Funktionen/Besonderheiten

Filtermöglichkeiten

• Listen (Bildschirm)
• Drucklisten (siehe Lektion Drucklisten)
• Berichte (siehe Lektion Berichte)

Die Filterliste

Um einen Filter anwenden zu können, doppelklicken Sie auf den gewünschten Filter oder markieren Sie diesen mit einem Mausklick und klicken dann auf die Schaltfläche Filter anwenden. Nun versucht die Anwendung, diese Filterabfrage auszuführen. Manche Abfragen sind bereits vollständig definiert und werden daher gleich durchgeführt, wie z.B. der Filter "Heute geänderte oder neu angelegte Adressen" oder "Personen mit Geburtstag in diesem Monat".
Andere Filter müssen noch mit Daten vervollständigt werden. Dazu öffnet sich, nachdem Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden geklickt haben, das Fenster "Filterkriterien". Hier tippen Sie nun die entsprechenden Daten zur Filterbedingung ein. Beispielsweise muss die Filterabfrage "Suche nach einem bestimmten Namen" durch irgendwelche Namenseingaben vervollständigt werden, indem im Fenster "Filterkriterien" eines oder mehrere der Eingabefelder gefüllt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK des Fensters "Filterkriterien" wird die Abfrage mit den eingegebenen Daten komplettiert und ausgeführt.

In der Liste mit den Filterabfragen finden Sie den "Komfortfilter", den Sie mit der Schaltfläche Filter anwenden oder Doppelklick öffnen können. Der Komfortfilter ermöglicht es Ihnen über Eingabefelder eine Filterabfrage einfach und schnell selbst zu generieren. Sie können dabei alle Felder ausfüllen oder nur diejenigen, die für Ihren Filterwunsch relevant sind. Dann bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche OK und die Filterabfrage wird durchgeführt.

Im Fenster "Filterliste" gibt es die Schaltfläche Ohne Filter. Hiermit können Sie entweder veranlassen, dass keine Filterabfrage durchgeführt wird, oder eine Filterabfrage rückgängig machen. Das Zurücknehmen einer Filterabfrage ist dann beispielsweise sinnvoll, wenn nach der Filterabfrage "Suche Adressen in München" in der Adressenliste nur Adressen aus München angezeigt werden, Sie aber wieder alle Adressen sehen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie in dem Menü, das sich dann öffnet, den Menüpunkt "Filter" aus. Im Fenster "Filterliste" klicken Sie auf die Schaltfläche Ohne Filter.

Mit die Schaltflächen Neu und Ändern im Fenster "Filterliste" ist es Ihnen möglich eine neue Filterabfrage zu erstellen bzw. eine bestehende Filterabfrage zu ändern. Allerdings basieren diese Funktionen auf einer SQL-Abfrage und sind daher vor allem Profis zu empfehlen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Erstellen einer Filterabfrage". Wenn Sie unsere Hilfe benötigen oder wir für Sie einen spezielle Filter erstellen sollen, können Sie gerne unsere Hotline nutzen (siehe Kapitel Kontaktmöglichkeiten).

Filter in Listen

• ob ein Filter benutzt wird und die Liste daher nur die Ergebnisse der Filterabfrage enthält
• welche Filterabfrage genau benutzt wird
• und wie viele Datensätze gerade durch die Liste angezeigt werden

Erstellen einer Filterabfrage

1. Generell lautet die Schreibweise: Feld SQL-Operator Wert, Beispiel: "ORT = 'München'"
2. Als SQL-Operatoren stehen zur Verfügung: '=' (exakt gleich), 'LIKE' (ungefähr gleich), '<>' (nicht gleich) und andere
3. Ist das Feld ein Datum oder eine Zahl, dann wird der Wert nach dem SQL-Operator direkt angegeben, Beispiel: "BETRAG = 0"
4. Ist das Feld ein Textfeld, dann muss der Wert in einfachen Hochkommata angegeben werden, Beispiel: "LAND = 'DE'"
   Außerdem können bei Textfeldern insbesondere in Verbindung mit dem SQL-Operator LIKE sogenannte Wildcards verwendet werden, Beispiel: "PLZ LIKE '7*'" oder "EMAIL LIKE '*@*'"

Ergebnisliste sofort sortieren nach: Damit kann ein Feld ausgewählt werden, nach dem beim Anwenden des Filters die Ergebnisliste sortiert angezeigt wird. Beim Entfernen des Filters wird automatisch die vorige Sortierung wiederhergestellt.

Feld hinzufügen:
Diese Funktion unterstützt Sie beim Schreiben einer Bedingung. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder einen Eintrag aus und klicken Sie dann auf diese Schaltfläche. Das gewählte Feld erscheint dann im Textfeld "Bedingungen" an der aktuellen Cursorposition. Denselben Effekt haben Sie mit einem Doppelklick auf eines der verfügbaren Felder.

Bedingung testen:
Wenn Sie eine Bedingung geschrieben haben, und dann auf diese Schaltfläche klicken, wird Ihnen entweder angezeigt, dass die Filterbedingung in Ordnung ist, oder es wird ein entsprechender Fehler angezeigt.

Filterkriterien: Definieren von Eingabefeldern

Oft macht es Sinn, zur Eingabe eines Filterkriteriums diesen Wert nicht direkt in der Filterabfrage zu definieren, sondern diesen Wert erst bei der Ausführung des Filters zu erfragen. Damit müssen Sie beispielsweise einen Filter zur Abfrage aller Personen in München nicht mit der Bedingung "ORT = 'München'" definieren, sondern bieten mit einer Bedingung wie "ORT = '[Eingabefeld für den Ort]'" die Möglichkeit, den gewünschten Ort erst bei Ausführung des Filters einzugeben. Damit können mit nur einer Filterdefinition Personen aller beliebigen Orte abgefragt werden.

Eine solche Bedingung mit der Definition eines Eingabefeldes kann auf zwei Arten erstellt werden, abhängig davon, ob eine Eingabe in dem Feld zwingend erforderlich ist (eher untypisch) oder ob die Eingabe auch weggelassen kann (der Regelfall).

Wenn eine Eingabe im Feld zwingend erforderlich ist sieht die Schreibweise so aus: Feldname SQL-Operator [?Bezeichnung:?]
Einfaches Beispiel zur Abfrage eines Namens: NAME = '[?Name:?]'
Dabei ist NAME der Feldname und das '='-Zeichen der SQL-Operator.
In einer Filterdefinition können auch mehrere Felder und auch feste SQL-Bedingungen gemischt werden. Angenommen, Sie benötigen einen Filter zur Suche bestimmter Personen nach Namen in einem bestimmten PLZ-Gebiet, aber nur in Deutschland. Dann benötigen Sie eine feste Bedingung für das Land (LAND = 'DE') und zwei Eingabefelder für das PLZ-Gebiet (PLZ = '[?PLZ-Gebiet:?]') und den Namen (NAME = '[?Name:?]'). Diese drei Bedingungen werden nach den Regeln der SQL-Abfrage über AND miteinander verbunden.
Das sieht dann so aus: LAND = 'DE' AND PLZ = '[?PLZ-Gebiet:?]' AND NAME = '[?Name:?]'

Dazu kann noch eine Formatierung des Feldes definiert werden. Eine Bedingung mit Formatierungsangabe sieht so aus: Feldname SQL-Operator [?Bezeichnung:|Formatierung?], wobei die Formatierung immer die 10-stellige Angabe eines Feldformats ist mit möglichen nachfolgenden Spezifikationen wie beispielsweise eine Längenangabe. Wird keine Formatierung angegeben, dann wird ein einfaches Text-Eingabefeld in maximaler Länge verwendet.
In unserem Beispiel zur Suche bestimmter Personen nach Namen in einem bestimmten PLZ-Gebiet könnte das Feld zur PLZ-Eingabe auf 5 Zeichen begrenzt werden. Dazu wird als Formatierung ein Textfeld in Länge 5 definiert, also: Feldformat = CTEXT_____ und Spezifikation = 5, zusammen CTEXT_____5.
Insgesamt sieht das dann so aus: LAND = 'DE' AND PLZ = '[?PLZ-Gebiet:|CTEXT_____5?]' AND NAME = '[?Name:?]'

Das Beispiel ist so noch nicht praxistauglich, weil Sie so nur nach ganz exakten Eingaben suchen können und immer beide Eingabefelder gefüllt werden müssen. Besser wäre die Suche auch nach PLZ-Bereichen - dazu muss die Eingabe von einer oder zwei Zahlen genügen - sowie nach Teilangaben des Namens. Dazu muss anstelle der SQL-Bedingung PLZ = '' die Bedingung PLZ LIKE '**' und anstelle von NAME = '' die Bedingung NAME LIKE '**' kommen.
Das sieht jetzt also insgesamt so aus: LAND = 'DE' AND PLZ LIKE '[?PLZ-Gebiet:|CTEXT_____5?]*' AND NAME LIKE '*[?Name:?]*'

Ergebnis: Wenn Sie nach Schuster im PLZ-Gebiet 7 suchen und dies so eingeben, dann wird diese Bedingung zusammengebaut: LAND = 'DE' AND PLZ LIKE '7*' AND NAME LIKE '*Schuster*'
Suchen Sie alle Personen im PLZ-Gebiet 7 und geben also im Namen nichts ein, dann wird die Bedingung so zusammengebaut: LAND = 'DE' AND PLZ LIKE '7*' AND NAME LIKE '**'

Eine alternative Schreibweise erlaubt die Angabe einer Standardbedingung oder eines Standardwertes, der verwendet wird, wenn im Eingabefeld NICHTS eingegeben wird. Dadurch ist eine Eingabe im Feld nicht zwingend erforderlich und der Filter kann flexibel mit allen definierten Eingabefeldern einzeln oder beliebig gemischt verwendet werden. Die alternative Schreibweise: [?Bezeichnung:|Formatierung|Feldname SQL-Operator ?[]? |Standardbedingung?]
Damit Sie dies besser lesen können, hier eine kleine Erklärung zur Schreibweise: die komplette Definition eines bestimmten Feldes mit Bezeichnung, Formatierung, SQL-Bedingung und Standardbedingung steht zwischen zwei Begrenzern [? und ?]
Die einzelnen Bestandteile sind jeweils durch einen senkrechten Strich | voneinander getrennt, also Bezeichnung|Formatierung|SQL-Bedingung|Standardbedingung.
Der im Eingabefeld eingegebene Wert wird durch die Angabe ?[]? repräsentiert. Die Formel ?[]? ist also der Platzhalter für den eigentlichen Wert einer SQL-Bedingung Feldname SQL-Operator ?[]?, also beispielsweise NAME = '?[]?'
Mit anderen Worten: zwischen den Begrenzern [? und ?] stehen jeweils durch einen Strich | getrennt die Bezeichnung des Feldes, die Formatierung des Feldes, die SQL-Bedingung bei Eingabe des Feldes (mit Feldname, SQL-Operator und Platzhalter ?[]?) sowie die Angabe einer Standardbedingung oder eines Standardwerts, falls im Eingabefeld NICHTS eingegeben wurde.

Zur Veranschaulichung wieder das bekannte Beispiel, nun mit alternativer Schreibweise:

1. PLZ-Gebiet:
   [?Bezeichnung:|Formatierung|Feldname SQL-Operator ?[]? |Standardbedingung?]
   [?PLZ-Gebiet:|CTEXT_____5|PLZ LIKE '?[]?*'|?]
   Dabei ist PLZ-Gebiet die Bezeichnung, CTEXT_____5 die Formatierung mit Feldformat = CTEXT_____ und Längenangabe = 5, PLZ der Feldname, LIKE der SQL-Operator und '?[]?*' der Wert mit dem Platzhalter ?[]? für die Eingabe. Als Standardbedingung ist nach dem letzten | nichts angegeben; wird bei PLZ-Gebiet nichts eingegeben, dann erscheint auch nichts für diese Felddefinition in der SQL-Bedingung. Das Feld PLZ-Gebiet wird dann also völlig ignoriert.
   
2. Name:
   [?Bezeichnung:|Formatierung|Feldname SQL-Operator ?[]? |Standardbedingung?]
   [?Name:|CTEXT_____|NAME LIKE '*?[]?*'|?]
   Dabei ist Name die Bezeichnung, CTEXT_____ die Formatierung mit Feldformat = CTEXT_____ ohne weitere Spezifikation, NAME der Feldname, LIKE der SQL-Operator und '*?[]?*' der Wert mit dem Platzhalter ?[]? für die Eingabe. Als Standardbedingung ist auch hier nach dem letzten | nichts angegeben, das Feld Name wird bei Nichteingabe also ebenfalls ignoriert.
   

Nun noch ein Beispiel mit Verwendung der Standardbedingung: Der Filter soll nun erweitert werden, so dass wahlweise auch nach anderen Ländern gesucht werden kann. Dazu wird die bisherige feste Bedingung LAND = 'DE' so geändert, dass auch ein Land eingegeben werden kann. Wird aber nichts eingegeben, dann bleibt es bei der Suche nach Personen in Deutschland (= Standardbedingung).
Aus LAND = 'DE' wird also [?Land:|CTEXT_____2|LAND = '?[]?'|LAND = 'DE'?]
Das können Sie jetzt sicher bereits problemlos lesen: Land ist die Bezeichnung, CTEXT_____2 die Formatierung mit Feldformat = CTEXT_____ und Längenangabe = 2, LAND = '?[]?' die SQL-Abfrage mit Feldname LAND, SQL-Operator '=' und Wert '?[]?' mit dem Platzhalter ?[]? für die Eingabe. Als Standardbedingung ist nach dem letzten | LAND = 'DE' angegeben; wird also KEIN Land eingegeben, dann wird LAND = 'DE' als SQL-Bedingung verwendet.
Die fertige Filterdefinition mit den drei Eingabefeldern sieht nun so aus:
  [?Land:|CTEXT_____2|LAND = '?[]?'|LAND = 'DE'?]
  [?PLZ-Gebiet:|CTEXT_____5| AND PLZ LIKE '?[]?*'|?]
  [?Name:|CTEXT_____| AND NAME LIKE '*?[]?*'|?]

Ergebnis: Wenn Sie nach Schuster im PLZ-Gebiet 7 suchen und dies so eingeben, dann wird diese Bedingung zusammengebaut: LAND = 'DE' AND PLZ LIKE '7*' AND NAME LIKE '*Schuster*'
Suchen Sie alle Personen im PLZ-Gebiet 7 und geben also im Namen nichts ein, dann wird die Bedingung so zusammengebaut: LAND = 'DE' AND PLZ LIKE '7*'

Drei letzte Beispiele sollen noch zeigen, dass auch mit nur einem definierten Eingabefeld in mehreren Tabellenfeldern gesucht werden kann. Dabei werden in der SQL-Abfrage mehrere SQL-Bedingungen verknüpft, die sich jeweils mit '*?[]?*' auf denselben eingegebenen Wert des Eingabefelds beziehen.
  1. [?Name:|CTEXT_____|SUCHCODE LIKE '*?[]?*' OR NAME LIKE '*?[]?*' OR VORNAME LIKE '*?[]?*'|?]
  2. [?Telefon:|CTEXT_____|TELEFON LIKE '*?[]?*' OR TELEFAX LIKE '*?[]?*' OR MOBIL LIKE '*?[]?*'|?]
  3. [?Adressart:|ADRESSART_|AART1 = '?[]?' OR AART2 = '?[]?' OR AART3 = '?[]?'|?]

Folgende Formatierungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung

Allgemeine Feldformate:
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
CTEXT_____	Erlaubt beliebige Texteingaben in beliebiger Länge.	[?Suchbegriff:|CTEXT_____|SUCHCODE LIKE '*?[]?*'|?]
CTEXT_____5	Längenangabe: Erlaubt beliebige Texteingaben in maximaler Länge 5 Stellen.	[?PLZ-Gebiet:|CTEXT_____5| AND PLZ LIKE '?[]?*'|?]
CTEXT_____2;DE	Längenangabe und Vorgabewert: Gibt im Feld bereits einen Wert 'DE' vor.	[?Land:|CTEXT_____2;DE| AND LAND = '?[]?'|?]
CTEXT_____4;$Jahr$	Längenangabe und Vorgabewert: Gibt im Feld bereits das aktuelle Jahr vor.	[?Jahr:|CTEXT_____4;$Jahr$| AND Year(DATUM) = ?[]?|?]
CINT______	Erlaubt nur numerische Eingaben (Zahlen) in beliebiger Länge.	[?Schlüssel:|CINT______|KEY = ?[]?|?]
CINT______2	Längenangabe: Erlaubt numerische Eingaben in maximaler Länge 2 Stellen.	[?Monat:|CINT______2| AND Month(DATUM) = ?[]?|?]
CDATE_____	Erlaubt die Auswahl eines Datums in einem Datumsfeld.	[?Letzter Kontakt vor:|CDATE_____| AND KONTAKT2 <= ?[]?|?]
CDATE_____;$Jahresanfang$	Gibt dem Datumsfeld den 01.01. des aktuellen Jahres vor.	[?Letzter Kontakt vor:|CDATE_____;$Jahresanfang$| AND KONTAKT2 <= ?[]?|?]
CDATE_____;$Jahresende$	Gibt dem Datumsfeld den 31.12. des aktuellen Jahres vor.	[?Termine bis:|CDATE_____;$Jahresende$| AND TERMIN <= ?[]?|?]
CHECKBOX__	Erstellt eine Checkbox für Ja/Nein-Abfragen.	[?Merker:|CHECKBOX__| AND MERKER = ?[]?|?] [?E-Mail erfasst?:|CHECKBOX__| AND NOT ISNULL(EMAIL) = ?[]?|?]
CLISTE____;Liste	Referenzdaten-Auswahlliste zu einem Zusatzfeld im Format 'Liste'.	[?MeineListe:|CLISTE____;MeineListe| AND FELD01 = '?[]?'|?]
Feldformate speziell für Adressen:
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
ROLLE_____	Auswahlliste zur Auswahl einer definierten Rolle.	[?Rolle:|ROLLE_____|ROLLEN LIKE '*?[]?*'|?]
ADRESSTYP_	Auswahlliste zur Auswahl einer definierten Adress-Kategorie.	[?Kategorie:|ADRESSTYP_| AND KATEGORIE = '?[]?'|?]
ADRESSART_	Auswahlliste zur Auswahl einer definierten Adressart.	[?Adressart:|ADRESSART_| AND (AART1 = '?[]?' OR AART2 = '?[]?' OR AART3 = '?[]?')|?]
MITARBEITE	Auswahlliste zur Auswahl eines Mitarbeiters.	[?Mitarbeiter:|MITARBEITE| AND MITARBEITER = ?[]?|?]
VERMITTLER	Auswahlliste zur Auswahl eines Vermittlers.	[?Vermittler:|VERMITTLER| AND VERMITTLER = ?[]?|?]
KONFESSION	Erstellt eine Auswahlliste mit Konfessionen.	[?Konfession:|KONFESSION| AND KONFESSION='?[]?'|?]
CLISTE____;Nationalität	Erstellt eine Auswahlliste mit Nationalitäten.	[?Nationalität:|CLISTE____;Nationalität| AND NATIONALITAET LIKE '?[]?*'|?]
FAMSTAND__	Erstellt eine Auswahlliste mit Familienstand.	[?Familienstand:|FAMSTAND__| AND FAMSTAND = '?[]?'|?]
SPRACHE___	Erstellt eine Auswahlliste mit Sprachen.	[?Sprache:|SPRACHE___| AND SPRACHE='?[]?'|?]
CLISTE____;Beruf	Erstellt eine Auswahlliste mit Berufen.	[?Beruf:|CLISTE____;Beruf| AND BERUF = '?[]?'|?]
CLISTE____;Notiz-ADR	Erstellt eine Auswahlliste mit Notiz-Vorlagen.	[?Kurznotiz:|CLISTE____;Notiz-ADR| AND NOTIZ = '?[]?'|?]
Feldformate speziell für Aufträge:
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
KUNDE_____	Eingabefeld des Adress-Schlüssels (Key) mit Auswahlmöglichkeit einer Kundenadresse über eine Liste.	[?Kunde:|KUNDE_____|AKEY = ?[]?|?]
VERMITTLER	Auswahlliste zur Auswahl eines Vermittlers.	[?Vermittler:|VERMITTLER| AND VERMITTLER = ?[]?|?]
AUFART____	Auswahlliste zur Auswahl der Auftragsart.	[?Auftragsart:|AUFART____| AND AUFART = '?[]?'|?]
CLISTE____;Versandart	Erstellt eine Auswahlliste mit Versandarten.	[?Versandart:|CLISTE____;Versandart| AND VERSANDART = '?[]?'|?]
CLISTE____;Notiz-AUF	Erstellt eine Auswahlliste mit Notiz-Vorlagen.	[?Kurznotiz:|CLISTE____;Notiz-AUF| AND NOTIZ = '?[]?'|?]
Feldformate speziell für Artikel:
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
ADRESSE___	Eingabefeld des Adress-Schlüssels (Key) mit Auswahlmöglichkeit einer Adresse über eine Liste.	[?Adresse:|ADRESSE___|KEY1 = ?[]?|?]
LIEFERANT_	Auswahlliste zur Auswahl eines Lieferanten.	[?Lieferant:|LIEFERANT_| AND LIEFERANT = ?[]?|?]
PRODGRUPPE	Auswahlliste zur Auswahl einer Produktgruppe.	[?Produktgruppe:|PRODGRUPPE| AND PRODGRUPPE = '?[]?'|?]
CLISTE____;Einheit	Erstellt eine Auswahlliste mit Einheiten.	[?Einheit:|CLISTE____;Einheit| AND EINHEIT = '?[]?'|?]
CLISTE____;Notiz-ART	Erstellt eine Auswahlliste mit Notiz-Vorlagen.	[?Kurznotiz:|CLISTE____;Notiz-ART| AND NOTIZ = '?[]?'|?]
Feldformate speziell für Einnahmen bzw. Ausgaben:
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
KUNDE_____	Eingabefeld des Adress-Schlüssels (Key) mit Auswahlmöglichkeit einer Kundenadresse über eine Liste.	[?Kunde:|KUNDE_____|AKEY = ?[]?|?]
AUFART____	Auswahlliste zur Auswahl der Auftragsart.	[?Auftragsart:|AUFART____| AND AUFART = '?[]?'|?]
LIEFERANT_	Auswahlliste zur Auswahl eines Lieferanten.	[?Lieferant:|LIEFERANT_|LIEFERANT = ?[]?|?]
AUSGABEART	Auswahlliste zur Auswahl einer Ausgabeart.	[?Ausgabeart:|AUSGABEART| AND AUSGABEART = '?[]?'|?]
Feldformate speziell für Aufgaben, Termine und Ereignisse (History):
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
ADRESSE___	Eingabefeld des Adress-Schlüssels (Key) mit Auswahlmöglichkeit einer Adresse über eine Liste.	[?Adresse:|ADRESSE___|KEY1 = ?[]?|?]
PRIORITAET	Auswahlliste zur Auswahl einer Priorität.	[?Bearbeiter:|PRIORITAET| AND PRIORITAET = '?[]?'|?]
BEARBEITER	Auswahlliste zur Auswahl eines definierten Bearbeiters.	[?Bearbeiter:|BEARBEITER| AND BEARBEITER = '?[]?'|?]
AUFGSTATUS	Eingabefeld mit Auswahlliste zur Auswahl eines Aufgabestatus.	[?Aufgabestatus:|AUFGSTATUS| AND STATUSTEXT LIKE '?[]?*'|?]
TERMSTATUS	Eingabefeld mit Auswahlliste zur Auswahl eines Terminstatus.	[?Terminstatus:|TERMSTATUS| AND STATUSTEXT LIKE '?[]?*'|?]
AUFGABE___	Eingabefeld mit Auswahlliste zur Auswahl einer Aufgabevorlage.	[?Aufgabe:|AUFGABE___| AND AUFGABE LIKE '?[]?*'|?]
GRUND_____	Eingabefeld mit Auswahlliste zur Auswahl eines Termingrundes.	[?Termingrund:|GRUND_____| AND GRUND LIKE '?[]?*'|?]
EREIGNIS__	Eingabefeld mit Auswahlliste zur Auswahl einer Ereignisvorlage.	[?Ereignis:|EREIGNIS__| AND EREIGNIS LIKE '?[]?*'|?]
Feldformate speziell für die Korrespondenz (Postbuch):
Formatierung	Bedeutung	Beispiele
ADRESSE___	Eingabefeld des Adress-Schlüssels (Key) mit Auswahlmöglichkeit einer Adresse über eine Liste.	[?Empfänger:|ADRESSE___|KEY = ?[]?|?]
DOKTYP____	Auswahlliste zur Auswahl einer definierten Dokument-Kategorie.	[?Kategorie:|DOKTYP____| AND KATEGORIE = '?[]?'|?]

Drucklisten

Drucklisten stimmen in ihrer Funktion mit Berichten überein. Allerdings sind sie technisch sehr einfach aufgebaut und lassen daher - im Gegensatz zu den Berichten - keine beliebige Art von Datenkombination zu. Sie lassen sich auch nicht beliebig gestalten, wie es bei Berichten (allerdings nur mit HTML-Kenntnissen) möglich ist. Dafür sind Drucklistendefinitionen sehr einfach zu verändern oder neu zu erstellen.

Allgemeine Einstellungen für alle Drucklisten vornehmen

Als zweite Möglichkeit können Sie für jede Drucklistenabfrage ein individuelles Layout definieren.

Dazu klicken Sie im Untermenü "Drucken" auf den Untermenüpunkt "Alle Drucklisten". Wählen Sie im Fenster "Druckliste" die betreffende Drucklistenabfrage aus und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Im Reiter "Eigenschaften" des Fensters "Druckliste bearbeiten" klicken Sie auf die Schaltfläche Druckerdefinition. Nun können Sie das Layout der Druckliste neu definieren, bzw. eine fertige Druckerdefinition dieser Druckliste zuordnen.

Drucklisten und Filter

So ändern oder kontrollieren Sie die Einstellung

1. Die Drucklistenfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" im Menüpunkt "Drucken" als Untermenüpunkt "Alle Drucklisten". Es öffnet sich das Fenster "Druckliste wählen".
   
2. Markieren Sie eine Drucklistenabfrage in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Fenster "Druckliste bearbeiten", in dem Sie dann auf den Reiter "Filterbedingung" klicken.
   
3. Hier befindet sich ein aufklappbares Listenfeld, in das Sie eine Filterabfrage hineinwählen können. Diejenige Filterabfrage, die in diesem Feld steht, wird im folgenden so lange auf die betreffende Druckliste angewandt, bis Sie der Druckliste wieder eine neue Filterabfrage zuweisen. Wenn das Listenfeld leer ist, wird die Drucklistenabfrage ohne vorhergehende Filterabfrage ausgeführt.
   

Eine Druckliste erstellen

1. Bevor Sie eine Druckliste erstellen, sollten Sie das gewünschte Ausgabegerät (Drucker bzw. Fax) bereits eingeschaltet haben.
   
2. Die Drucklistenfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" im Menüpunkt "Drucken". Es öffnet sich ein Untermenü mit allen in dieser Rubrik definierten Drucklistenabfragen.
   
3. Klicken Sie nun auf diejenige Drucklistenabfrage, die Sie ausgeführt haben möchten. Es erfolgt dann
   - entweder gleich der Druckvorgang.
   - oder es öffnet sich der definierte Filter. Hier können Sie dann Filterkriterien eingeben.
   

Eine Drucklistendefinition ändern

1. Die Drucklistenfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" im Menüpunkt "Drucken" als Untermenüpunkt "Alle Drucklisten". Es öffnet sich das Fenster "Druckliste wählen".
   
2. Markieren Sie die zu ändernde Drucklistendefinition und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Nun öffnet sich das Fenster "Druckliste bearbeiten".
   
3. Ändern Sie die Bezeichnung der Druckliste, wenn Sie möchten.
   
4. Wenn die Druckliste eine Summenzeile enthalten soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Mit Summenzeile".
   
5. Überprüfen Sie nun, ob die gewählten Felder der Haupttabelle Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie können nun aus den verfügbaren Feldern neue Felder zu den gewählten Feldern hinzufügen oder Felder aus der Liste der gewählten Felder entfernen. Dies geht mit Markieren des entsprechenden Feldes und mit Klick auf die Schaltfläche ">" oder "<". Wenn Sie die Überschrift oder die Feldgröße verändern wollen, klicken Sie zweimal darauf und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun die Änderung vornehmen können. Bestimmen Sie, nach welchem Feld die Druckliste sortiert sein soll.
   
6. Als nächstes können Sie die Felder der Untertabelle bearbeiten. Mit ihr verfahren Sie genau wie mit der Haupttabelle.
   
7. Im Reiter "Filterbedingung" können Sie eine Filterabfrage wählen, die der Drucklistenabfrage vorangestellt wird, damit diese konkretisiert wird.
   

Eine neue Drucklistendefinition erstellen

1. Die Drucklistenfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" im Menüpunkt "Drucken" als Untermenüpunkt "Alle Drucklisten". Es öffnet sich das Fenster "Druckliste wählen".
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Nun öffnet sich das Fenster "Neue Druckliste".
3. Geben Sie als erstes eine zutreffende Bezeichnung in das Eingabefeld "Bezeichnung" ein.
4. Wenn die Druckliste eine Summenzeile enthalten soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Mit Summenzeile".
5. Wählen Sie nun eine Haupttabelle aus. Abhängig von der aktuellen Rubrik (Kunden, Aufträge und Artikel) werden die zur Verfügung stehenden Tabellen angezeigt.
6. Es erscheinen die verfügbaren Felder, die zu der ausgewählten Haupttabelle gehören. Sie entscheiden nun, welche Felder Sie mit Markieren und Klick auf die Schaltfläche ">" übernehmen wollen. Wenn Sie die Überschrift oder die Feldgröße verändern wollen, klicken Sie zweimal darauf und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun die Änderung vornehmen können. Bestimmen Sie, nach welchem Feld Sie die Druckliste sortieren wollen.
7. Als nächstes können Sie eine Untertabelle auswählen. Mit ihr verfahren Sie so, wie mit der Haupttabelle. Welche Untertabellen zur Verfügung stehen ist abhängig von der gewählten Haupttabelle.
8. Mit Klick auf die Schaltfläche Druckerdefinition öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Layout der Druckliste neu definieren, bzw. eine fertige Druckerdefinition dieser Druckliste zuordnen können.
9. Im Reiter "Filterbedingung" können Sie eine der für die aktuelle Rubrik zur Verfügung stehenden Filterabfragen wählen, die der Drucklistenabfrage vorangestellt wird, damit diese konkretisiert wird.

Berichte

Da die Berichte durch die Verwendung von SQL-Abfragen sehr flexibel sind, ist beinahe jede beliebige Kombination von Daten möglich. Berichte sind damit sozusagen eine technisch ausgereiftere Version der Drucklisten. Doch können Sie sich jederzeit an unsere Programmierer wenden, wenn Sie einen Bericht benötigen, der so noch nicht in ezAuftrag vorliegt. Für die technisch versierteren Anwender bietet die Berichtsfunktion komfortable Zugangsmöglichkeiten für die Erstellung neuer Berichte.

ezAuftrag unterstützt verschiedene Arten von Berichte - HTML-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen - die Sie jeweils nach Ihren Vorstellungen gestalten können. Beispielsweise könnten Sie Ihren Briefkopf in die Datei einfügen oder diese farblich umgestalten.
Ein weiterer Vorteil von Berichten ist, dass diese nicht wie Drucklisten gleich als Druckauftrag an den Drucker gesendet werden, sondern über den Browser bzw. Word oder Excel angezeigt werden. Auf diese Weise haben Sie eine komfortable Vorschau der Datenübersicht, die Sie über die vom Browser bereitgestellten Funktionen sogar weiterbearbeiten können.

Berichte und Filter

So ändern oder kontrollieren Sie die Einstellung

1. Die Berichtsfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" als Menüpunkt "Berichte" oder bei einer geöffneten Liste oder eines Datensatzes im Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" bzw. alternativ aus dem Pull-Down-Menü mit Klick der rechten Maustaste (Kontextmenü). Es öffnet sich das Fenster "Bericht wählen".
   
2. Markieren Sie einen Bericht in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Fenster "Bericht bearbeiten".
   
3. Hier befindet sich eine Auswahlliste mit allen hier möglichen Filtern, von denen Sie eine auswählen können. Alternativ kann eine Filterbedingung auch frei eingegeben werden. Der gewählte Filter bzw. die Filterbedingung wird dann beim Erstellen diesen Berichts verwendet. Ist die Filterbedingung leer, dann wird der Bericht ohne vorhergehende Filterabfrage ausgeführt.
   

Einen Bericht erstellen

1. Die Berichtsfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" als Menüpunkt "Berichte" oder bei einer geöffneten Liste oder eines Datensatzes im Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" bzw. im Kontextmenü (rechte Mausklick). Es öffnet sich das Fenster "Bericht wählen".
   
2. Markieren Sie einen Bericht in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Erstellen.
   
3. Wenn ein Filter für diesen Bericht eingestellt wurde (siehe Lektion Berichte und Filter), öffnet sich das Fenster "Filterkriterien". Hier können Sie nun eingeben inwiefern Sie den Bericht differenzieren möchten. Mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Filterkriterien" bestätigen Sie Ihre Eingabe. Nun wird der Bericht automatisch erstellt. Es öffnet sich der Browser und der Bericht wird angezeigt.
   
4. Wenn kein Filter für diesen Bericht eingestellt wurde, öffnet sich der Browser sofort nachdem Sie auf die Schaltfläche Erstellen des Fensters "Bericht wählen" geklickt haben und zeigt den Bericht an.
   

Der Bericht wird aber nicht angezeigt!
Welche Anwendung (Programm) zum Öffnen eines Berichtes verwendet wird hängt von Ihrem System ab:
In Windows wird jede Datei-Endung (z.B. .doc oder .html) mit einem bestimmten Programm verknüpft, welches dann verwendet wird, wenn eine solche Datei angezeigt, bearbeitet oder geöffnet werden soll. Das können Sie leicht selbst feststellen, indem Sie im Explorer auf eine bestimmte Datei doppelklicken: auf einer html-Datei (Bericht) sollte ein Web-Browser starten, z.B. der Internet-Explorer oder Netscape oder Opera, je nach Einstellung in Ihrem System.

So erstellen bzw. korrigieren Sie eine solche Verknüpfung

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.
2. Gehen Sie in einen Ordner mit einem Bericht (html-Datei).
3. Markieren Sie eine Datei durch einen einzelnen Mausklick auf diese.
4. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie nun mit der RECHTEN Maustaste auf den markierten Dateinamen.
5. Klicken Sie in dem erschienenen Menü auf den Eintrag 'Öffnen mit...'.
6. Wählen Sie nun das Programm, mit dem ein Bericht geöffnet werden soll, z.B. den Internet-Explorer (iexplore).
7. Zur dauerhaften Verknüpfung setzen Sie das Häkchen bei: 'Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen'.
8. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche OK.
9. Fertig. Ab jetzt startet beim Öffnen eines Berichts immer das gewählte Programm.

Eine Berichtsdefinition ändern

1. Die Berichtsfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" als Menüpunkt "Berichte" oder bei einer geöffneten Liste oder eines Datensatzes im Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" bzw. im Kontextmenü. Es öffnet sich das Fenster "Bericht wählen".
   
2. Markieren Sie denjenigen Bericht in der Liste, den Sie ändern möchten, und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Fenster "Bericht bearbeiten"
   
3. Im Eingabefeld "Bezeichnung" können Sie nun einen neuen Berichtsnamen eingeben.
   
4. Mit Klick auf das Ordner-Icon neben dem Eingabefeld "Vorlagedatei" öffnet sich der Editor mit dem Quellcode. Sie können nun den Quellcode ändern.
   
5. In der Auswahlliste "Filterbedingung" können Sie bei Bedarf eine Filterabfrage auswählen oder eine Filterbedingung frei eingeben. Damit haben Sie ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie den Inhalt des Berichts an Ihren Bedarf anpassen können. Siehe Lektion Berichte und Filter
   
6. Bei einem HTML-Bericht können Sie im Reiter "Einstellungen" noch Anpassungen zur Darstellung vornehmen:
   - Im Eingabefeld "Schriftart" können Sie die Schriftart definieren.
   - In den folgenden tabellenartig gegliederten Eingabefeldern können Sie den Bericht gestalten, ohne dass Sie im Quellcode arbeiten müssen. Dazu ist zu sagen, dass die Elemente (Bericht, Titel, Schrift 3, Schrift 4, Schrift 5), die Sie gestalten können, im Quellcode innerhalb von CSS als Klassen definiert sind, sogenannte CSS-Style-Sheets. Am besten können Sie das am Beispiel des Berichts "Kundenliste" erkennen, da dieser Bericht alle Elemente beinhaltet.
   

   Elementname in ezAuftrag	Elementname als Klasse im Quellcode	Bedeutung für den Bericht
   Bericht	Body	Alles, was nicht anders definiert ist, erscheint in der dort festgelegten Schriftgröße, Schrifttyp, Ausrichtung, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe.
   Titel	Report	Überschrift des Berichts. Im Beispiel: "Kundenliste".
   Schrift 3	Block	Überschrift der einzelnen Blöcke. Allerdings sind die wenigsten Berichte in Blöcke gegliedert, deshalb kommt diese Klasse sehr wenig zum Einsatz.
   Schrift 4	Titel	Überschriftzeile in der Tabelle.
   Schrift 5	Daten	Daten in der Tabelle.

7. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Bericht bearbeiten". Es öffnet sich das Fenster "Bericht wählen", in dessen Liste der veränderte Bericht erscheint. Mit Klick auf die Schaltfläche Erstellen öffnet sich die entsprechende verknüpfte Anwendung (Browser, Word, Excel) und der Bericht wird angezeigt.
   

Eine neue Berichtsdefinition erstellen

So geht das:

1. Die Berichtsfunktion finden Sie jeweils im Hauptmenü "Kunde", "Auftrag" und "Artikel" als Menüpunkt "Berichte" oder bei einer geöffneten Liste oder eines Datensatzes im Hauptmenüpunkt "Bearbeiten" bzw. im Kontextmenü. Es öffnet sich das Fenster "Bericht wählen".
   
2. Klicken auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das Fenster "Bericht bearbeiten".
   
3. Im Eingabefeld "Bezeichnung" können Sie nun einen neuen Berichtsnamen eingeben.
   
4. Nun wählen Sie eine Vorlagedatei. Dies geht über das Icon mit den drei Punkten '...' neben dem Eingabefeld "Vorlagedatei".
   
5. Im folgenden fahren Sie fort wie unter "Eine Berichtsdefinition ändern" beschrieben.
   

Eigene Listen

"Eigene Listen" ist eine Funktion, die über SQL-Abfragen bedient wird. Für das Erzeugen einfacher SQL-Abfragen steht eine unterstützende Eingabemaske zur Verfügung. Falls Sie sich jedoch in SQL-Abfragen auskennen, können Sie die Abfrage direkt in das SQL-Feld der Eingabemaske schreiben.

Eigene Listen werden automatisch gepflegt. Sobald Sie also eine neue Adresse anlegen bzw. ändern, und diese den Bedingungen einer bestimmten eigenen Liste entspricht, so wird diese automatisch in diese eigene Liste übernommen. Falls Sie also beispielsweise eine eigene Liste angelegt haben, die alle Adressen mit einer E-Mail-Adresse anzeigt, so werden Adressen automatisch zu dieser Liste hinzugefügt wenn die Adresse eine E-Mail-Adresse besitzt bzw. werden aus dieser Liste wieder entfernt, wenn die Adresse KEINE E-Mail-Adresse mehr enthält.

Die eigenen Listen finden Sie nach ihrer Erstellung unter dem Hauptmenüpunkt "Kunde" oder "Auftrag" in der Funktion "Eigene Listen".

Eine eigene Liste erstellen

So geht das:

1. Die eigenen Listen finden Sie im Hauptmenü "Kunde" oder "Auftrag" im Menüpunkt "Eigene Listen" als Untermenüpunkt "Alle Listendefinitionen". Es öffnet sich das Fenster "Listendefinitionen".
2. Im Fenster "Listendefinitionen" klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie kopieren nicht und es öffnet sich das Fenster "Neue Listendefinition".
3. Im Fenster "Neue Listendefinition" geben Sie in das Feld "Bezeichnung" eine passende Bezeichnung ein. Für unser Beispiel würde die Bezeichnung "Adressen mit eingetragener E-Mail-Adresse" passen.
4. Dann wählen Sie im Feld "Haupttabelle" die Tabelle "ADRESSEN" aus. Es ist sinnvoll die Adressen nach dem Suchbegriff zu sortieren. Deshalb wählen Sie "SUCHCODE" in das Feld "sortieren nach".
5. Nun wählen Sie die gewünschten Felder der Liste aus. Dazu markieren Sie das entsprechende Feld im Feld "Felder - verfügbar" und transferieren es per Klick auf die '>'-Schaltfläche in das Feld "Gewählte Felder". Für unsere Beispielliste sind das die Felder "SUCHCODE" (für den Suchbegriff), "EMAIL" (für die E-Mail-Adresse), "TELEFON" (für die Telefonnummer), "STRASSE", "PLZ" und "WOHNORT" (für die komplette Anschrift).
6. Jetzt wird die Filterabfrage gesetzt. Es sollen ja nur Adressen mit einer eingetragenen E-Mail-Adresse angezeigt werden. Dies erreichen Sie, indem Sie in das Feld "Filterbedingung" folgende Filterabfrage schreiben: EMAIL LIKE "*@*". Mehr dazu finden Sie unter "Filtermöglichkeiten"
7. Nun können Sie überprüfen, ob die Liste richtig definiert wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Prüfen. Wenn alles stimmt, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Listendefinitionen".

Schnittstellen

MS Word / LibreOffice Writer

Mehr dazu finden Sie in den Lektionen Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht) und Die Vorlagenverwaltung.

E-Mail

• Über die interne Korrespondenz-Funktion
• Über den internen E-Mail-Dialog
• Über das E-Mail-Programm, welches auf dem Rechner als Standard-MAPI-Programm definiert ist
• Über Outlook (mailto:)

SMS

Die SMS-Anmeldung

Hier können Sie sich einen Testzugang oder gleich eine Lizenz besorgen. Um sich für den SMS-Versand anzumelden, gehen Sie wie folgt vor:

Absender
Hier können Sie Ihre Absender-Nr. (Mobilfunknummer) eingeben. Die Anmeldung mit der Absender-Nr. bewirkt, dass diese bei jedem SMS-Versand angezeigt wird.
Hinweis: Dadurch wird der Versand pro SMS etwas teurer.

Benutzer und Passwort
Sie geben hier einen Benutzername und ein Passwort ein. Beides wird Ihnen nach der Freischaltung durch den SMS-Anbieter "Mobile Marketing System" mitgeteilt.

So besorgen Sie sich einen Testzugang:
Mit Klick auf die Schaltfläche Anmeldung (oder auch auf das "SMS"-Bildchen links oben im Fenster) gelangen Sie auf das Anmelde-Formular von "Mobile Marketing System" im Internet. Dort können Sie sich über die Preise und Allgemeine Geschäftsbedingungen informieren und die Anmeldung vornehmen.

CTI-Telefonie über TAPI oder VoIP

Die Voraussetzung für die Anwahl über eine CTI-Verbindung ist entweder eine TAPI-Schnittstelle mit einem TAPI-fähigen Telefon oder Telefonanlage (Beispiel: Gigaset oder Auerswald).
Oder VoIP über einen VoIP-Anbieter und ein SIP-Softphone zur Verbindung mit dem Computer.

Zu TAPI: Die beste Kontrolle, ob die Anwahl über TAPI funktioniert, ist die Windows Wählhilfe. Funktioniert diese, dann klappt auch die Anwahl über TAPI. Die Einstellungen können Sie über Menü "Einstellungen" - "Optionen" vornehmen. Dazu klicken Sie im Fenster "Optionen" auf den Reiter "Kommunikation". Um den richtigen TAPI-Treiber zu wählen klicken Sie einfach auf "Einstellungen" - "TAPI-Eigenschaften".

Technische Erläuterung

Zuerst einmal etwas Hintergundwissen, eine kleine technische Erläuterung: wie funktioniert die Telefonie über VoIP im Vergleich zu TAPI und dem herkömmlichen Festnetz:
Im Prinzip wird immer dasselbe benötigt:

1. einen Telefonanbieter, der die Rufnummer zur Verfügung stellt und die Abrechnungen macht
2. eine Verbindung von einem Router oder Endgerät zu diesem Anbieter
3. das Endgerät zum Telefonieren

Beim Festnetz ist das bekanntermaßen so:

1. der Anbieter ist zum Beispiel die Telekom oder Vodafone oder Swisscom
2. der Telefonanschluss muss freigeschaltet sein
3. ein normales Telefon oder auch Telefonanlage wird angeschlossen

Mit CTI (computerunterstützte Telefonie) kommt noch ein 4. Punkt dazu, die Verbindung zum Computer.

Bei TAPI sieht das so aus:

1. der Anbieter ist unverändert zum Beispiel die Telekom oder Vodafone oder Swisscom
2. der Telefonanschluss muss freigeschaltet sein
3. ein TAPI-fähiges Telefon (z.B. Gigaset mit QuickSync) oder auch eine Telefonanlage (z.B. Auerswald) wird angeschlossen
4. die Verbindung zum Computer läuft über die TAPI-Schnittstelle, dann kann am Computer telefoniert werden

Bei VoIP sieht das nun ein bisschen anders aus:

1. der Anbieter der VoIP-Telefonie kann der Festnetz-Anbieter sein (muss man erfragen) oder ein eigener VoIP-Anbieter, wie z.B. https://www.sipgate.de/ oder https://www.easybell.de/voip-anbieter/ oder https://www.netvoip.ch/ oder https://www.phonestar.ch/ oder https://www.sipcall.ch/
2. Voice over IP basiert auf dem sogenannten SIP-Protokoll (Session Initiation Protocol), über das Anrufe aufgebaut und verwaltet werden. Man benötigt also einen SIP-Anbieter wie gerade beschrieben: der Festnetz-Anbieter oder ein spezialisierter VoIP-Anbieter.
3. das Gerät zum Telefonieren kann nun ein Headset sein oder ein Notebook mit Mikrofon und Lautsprecher oder auch ein Handy
4. die Verbindung zum Computer läuft über ein sogenanntes SoftPhone wie PhonerLite oder Zoiper, dann kann am Computer telefoniert werden

Telefonnotiz

Zusätzlich können Sie sich zum Telefonieren eine Telefonnotiz anzeigen lassen: damit wird ein Fenster geöffnet zur Eingabe einer Notiz zum Telefonat. Diese Telefonnotiz kann dann als Aufgabe, Termin oder Ereignis abgelegt werden.

Datum und Uhrzeit: Bereits beim Öffnen der Telefonnotiz sind Datum und Uhrzeit bereits eingetragen, so dass die Telefonnotiz sofort als Aufgabe mit aktuellem Datum oder als Termin oder Ereignis mit aktuellem Zeitpunkt verwendet werden kann. Aber natürlich können Datum und Uhrzeit noch beliebig verändert werden, um beispielsweise sofort nach dem Telefonat einen abgemachten Termin einzutragen.

Priorität und Bearbeiter: Die beiden Felder Priorität und Bearbeiter dienen nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung der Aufgabe oder des Termins oder Ereignisses und können dann beispielsweise zum späteren Filtern und Sortieren in der Aufgaben-, Termin- bzw. Ereignisliste verwendet werden, wenn die Telefonnotiz entsprechend gespeichert wurde.

Grund, Notiz und Bemerkung: Hier können Sie quasi als Notizzettel während des Telefonierens einen Grund, eine kurze Notiz und einen beliebigen Fließtext eingeben. Nach dem Telefonat kann die Telefonnotiz dann entweder verworfen, also gelöscht, oder als Aufgabe, Termin oder Ereignis gespeichert werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche als Aufgabe wird die Telefonnotiz als Aufgabe bei der entsprechenden Person angelegt und steht wie alle anderen Aufgaben auch in der Aufgabenliste zur Verfügung.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche als Termin wird die Telefonnotiz als Termin bei der entsprechenden Person angelegt und steht wie alle anderen Termine auch in der Terminliste zur Verfügung.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche als Ereignis wird die Telefonnotiz einfach zum Dokumentieren des Telefonats als Eintrag in der Ereignisliste der entsprechenden Person eingetragen.

Hinweis: Über den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" - "Optionen" im Reiter "Kommunikation" - siehe Telefonie und E-Mail - können die beiden Funktionen 'Anwahl über CTI-Verbindung' und 'Telefonnotiz' aktiviert bzw. deaktiviert werden.

CAPI zur Anrufer-Erkennung

Mehr dazu finden Sie in der Lektion Telefonie und E-Mail.

IBAN-Prüfung

TWAIN (Scannen)

Mehr dazu finden Sie in der Lektion Die Dokumentfunktion (Reiter 'Dokumente').

Outlook

Die Möglichkeiten des Outlook-Abgleichs

1. Sie können Termine von ezAuftrag nach Outlook kopieren bzw. abgleichen. Dabei werden neu angelegte Termine sowie Änderungen von Termindaten nach Outlook übertragen.
   Wurde ein bereits früher nach Outlook übertragener Termin zwischenzeitlich in Outlook gelöscht, dann wird dieser Termin nur dann wieder nach Outlook übertragen, wenn die Option "in Outlook gelöschte Termine auch hier löschen" NICHT markiert ist. Ansonsten wird ein in Outlook gelöschter Termin nicht erneut nach Outlook übertragen sondern im Gegenteil auch in ezAuftrag gelöscht.
   Mit der zusätzlichen Option "hier gelöschte Termine auch in Outlook löschen" werden Termine, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in ezAuftrag gelöscht wurden, nun auch in Outlook gelöscht.
   

2. können Termine auch von Outlook nach ezAuftrag kopiert werden. Dabei werden bestehende Termine aus Outlook, die in ezAuftrag nicht vorhanden sind, nach ezAuftrag kopiert und dort wahlweise einer bestimmten Adresse oder jeweils einer speziell gewählten Adresse zugeordnet. Außerdem werden Änderungen von Termindaten ebenfalls nach ezAuftrag abgeglichen.
   Wenn gewünscht können die Termine sofort einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet werden.
   Mit der zusätzlichen Option "in Outlook gelöschte Termine auch hier löschen" werden Termine, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in Outlook gelöscht wurden, nun auch in ezAuftrag gelöscht.
   Hinweis: Es werden nur einzelne Termine, keine Terminserien, Ereignisse oder Ereignisserien aus Outlook nach ezAuftrag übertragen.

3. Sie können Adressen von ezAuftrag nach Outlook kopieren bzw. abgleichen. Dabei werden neu angelegte Adressen sowie Änderungen von Adressdaten nach Outlook übertragen und dort als Kontakte angelegt.
   Wurde eine bereits früher nach Outlook übertragene Adresse zwischenzeitlich in Outlook gelöscht, dann wird diese Adresse nur dann wieder nach Outlook übertragen, wenn die Option "in Outlook gelöschte Adressen auch hier löschen" NICHT markiert ist. Ansonsten wird eine in Outlook gelöschte Adresse nicht erneut nach Outlook übertragen sondern im Gegenteil auch in ezAuftrag gelöscht.
   Wenn gewünscht können auch die bei den Adressen eingetragenen Geburtstage nach Outlook übertragen werden, die dann dort als Geburtstags-Termine eingetragen werden.
   Mit der zusätzlichen Option "hier gelöschte Adressen auch in Outlook löschen" werden Adressen, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in ezAuftrag gelöscht wurden, nun auch in Outlook gelöscht.
   

4. können Adressen (Kontakte) auch von Outlook nach ezAuftrag kopiert werden. Dabei werden bestehende Adressen aus Outlook, die in ezAuftrag nicht vorhanden sind, nach ezAuftrag kopiert. Außerdem werden Änderungen von Adressdaten ebenfalls nach ezAuftrag abgeglichen.
   Mit der zusätzlichen Option "in Outlook gelöschte Adressen auch hier löschen" werden Adressen, die früher bereits mit Outlook abgeglichen wurden und zwischenzeitlich in Outlook gelöscht wurden, nun auch in ezAuftrag gelöscht.
   

Durchführen des Outlook-Abgleichs

Den Outlook-Abgleich finden Sie im Menü "Datei" unter "Outlook-Abgleich". Dabei öffnet sich dann der Dialog zum Outlook-Abgleich. Die zuvor verwendeten Optionen sind automatisch wieder voreingestellt.

Gestartet wird der Outlook-Abgleich mit Klick auf die Schaltfläche Abgleich starten. Dabei werden abhängig von den gerade markierten Optionen zuerst die Termine und dann die Adressen mit den Daten in Outlook abgeglichen.

Hinweis: Bevor Sie den Outlook-Abgleich durchführen sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen (siehe Kapitel Datensicherung). Nach dem Abgleich kontrollieren Sie am besten Ihren Datenbestand.

CIB pdf brewer

Der Druckertreiber CIB pdf brewer zum automatischen Erstellen von PDF-Dateien aus Worddokumenten kann in ezAuftrag auf verschiedene Art verwendet werden:

1. In einer Word-Vorlage kann als zu erstellendes Dokument anstelle eines Worddokuments mit der Datei-Erweiterung "doc" gleich eine PDF-Datei mit der Datei-Erweiterung "pdf" angegeben werden. Dann wird beim Verwenden dieser Vorlage direkt ein PDF-Dokument erzeugt.
2. In den Dokumentereitern abgelegte Worddokumente können mit einem Klick auf das CIB-Symbol direkt in eine PDF-Datei umgewandelt werden. Dabei ist egal, wie das Worddokument erstellt wurde, also in ezAuftrag oder nicht.

Unterschrifts-PAD

ezAuftrag 2.5.5 bietet die Möglichkeit, PDF-Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Die Voraussetzung dazu ist ein Unterschrifts-PAD "StepOver Signature PAD" der Firma StepOver GmbH - wie beispielsweise das naturaSign Pad Standard II - sowie die Software dazu zur sicheren handgeschriebenen e-Signatur eSignatureOffice Standard, ebenfalls von der Firma StepOver GmbH.
Damit können PDF-Dokumente direkt aus ezAuftrag heraus unterschrieben werden, einfach mit einem Klick auf das entsprechende Unterschrifts-Symbol im Dokumente-Reiter mit einer PDF-Datei.
Dabei kann über eine sogenannte Signaturschablone jeweils bestimmt werden, wieviele Unterschriftsfelder zum Unterschreiben an welcher Stelle des PDF-Dokuments platziert werden sollen.

DWA - Wirtschaftsauskunft

ezAuftrag 2.5.5 bietet eine Schnittstelle zum DWA-Internetportal. Die Preise des DWA-Service finden Sie auf der Internetseite von DWA. Um auf jene zu gelangen, klicken Sie im Fenster "DWA-Anmeldung" auf das DWA-Logo links oben. Auf der Internetseite können Sie sich dann als ezAuftrag 2.5.5-Kunde registrieren lassen. Sie erhalten dann eine Kundennummer, Benutzername und Passwort. Damit können Sie sich in Zukunft von ezAuftrag 2.5.5 aus für einen DWA-Service anmelden.

Google Maps

1. Bei den Schnittstellen. Dabei ist Google Maps in ezAuftrag 2.5.5 so eingerichtet, dass Ihre Adresse als Startadresse und die markierte Adresse als Zieladresse an Google Maps übermittelt wird.
   Mehr dazu finden Sie in der Lektion Verknüpfen einer Schnittstelle.
   
2. Direkt in der Adresseneingabemaske mit Klick auf die Symbol-Schaltfläche mit der Erdkugel hinter dem Eingabefeld für den Ort. Dabei wird die aktuelle Adresse direkt über Google-Maps angezeigt und kann damit überprüft werden.
   

Direktes Öffnen installierter Programme und Internetseiten

Mehr dazu finden Sie in der Lektion Eigene Verknüpfungen (Links).

Weiter zum Kapitel Datenexport und -import ...