Allgemeine Einführung

Darüber hinaus steht Ihnen selbstverständlich auch eine netzwerkfähige Version der Seminarsoftware zur Kurs- und Teilnehmerverwaltung ezKurs 2.8.5 zur Verfügung.

Da wir großen Wert auf die Zufriedenheit unserer Kunden legen, können Sie bei Anregungen und Verbesserungsvorschlägen sowie bei Fragen über unsere ständig besetzte Hotline direkt mit den Entwicklern von ezKurs 2.8.5 sprechen (siehe Kapitel Kontaktmöglichkeiten).

In diesem Kapitel finden Sie einen Überblick über den Leistungsumfang und die verfügbaren Zusatzmodule sowie allgemeine Informationen zu ezKurs.

Beschreibung

Mit leistungsstarker Aufgaben- und Terminverwaltung, komfortablem Postbuch zur Korrespondenz über Word, viele mitgelieferte Word-Dokumentvorlagen, beispielsweise für Kursbestätigungen und Zertifikate, Rechnungen und Mahnungen, beliebige sonstige Anschreiben und Kurzbriefe.

Skalierbar - Die Standardversion von ezKurs 2.8.5 erlaubt die Eingabe von unbeschränkt vielen Personen mit Beziehungen, Seminaren oder Kursen mit Teilnehmer*innen sowie Aufgaben, Terminen, Ereignissen und Dokumenten auf einem Arbeitsplatz.

Netzwerkinstallation: Die Seminarsoftware zur Kurs- und Teilnehmerverwaltung ist auch als netzwerkfähige Version erhältlich. Damit können unter einem Netzwerk (z.B. Windows Server, NAS-Server, Linux-Server, Novell NetWare und weitere) bis zu fünf Benutzer gleichzeitig mit ezKurs 2.8.5 arbeiten.
Mit der SQL-Version unter einem Microsoft SQL-Server können auch unbegrenzt viele Benutzer mit ezKurs 2.8.5 arbeiten.

Flexibel - Als Zusatzmodul gibt es eine Benutzerverwaltung für mehrere Benutzer. Damit wird über ein intelligentes System mit Benutzerkennung und Kennwort gesteuert, welche Funktionen und Zugriffsrechte der einzelne Benutzer hat. Vergeben werden die Rechte von einem Administrator.

Ebenfalls optional ist eine Schnittstelle zu |ezBank| zur automatischen Erfassung von Einziehungen aus den Kursteilnahmen und Rechnungen und Erstellen der SEPA-Dateien für den elektronischen Zahlungsverkehr mit der Bank.

Merkmale

• Verwaltung von Seminaren und Kursen aller Bereiche (z. B. Sprache, Tanz, Sport).
• Beliebig viele Personen, Kurse, Anmeldungen, Aufträge, Rechnungen, Termine und Dokumente.
• Übersichtlich strukturiertes Dashboard mit einer Vielzahl von Informationen und Funktionen zu aktuellen Kursen und Aufträgen.
• Flexible Rollenverwaltung: bis zu 8 frei definierbare Rollen (z. B. Teilnehmer*in, Trainer*in, Mitarbeiter*in, Partner*in, Lieferant*in, Behörde).
• Abbildung von Beziehungen, Haushalten und Partnerzuordnungen.

• Auftragsbearbeitung mit Artikeln, Freitexten, Rechnungen (inkl. X-Rechnung) und Mahnwesen.
• Einnahmen-/Ausgaben-Erfassung und Gewinnermittlung.
• Charts zur grafischen Darstellung verschiedener Daten wie Umsatzzahlen und Statistiken.
• Startfenster mit Übersicht zu offenen Rechnungen (überfällig, fällig, noch nicht geschrieben).

• Erstellung von Einzel- und Seriendokumenten (Word, Excel, E-Mail, RTF, PDF).
• Automatische PDF-Erstellung (CIB pdf brewer) und digitale Signatur via Unterschriften-Pad.
• Vorlagenverwaltung mit Beispielen für Teilnahmebestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Zertifikate und vieles mehr.
• Direkter Dokumentenimport per Scanner oder Diktataufnahme über Mikrofon.
• Export nach ILIAS und Datenexport für Serienbriefe.

• Aufgaben- und Terminverwaltung mit Kalender und Ereignistabelle.
• Erinnerungsfunktionen (Geburtstage, Termine), Merklisten und Anruferliste.
• Telefonintegration: CTI-Telefonie über TAPI oder VoIP (SIP-Softphone) sowie Anruferkennung.
• Outlook-Abgleich, Dublettensuche und Massenänderungen.
• Import/Export von vCard- und iCalendar-Dateien zur Synchronisation mit Smartphones und PCs.

• Intuitive Benutzeroberfläche mit vielen individuellen Einstellungsmöglichkeiten.
• Frei definierbare Eingabemasken mit bis zu 42 eigenen Feldern.
• Intelligente Such- und Filterfunktionen inkl. phonetischer Suche (Maier/Mayer/Meier etc.).
• Anpassbare Listenansichten mit Spalten, Farben und Filterbar.
• Optional in der Systemablage (SysTray) für Funktionen und Anzeigen von Fehlermeldungen.

• Archivierungsfunktion zum Verschieben von seit Jahren inaktiver Daten in ein Archiv.
• Automatische oder halbautomatische Datensicherung.
• Papierkorb-Funktion zur Wiederherstellung gelöschter Daten.
• Netzwerkfähig: lokal (bis 5 Benutzer) oder als SQL-Server-Version für beliebig viele.
• Terminalserverfähig, inkl. mobilem Zugriff über Remote-Desktop.

• ezBank-Schnittstelle zur SEPA-Dateierstellung für Einziehungen von Rechnungen.
• Benutzerverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten.

Copyright-Vermerk

Aber...
... Sie dürfen das Installationspaket gerne an andere Interessenten weitergeben, sofern NICHT Ihre persönliche Lizenzdatei (ezKurs.lic) mitgegeben wird. Ohne diese persönliche Lizenzdatei ist das Programm eine Testversion, die voll funktionsfähig ist, aber am Anfang einen Hinweis auf die Testversion anzeigt.
Also: geben Sie das Programm ezKurs ruhig weiter, aber keinesfalls Ihre persönliche Lizenzdatei 'ezKurs.lic'.

Systemvoraussetzungen

• PC mit Intel Core Prozessor und 8 GB Hauptspeicher (oder mehr). Empfohlen werden wenigstens 16 GB Hauptspeicher.
• Windows 7 oder 8 oder höher - auf Mac: Virtual PC, Parallels oder Bootcamp mit entsprechend installiertem Windows. Empfohlen wird Windows 10 oder 11.
• Festplatte mit mindestens 20 GB freiem Speicherplatz.
• Grafikkarte und Bildschirm mit einer Auflösung von wenigstens 1024 x 768 (XGA) oder 1280 x 1024 (SXGA) Bildpunkten (Pixel). Empfohlen wird eine Auflösung von 1920 x 1080 (Full-HD) oder 1920 x 1200 (WQXGA) Bildpunkten.

• Installierter Windows-Drucker, für Korrespondenz und Drucklisten
• Microsoft Word oder LibreOffice Writer zum Erstellen der täglichen Korrespondenz und Serienbriefe
• Microsoft Excel zum Erstellen von Excel-basierten Berichten
• Internetbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Microsoft Edge) zum Anzeigen von HTML-basierten Berichten
• Druckertreiber CIB pdf brewer zum automatischen Erstellen von PDF-Dokumenten aus Word-Vorlagen
• StepOver-Unterschrifts-PAD zum Signieren und Unterschreiben von PDF-Dokumenten
• Dazu die Software eSignatureOffice Standard von der Firma StepOver GmbH zur sicheren handgeschriebenen e-Signatur
• Adobe Acrobat Reader zum Anzeigen der erstellten PDF-Dateien
• Druckertreiber FinePrint für eine Druckvorschau
• CTI-Telefon (TAPI-fähig oder VoIP über ein SIP-Softphone) zum Telefonieren aus ezKurs
• ISDN oder TAPI zum Anzeigen hereinkommender Telefonanrufe
• Scanner/Digitalkamera (TWAIN-fähig) zum Einscannen/Fotografieren von Dokumenten/Bildern

Erste Schritte

Installation und erster Start

Schritt 1: Installation
Zuerst installieren Sie ezKurs. Die Installation ist sehr einfach durchzuführen und erfordert keine besonderen Kenntnisse. Nachdem Sie die Installation beendet haben, finden Sie ezKurs in dem Menü "Start" auf Ihrem Desktop unter dem Menüpunkt "Programme" eingetragen.
Zu jeder Möglichkeit der Installation gibt es einen entsprechenden Abschnitt in der Dokumentation (siehe Kapitel Installation).

Schritt 2: erster Start "Datenbasis anlegen"
Beim ersten Start von ezKurs 2.8.5 wird die Datenbasis (eine Access-Datenbank 'ezSoftware.mdb') angelegt. Dazu erscheint ein Dialog "Willkommen bei den ersten Schritten" mit der Möglichkeit, die Datenordner zu bestimmen und die Datenbasis neu anzulegen. Damit haben Sie dann eine vollkommen neue, leere Datenbank. (Siehe Lektion Erster Start - Einstellungen.)

Schritt 3: Eingabe der Stammdaten (Ihr Institut)
Einmalig eingegeben werden müssen Ihre Stammdaten, wozu Sie nach dem ersten Start von ezKurs wieder über das Menü "Willkommen bei den ersten Schritten" auch sofort die Gelegenheit erhalten. Die Stammdaten werden zum Beispiel verwendet, um den Briefkopf der Korrespondenz korrekt zu befüllen.

Schritt 4: Eingabe von Daten (Kurse, Teilnehmer, Mitarbeiter, ...)
Mit Klick auf "Fertigstellung" sind die ersten Schritte abgeschlossen und Sie können nun bereits die ersten Daten eingeben. Siehe dazu das Kapitel Arbeiten mit ezKurs.

Haben Sie das Zusatzmodul Benutzerverwaltung, dann sollten Sie jetzt die benötigten Benutzer anlegen und jedem Benutzer seine Zugriffsrechte zuordnen.

Datenübernahme - Falls Sie vor ezKurs 2.8.5 mit einem anderen Programm gearbeitet haben, wird die Datenintegration (Übernahme der Daten) in der Regel kostenfrei von ezSoftware (Erich Schuster) durchgeführt, wenn Sie uns die Daten in einem offenen Format (z.B. Excel-Tabelle oder Accessdatenbank) zur Verfügung stellen können. Siehe auch Kapitel Kontaktmöglichkeiten.

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