Das Menü 'Extras'


Aufgaben

Unabhängig von einer Adresse können allgemeine Aufgaben festgehalten werden, die einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein müssen.
Diese Aufgaben werden in einer übersichtlichen Aufgabenliste angezeigt, aus der sie bearbeitet, verschoben oder wieder gelöscht werden können.

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel "Listenbedienung" beschrieben.

Hinweis: Wenn bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert ist, dann wird als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezAdressen eine Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt, womit die aktuellen Aufgaben angezeigt und bearbeitet werden können.

Die Eingabefelder

Name: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Aufgabe ein, natürlich möglichst sprechend, aber in Kurzform.

Datum: Wenn die Aufgabe einen Termin hat, beispielsweise bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, dann können Sie hier dieses Datum eingeben. Haben Sie hier ein Datum eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis sie erledigt ist.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung einer Aufgabe und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Aufgabenliste verwendet werden.

Bearbeiter: Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einer neuen Aufgabe automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

erledigt am: Hier können Sie festhalten, wann die Aufgabe erledigt wurde. Ist eine Aufgabe erledigt, dann erscheint sie nicht mehr in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben".

Aufgabe: Hier kann ein beliebiger Kurztext eingetragen werden. Möchten Sie die Aufgaben kategorisieren oder vereinheitlichen, dann können Sie beliebige Aufgabenvorlagen festhalten, die dann hier zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das geht wie immer in ezAdressen mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Aufgabe".

Details: Hier geben Sie beliebige Details zur Aufgabe ein.

Notiz: Hier können Sie noch eine beliebige Notiz zur Aufgabe eintragen.

Vorlage: Falls die Aufgabe zur Durchführung eine Vorlage benötigt, beispielsweise eine Briefvorlage, dann können Sie hier diese Vorlage schon festhalten, damit der betreffende Bearbeiter weiß, welche Vorlage er zur Erledigung der Aufgabe verwenden soll.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um noch irgendwelche weiteren Informationen zur Aufgabe oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.


Checklisten

Mit den Checklisten lassen sich automatische Termin- und Aufgabenabfolgen festlegen, die dann sehr einfach immer wieder verwendet werden können.
Jeder Aktion sollte unbedingt einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei jeder neuen Aktion automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.
Bei jeder nachfolgenden Aktion, sei es eine Aufgabe oder ein Termin, kann der Zeitabstand in Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre festgelegt werden, wann diese Aktion nach der zuvor definierten Aktion zu erfolgen hat.
Falls eine Aufgabe zur Durchführung eine Vorlage benötigt, beispielsweise eine Briefvorlage, dann können Sie hier diese Vorlage schon festhalten, damit der betreffende Bearbeiter weiß, welche Vorlage er zur Erledigung der Aufgabe verwenden soll.

Beispiel: Immer wenn Sie in Urlaub gehen möchten müssen Sie bestimmte Personen informieren, Dinge erledigen, etwas organisieren.
Dann könnten Sie eine Checkliste "Urlaubsplanung" anlegen und all diese Aufgaben und Termine festhalten, die dann abgearbeitet werden können, so dass nichts vergessen wird.
Das beginnt dann vielleicht mit zwei Aufgaben "Urlaubsvertretung organisieren" und "Putzfrau benachrichtigen", gefolgt von einem Termin "Blumengiessen organisieren" und dann einer letzten Aufgabe "Rund-E-Mail versenden".
Verwenden können Sie eine Checkliste einfach aus dem Hauptmenü "Extras" mit der Funktion "Checklisten...".
Dann wählen Sie die gewünschte Checkliste aus der Liste und starten diese mit einem Doppelklick oder Klick auf die Schaltfläche Checkliste anwenden
Dann bestimmen Sie das Anfangsdatum und die Adresse, die zur Zuordnung der Checklist-Termine verwendet werden soll.
Fertig! Schon sind alle definierten Aufgaben und Termine der Checkliste eingetragen, den Bearbeitern zugeordnet und können jetzt abgearbeitet werden.


Anruferliste

Haben Sie bei den Optionen den Anrufmonitor eingeschaltet - siehe dazu "Telefonie, E-Mail und Internet" - dann können Sie hereinkommende Anrufe automatisch in eine Anruferliste schreiben lassen, die dann abtelefoniert werden kann.
Die Anruferliste wird bei jedem hereinkommenden Anruf automatisch geöffnet. Zudem können Sie diese Anruferliste im Menü "Extras" jederzeit selbst öffnen.

Aus dieser Anruferliste heraus können Sie mit einem Doppelklick auf den Anrufer diesen sofort zurückrufen, sofern Sie ein TAPI-fähiges Telefon angeschlossen haben oder die Windows-Wählhilfe funktioniert.


Merklisten

Merklisten sind Listen, die man selbst aus den eingegebenen Adressen willkürlich zusammenstellen kann. Dies bedeutet, dass Sie bestimmte Adressen einer oder mehreren Merklisten zuordnen können. Dabei bleiben die Adressen natürlich in der Adressenliste stehen. Die Merklisten zeigen diese lediglich nur an. Auf diese Weise können Sie ungestört und unabhängig von Ihrem Datenbestand in Ihren Merklisten arbeiten.

Merklisten sind vor allem für eine zeitlich begrenzte Existenz konzipiert und können bestimmte Arbeitsabläufe unterstützen. So können Sie sich zum Beispiel alle Adressen merken, die Sie noch in der aktuellen Woche anrufen möchten. Haben Sie einen Anruf erledigt löschen Sie die Adresse einfach wieder aus der Merkliste. Mit der letzten Adresse, die Sie aus der Merkliste löschen, hört die Merkliste automatisch auf zu existieren.

Merklisten finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt "Extras". Von dort aus können Sie Ihre bereits erstellten Merklisten aufrufen und abarbeiten.


Adressen einer Merkliste zuordnen

Um Adressen einer neuen oder bereits bestehenden Merkliste zuzuordnen gehen Sie wie folgt vor:

Adressen einer bereits bestehenden Merkliste zuordnen

  1. Öffnen Sie die Adressenliste und markieren eine oder mehrere Adressen, die Sie sich merken möchten.
  2. Klicken Sie dann auf den Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" oder mit der RECHTEN Maustaste in die Liste hinein. Es öffnen sich in beiden Fällen ein Menü, in dem Sie die Funktion "Merken" wählen können.
  3. Klicken Sie auf die Funktion "Merken". Es öffnet sich das Fenster "Merklisten".
  4. Mit einem Doppelklick auf eine bereits bestehende Merkliste oder markieren der Merkliste und Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen werden die markierten Adressen zu dieser bestehenden Merkliste hinzugefügt.
  5. Die aktualisierte Merkliste wird nun angezeigt.

Adressen einer neuen Merkliste zuordnen

  1. Öffnen Sie die Adressenliste und markieren eine oder mehrere Adressen, die Sie sich merken möchten.
  2. Klicken Sie dann auf den Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" oder mit der RECHTEN Maustaste in die Liste hinein. Es öffnen sich in beiden Fällen ein Menü, in dem Sie die Funktion "Merken" wählen können.
  3. Klicken Sie auf die Funktion "Merken". Es öffnet sich das Fenster "Merklisten".
  4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neue Liste. Es öffnet sich das Fenster "Neue Merkliste". In das Eingabefeld des Fensters "Neue Merkliste" können Sie nun eine passende Bezeichnung für die neue Merkliste eingeben. Bestätigen Sie dann Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche OK.
  5. Die neue Merkliste wird nun angezeigt. Später können Sie diese über den Hauptmenüpunkt "Extras" - "Merklisten" jederzeit wieder aufrufen.


Eigene Verknüpfungen (Links)

Das Menü "Extras" können Sie selbst nach Ihren Bedarf einrichten. Hier können Sie Verknüpfungen zu Internetseiten, Programmen (Anwendungen) oder Schnittstellen definieren, die für Ihre Arbeit wichtig sind. Damit können Sie Internetseiten, Programme und Schnittstellen direkt aus ezAdressen 2.3.1 heraus öffnen.


Verknüpfen einer Internetseite

So geht das:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü "Extras" auf die Funktion "Einstellungen". Es öffnet sich das Fenster "Extras definieren".
  2. Lassen Sie den Reiter "Internetseiten" geöffnet.
  3. Nun können Sie unter "Bezeichnung" eine passenden Bezeichnung eingeben.
  4. Im Feld "Aktion (Internetseite)" neben der Bezeichnung können Sie die URL der gewünschten Internetseite eintragen. Möchten Sie beispielsweise die Suchmaschine Google verknüpfen, wäre die URL: www.google.de
  5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche OK.
  6. Falls Sie Ihre Eingaben im Nachhinein löschen möchten, markieren Sie diese und drücken die "Entf"–Taste Ihrer Tastatur.
Hinweis: Bevor Sie die Verknüpfung zu einer Internetseite erstellen, sollte ein Internetbrowser auf dem Computer installiert sein. Außerdem sollte der Computer einen Internetzugang haben.


Verknüpfen einer Anwendung

So geht das:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü "Extras" auf die Funktion "Einstellungen". Es öffnet sich das Fenster "Extras definieren".
  2. Im Fenster "Extras definieren" klicken Sie auf den Reiter "Anwendungen".
  3. Nun können Sie unter "Bezeichnung" eine passenden Bezeichnung eingeben.
  4. Im Feld "Aktion (Anwendung)" neben der Bezeichnung tragen Sie den Pfad und die "exe"-Datei des gewünschten Programms ein. Möchten Sie beispielsweise MS Word 2000 verknüpfen, wäre der Pfad und die "exe" Datei: C:\Programme\Microsoft_Office\Office\WINWORD.EXE
    Hinweis: Sie können die Anwendung mit einem Doppelklick auf das leere Eingabefeld auch auswählen.
  5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche OK.
  6. Falls Sie Ihre Eingaben im Nachhinein löschen möchten, markieren Sie diese und drücken die "Entf"–Taste Ihrer Tastatur.
Hinweis: Bevor Sie die Verknüpfung zu einem bestimmten Programm erstellen, sollte das Programm auf dem Computer installiert sein.

Weitere Beispiele zu Anwendungen 

 Taschenrechner         calc.exe
 Editor                 notepad.exe
 Outlook                outlook.exe
 Outlook Express        msimn.exe
 MailTo                 mailto:
 Registrierungseditor   regedit.exe


Verknüpfen einer Schnittstelle

In diesem Fall sind Schnittstellen Internetseiten oder Programme, denen gewisse Parameter mitgegeben werden können. Zum Beispiel kann man einem Internetroutenplaner als Startadresse gleich die eigenen Adresse als Parameter mitgeben. Als Zieladresse wird die Adresse der jeweiligen markierten Adresse genommen.

So setzen Sie das Beispiel "Internetroutenplaner" um:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü "Extras" auf die Funktion "Einstellungen". Es öffnet sich das Fenster "Extras definieren".
  2. Im Fenster "Extras definieren" klicken Sie auf den Reiter "Schnittstellen".
  3. Nun können Sie unter "Bezeichnung" eine passenden Bezeichnung eingeben. Für dieses Beispiel würde "Routenplaner" gut passen.
  4. Im Feld "Aktion (Schnittstelle)" neben der Bezeichnung können Sie nun die gewünschte Schnittstelle hinschreiben. Möchten Sie beispielsweise den Routenplaner Google Maps mit dem Parameter "Startadresse" und "Zieladresse" verknüpfen, wäre die Eingabe wie folgt:
    http://www.maps.google.de?saddr=$Startadresse$&daddr=$Zieladresse$
  5. Nun werden die Parameter "Startadresse" und "Zieladresse" definiert. Dazu klicken Sie auf den Reiter "Variablen". Hier geben Sie unter Bezeichnung einmal "Startadresse" und einmal "Zieladresse" ein. Hinter "Startadresse" unter "Inhalt der Variable" geben Sie Ihre Adresse ein, entweder direkt (Beispiel "Max-Beckmann-Str. 37, 76227 Karlsruhe") oder in Form von Variablen aus den Stammdaten. In diesem Beispiel ist das: [Stamm.Strasse], [Stamm.PLZ] [Stamm.Wohnort]
    Hinter "Zieladresse" geben Sie die Adresse in Form von Variablen ein, da die Adresse der jeweiligen markierten Adresse als Zieladresse übernommen werden soll. Die Zieladresse ist also nicht fix. In diesem Beispiel ist das: [Strasse], [PLZ] [Wohnort]
  6. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche OK.
  7. Falls Sie Ihre Eingaben im Nachhinein löschen möchten, markieren Sie diese und drücken die "Entf"–Taste Ihrer Tastatur.

Weitere Beispiele zu Schnittstellen
BezeichnungAktion (Schnittstelle)
Google-Suche (ohne Ort)http://www.google.de/search?hl=de&source=hp&q=[SUCHCODE]&aq=f&aqi=g1&aql=&oq=&gs_rfai=
XING-Suche (ohne PLZ)http://www.xing.com/publicsearch/query?search%5Bq%5D=[SUCHCODE]&send=1
Das Örtliche (Suche mit PLZ)http://www1.dasoertliche.de/Controller?topKw=0&form_name=search_nat&context=0&choose=true&page=0&zvo_ok=0&ci=[PLZ]&action=43&kw=[SUCHCODE]
Das Örtliche (Suche ohne PLZ)http://www1.dasoertliche.de/Controller?topKw=0&form_name=search_nat&context=0&choose=true&page=0&zvo_ok=0&action=43&kw=[SUCHCODE]
Klicktel-Suche (mit PLZ)http://www.klicktel.de/personensuche-detail/[VORNAME]/[NAME]/[PLZORT]/[STRASSE]


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