleich zwischen einem nicht an das Netz angeschlossenen Rechner (Notebook) und dem Server oder Bürorechner durchführen. Sie können also auswärts (beim Kunden, daheim oder im Urlaub) Daten pflegen und ändern, und nach Rückkehr ins Büro mit dem Bürorechner (Server) abgleichen.


Merkmale

  • Verwaltung von unbegrenzt vielen Adressen, Terminen und Dokumenten
  • Zwischen den Adressen können beliebig viele Beziehungen beliebiger Art definiert werden
  • Möglichkeit zur Kategorisierung der Adressen in bis zu vier verschiedene Adresstypen, sogenannte Rollen
  • Umfangreiche Korrespondenz-Funktion für Einzel- und Seriendokumente (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF-Formulare und Berichte)
  • Mit automatischer PDF-Erstellung über den CIB pdf brewer (muss installiert sein)
  • Komfortable Vorlagenverwaltung mit vielen mitgelieferten Beispiel-Dokumentvorlagen zur Korrespondenz-Funktion
  • Dokumente können direkt eingescannt werden, z.B. zum Zuordnen von Originalkorrespondenz oder Bildern zu einer Adresse
  • Eine Audiodatei (quasi als Sprachmemo) kann per Micro/Headset/etc aufgenommen werden, um beispielsweise Diktate für Angestellte aufzusprechen
  • Mit starker Terminverwaltung / Terminkalender und einer History-Tabelle zum Festhalten beliebiger Ereignisse
  • Mit Funktionen wie Anruferliste, Merklisten, Geburtstags- und Terminerinnerung, Outlook-Abgleich, Dublettensuche und -Bereinigung, Massenänderungen
  • Bei einem ankommenden Telefonanruf wird automatisch die betreffende Adresse angezeigt (nur mit ISDN oder TAPI möglich)
  • Alle Listen mit der Möglichkeit zur Änderung der Spalten und Definition von Farben, mit Filterbar, Mausrad-Unterstützung und vieles mehr
  • Frei definierbare Eingabemasken zu den Adressen für bis zu 42 eigene Felder
  • Intelligente und flexible Such- und Filterfunktionen, auch für Exports und Drucklisten
  • Mit phonetischer Suche, also nach ähnlich klingenden Namen, wie Maier, Mayer, Meier, Meyer, Mair
  • Exportmöglichkeit der Adressdaten z.B. für Serienbriefe in Word oder anderes
  • Wahlweise vollautomatische und/oder halbautomatische Datensicherung
  • Intuitiv bedienbare und moderne 32-bit-Benutzeroberfläche, mit vielen Einstellungsmöglichkeiten zum individuellen Arbeiten
  • Optional mit Netzwerkfähigkeit für unbegrenzt viele Benutzer
  • Optional mit Zusatzmodul 'Notebookmodul zum Datenabgleich' zum Abgleichen der ezAdressen-Daten zwischen einer replizierten Datenbank und einer Hauptdatenbank, beispielsweise zwischen Notebook und Bürorechner


Grundlegendes

Die Adressverwaltung ist für alle Adressen, egal mit welcher Rolle, streng nach dem gleichen Muster aufgebaut und deshalb leicht zu erschließen. So gibt es jeweils eine komfortable Gesamtliste, die alle mit denselben Grundfunktionen zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen der Daten ausgestattet sind. Außerdem können Listen gedruckt (siehe Lektion "Drucken") und Daten exportiert werden (siehe Lektion "Exportieren").
Eine allgemeine Beschreibung zur Bedienung der Listen finden Sie im Kapitel "Listenbedienung".

Auch alle Detailmasken sind nach demselben Prinzip aufgebaut: Jeder Adresse können Sie beliebige Beziehungen, Termine, Ereignisse und Dokumente zuordnen, die dann in den verschiedenen sogenannten Reitern aufgelistet angezeigt werden.

Damit Sie effektiv bei Ihrer Arbeit unterstützt werden, existieren hinter vielen Eingabefeldern Referenztabellen, die Sie selbst befüllen und ändern können (siehe Lektion "Die Referenzdaten" im Kapitel "Einstellungen"). Damit wird die Dateneingabe schneller, fehlerfreier und normierter - dies macht dann auch eine Selektion komfortabler.

In jeder Liste und in jeder Adressmaske haben Sie Zugriff auf die Korrespondenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Briefe (auch Serienbriefe), E-Mails (auch Serien-E-Mails) und Berichte (z.B. "Handakte zum Kundenbesuch") zu erstellen. Viele Beispielvorlagen sind bereits enthalten.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel "Dokumente/Briefe/E-Mails" in den Lektionen "Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht)" und "Als E-Mail versenden".


Copyright-Vermerk

Das Programm ezAdressen 2.3.1 inklusive der Dokumentation untersteht dem Urheberrecht. Das Copyright liegt ausschließlich beim Autor,
- ezSoftware (Erich Schuster) - Hauptstrasse 25 - CH-8259 Wagenhausen -
Das bedeutet, die Vollversion des Programmes (Lizenz) darf weder an andere Personen weitergegeben, noch auf mehr als einem PC bzw. Netzwerk installiert werden.

Aber...
... Sie dürfen das Installationspaket gerne an andere Interessenten weitergeben, sofern NICHT Ihre persönliche Lizenzdatei (ezAdressen.lic) mitgegeben wird. Ohne diese persönliche Lizenzdatei ist das Programm eine Testversion, die voll funktionsfähig ist, aber am Anfang einen Hinweis auf die Testversion anzeigt.
Also: geben Sie das Programm ezAdressen ruhig weiter, aber keinesfalls Ihre persönliche Lizenzdatei 'ezAdressen.lic'.


Systemvoraussetzungen

Die Systemvoraussetzungen zum Installieren und Benutzen von ezAdressen sind:
  • PC mit Pentium Prozessor und 2 GB Hauptspeicher (oder mehr). Empfohlen werden wenigstens 4 GB Hauptspeicher.
  • Windows 7 oder 8 oder höher - auf Mac: Virtual PC, Parallels oder Bootcamp mit entsprechend installiertem Windows. Empfohlen wird Windows 10 oder 11.
  • Festplatte mit mindestens 2 GB freiem Speicherplatz.
  • Grafikkarte und Bildschirm mit einer Auflösung von wenigstens 1024 x 768 Bildpunkten (Pixel). Empfohlen wird eine Auflösung von 1280 x 1024 Bildpunkten.
Um alle Möglichkeiten von ezAdressen zu nutzen wird folgende Hard- und Software empfohlen:
  • Installierter Windows-Drucker, für Korrespondenz und Drucklisten
  • Microsoft Word oder LibreOffice Writer zum Erstellen der täglichen Korrespondenz und Serienbriefe
  • Microsoft Excel zum Erstellen von Excel-basierten Berichten
  • Internetbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer) zum Anzeigen von HTML-basierten Berichten
  • Druckertreiber CIB pdf brewer zum automatischen Erstellen von PDF-Dokumenten aus Word-Vorlagen
  • StepOver-Unterschrifts-PAD zum Signieren und Unterschreiben von PDF-Dokumenten
  • Dazu die Software eSignatureOffice Standard von der Firma StepOver GmbH zur sicheren handgeschriebenen e-Signatur
  • Adobe Acrobat Reader zum Anzeigen der erstellten PDF-Dateien
  • Druckertreiber FinePrint für eine Druckvorschau
  • TAPI-fähiges Telefon mit installiertem TAPI-Treiber zum Telefonieren aus ezAdressen
  • ISDN oder TAPI zum Anzeigen hereinkommender Telefonanrufe
  • Scanner/Digitalkamera (TWAIN-fähig) zum Einscannen/Fotografieren von Dokumenten/Bildern


Erste Schritte

So legen Sie die Basis für die Arbeit mit ezAdressen: Wenn Sie mit der Arbeit mit der Adress-, Termin- und Dokumentverwaltung ezAdressen 2.3.1 beginnen, empfehlen wir Ihnen, die im folgenden beschriebenen Schritte durchzuführen.


Installation und erster Start

Schritt 1: Installation
Zuerst installieren Sie ezAdressen. Die Installation ist sehr einfach durchzuführen und erfordert keine besonderen Kenntnisse. Nachdem Sie die Installation beendet haben, finden Sie ezAdressen in dem Menü "Start" auf Ihrem Desktop unter dem Menüpunkt "Programme" eingetragen.
Zu jeder Möglichkeit der Installation gibt es einen entsprechenden Abschnitt in der Dokumentation (siehe Kapitel "Installation").

Schritt 2: erster Start "Datenbasis anlegen"
Beim ersten Start von ezAdressen 2.3.1 wird die Datenbasis (eine Access-Datenbank 'ezAdressen.mdb') angelegt. Dazu erscheint ein Dialog "Willkommen bei den ersten Schritten" mit der Möglichkeit, die Datenordner zu bestimmen und die Datenbasis neu anzulegen. Damit haben Sie dann eine vollkommen neue, leere Datenbank. (Siehe Lektion "Erster Start - Einstellungen".)

Schritt 3: Eingabe der Stammdaten
Einmalig eingegeben werden müssen Ihre Stammdaten, wozu Sie nach dem ersten Start von ezAdressen wieder über das Menü "Willkommen bei den ersten Schritten" auch sofort die Gelegenheit erhalten. Die Stammdaten werden zum Beispiel verwendet, um den Briefkopf der Korrespondenz korrekt zu befüllen.

Schritt 4: Eingabe von Adressen
Mit Klick auf "Fertigstellung" sind die ersten Schritte abgeschlossen und Sie können nun bereits die ersten Adressen eingeben. Siehe dazu das Kapitel "Arbeiten mit ezAdressen".

Datenübernahme - Falls Sie vor ezAdressen 2.3.1 mit einem anderen Programm gearbeitet haben, wird die Datenintegration (Übernahme der Daten) in der Regel kostenfrei von ezSoftware (Erich Schuster) durchgeführt, wenn Sie uns die Daten in einem offenen Format (z.B. Excel-Tabelle oder Accessdatenbank) zur Verfügung stellen können. Siehe auch Kapitel "Kontaktmöglichkeiten".


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