Datenexport und -import

Dieses Kapitel beschreibt verschiedene Möglichkeiten zum Datenexport und -import, um Daten aus ezAdressen in andere Dateiformate zu überführen bzw. aus anderen Formaten nach ezAdressen zu importieren.


Exportieren von Daten

ezAdressen 2.3.1 bietet Ihnen unterschiedliche Funktionen, um einzelne Datensätze, Datensatzgruppen oder auch komplette Tabellen zu exportieren, also in verschiedene andere Dateiformate zu überführen. Sie können somit flexibel mit Ihren Daten umgehen und diese auch mit anderen Programmen verwenden.


Exportieren kompletter Tabellen

Eine allgemeine Funktion mit sämtlichen verfügbaren Exportdefinitionen finden Sie im Hauptmenü "Datei" - "Exportieren". Damit können Sie komplette Listen in ein anderes Dateiformat exportieren, um beispielsweise mit diesen Daten auf einem anderen Rechner mit einer anderen Anwendung arbeiten zu können.

Im Fenster "Exportdefinitionen" ist eine Liste mit den möglichen Datensatzgruppen, die Sie exportieren können. Markieren Sie die Exportdefinition, die Sie zum Exportieren verwenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

"Exportdefinitionen" sind vordefinierte Listen, die Sie aus den in ezAdressen 2.3.1 enthaltenen Tabellen und den darin verfügbaren Feldern selbst zusammenstellen können. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie eine eigene Adressliste nur mit den zum Exportieren relevanten Adressdaten anlegen können. Vor allem wenn öfters die gleichen Daten exportiert werden sollen, kann diese durch eine einmalige Definition immer wieder leicht wiederholt werden.
Eine "Exportdefinition" wird über eine sogenannte SQL-Abfrage bedient. Für das Erzeugen einfacher SQL-Abfragen steht eine unterstützende Eingabemaske zur Verfügung. Falls Sie sich jedoch in SQL-Abfragen auskennen, können Sie die Abfrage direkt in das SQL-Feld der Eingabemaske schreiben.

Die "Exportdefinitionen" finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt "Datei" in der Funktion "Exportieren".

Eine neue Exportdefinition erstellen

Das Erstellen einer Exportliste wird hier an einem Beispiel erklärt:
Für einen Newsletter soll eine Adressenliste mit E-Mail-Adresse, Vorname, Name und Briefanrede erstellt werden. Dabei sollen natürlich nur Adressen mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse exportiert werden.

So geht das:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü "Datei" auf die Funktion "Exportieren". Es öffnet sich das Fenster mit den "Exportdefinitionen".
  2. Im Fenster "Exportdefinitionen" klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie kopieren nicht und es öffnet sich das Fenster "Neue Exportdefinition".
  3. Im Fenster "Neue Exportdefinition" geben Sie in das Feld "Bezeichnung" eine passende Bezeichnung ein. Für unser Beispiel würde die Bezeichnung "Adressen mit eingetragener E-Mail-Adresse" passen.
  4. Dann wählen Sie im Feld "Haupttabelle" die Tabelle "ADRESSEN" aus. Es ist sinnvoll die Adressen nach der E-Mail-Adresse zu sortieren. Deshalb wählen Sie "EMAIL" in das Feld "sortieren nach".
  5. Nun wählen Sie die gewünschten Felder der Liste aus. Dazu markieren Sie das entsprechende Feld im Feld "Felder - verfügbar" und transferieren es per Klick auf die Schaltfläche '>' in das Feld "Gewählte Felder". Für unsere Beispielliste sind das die Felder "EMAIL" (für die E-Mail-Adresse), "VORNAME" und "NAME" (für den Namen) sowie "BANREDE" (für die Briefanrede).
  6. Jetzt wird die Filterabfrage gesetzt. Es sollen ja nur Adressen mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse exportiert werden. Dies erreichen Sie, indem Sie in das Feld "Filterbedingung" folgende Filterabfrage schreiben: EMAIL LIKE "*@*". Mehr dazu finden Sie unter ""Filtermöglichkeiten""
  7. Nun können Sie überprüfen, ob die Liste richtig definiert wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Prüfen. Wenn alles stimmt, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Exportdefinitionen".


Exportieren ausgewählter Datensätze

Sie haben auch in jeder Liste die Möglichkeit, die ausgewählten - also markierten - Datensätze zu exportieren. Die Vorteile, die sich hier anbieten sind, dass Sie die Datensätze direkt einsehen können, und dass Sie diese durch Filtern (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten") und Markieren (siehe Kapitel "Listenbedienung") auf eine für Sie interessante Gruppe (z.B. alle Personen, die im aktuellen Monat Geburtstag haben) einschränken können.

So geht das:

  1. Filtern Sie aus der Gesamtliste die gewünschte Gruppe (siehe Kapitel "Filtermöglichkeiten")
  2. Markieren Sie entweder alle oder aber die gewünschten Datensätze (siehe Lektion "Markieren")
  3. Öffnen Sie das Export-Fenster mit "Bearbeiten" (oder aus dem Kontextmenü "Bearbeiten" mit Klick mit der rechten Maustaste) und "Exportieren"
  4. Wählen Sie die Felder, die exportiert werden sollen (z.B. Anrede und Anschrift für Serienbriefe)
  5. Wählen Sie das Dateiformat, wohin exportiert werden soll
  6. Starten Sie den Export mit Klick auf OK
Hinweis: Über die Schaltflächen Alle wählen und Keine wählen wird die Liste mit den Feldnamen entweder komplett markiert oder komplett demarkiert. Die Schaltfläche Auswahl invertieren kehrt die Auswahl um: es werden also markierte Felder demarkiert und demarkierte Felder werden markiert.

Die so erstellte Datei mit den exportierten Adressen können Sie beispielsweise in Word zum Erstellen eines Serienbriefes nutzen (siehe auch Lektion "Serienbriefe über den Export").


Importieren von Daten

Sie können bestehende Adressdaten aus einer anderen Access-Datenbank, Excel-Tabelle, dBase-Datenbank oder einer Textdatei (mit Semikolon getrennt) nach ezAdressen importieren. Der Import aus Access, Excel und dBase erlaubt dabei eine beliebige Feld-Zuordnung, beim Import aus einer Textdatei müssen in der Textdatei die Felder angegeben werden.


Adressenimport aus Access, Excel oder dBase

Die Funktion zum Importieren von Adressen finden Sie im Hauptmenü "Adresse" als Menüpunkt "Importieren".

Beim Importieren von Adressdaten aus Access, Excel oder dBase wählen Sie zuerst die gewünschte Import-Datenbank und dann die darin enthaltene Tabelle mit den zu importierenden Adressen. Dabei werden die in der Tabelle zur Verfügung stehenden Felder in der linken Felderliste angezeigt.
In der rechten Felderliste sehen Sie bereits die Zieltabelle "ADRESSEN" mit den entsprechenden Feldern der Adresstabelle.

Als Beispiel werden eine Access-Datenbank 'Testadressen.mdb', eine Excel-Tabelle 'Testadressen.xls' und eine dBase-Datenbank 'ADRESSEN.DBF' mitgeliefert.

Das Wichtigste nun ist die Zuordnung der einzelnen Felder aus Ihrer Import-Tabelle zu jeweils einem Feld der Ziel-Tabelle "ADRESSEN". Damit legen Sie zum einen fest, welche Felder überhaupt, und in welche Felder der Adresstabelle Ihre Daten importiert werden.
Diese Zuordnung geht sehr einfach durch Markieren der beiden Felder und Klick auf die Schaltfläche > oder einem Doppelklick auf eines der beiden Felder. Zur Vereinfachung wird beim Markieren eines Feldes der Import-Tabelle sofort auch ein Feld mit diesem Namen in der Ziel-Tabelle markiert, sofern es ein solches Feld dort gibt.
Möchten Sie eine Zuordnung rückgängig machen, dann genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste mit den Feld-Zuordnungen oder Markieren des Eintrags und Klick auf die Schaltfläche < .

Mit Klick auf die Schaltfläche OK wird der Import dann durchgeführt.


Adressenimport aus einer Textdatei

Die Funktion zum Importieren von Adressen finden Sie im Hauptmenü "Adresse" als Menüpunkt "Importieren" - "Textdatei...".

Beim Import aus einer Textdatei gibt es zwei Möglichkeiten, abhängig davon, wie diese Textdatei inhaltlich aussieht:

  1. Der Import einer einzelnen Adresse:
    Dabei stehen die Felder mit Feldnamen und Inhalt untereinander in der Textdatei, jeweils in einer eigenen Zeile, Feldnamen und Inhalt durch Doppelpunkt getrennt.
    Als Beispiel dazu wird eine Datei 'schuster.txt' mitgeliefert.

  2. Der Import mehrerer Adressen:
    Dabei stehen in der ersten Zeile die Feldnamen mit Semikolon ';' getrennt, angeführt mit der Kennzeichnung 'FELDER:'. In allen weiteren Zeilen stehen dann jeweils in einer Zeile die Daten einer Adresse, die einzelnen Felder wieder mit Semikolon getrennt, und natürlich in der Reihenfolge wie in der ersten Zeile angegeben.
    Als Beispiel dazu wird eine Datei 'Testadressen.txt' mitgeliefert.


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