Allgemeine Einführung

Und natürlich ist die Auftragsbearbeitung ezAuftrag auch als netzwerkfähige Version verfügbar.

Da wir großen Wert auf die Zufriedenheit unserer Kunden legen, können Sie bei Anregungen und Verbesserungsvorschlägen sowie bei Fragen über unsere ständig besetzte Hotline direkt mit den Entwicklern von ezAuftrag 2.5.5 sprechen (siehe Kapitel Kontaktmöglichkeiten).

In diesem Kapitel finden Sie einen Überblick über den Leistungsumfang und die verfügbaren Zusatzmodule sowie allgemeine Informationen zu ezAuftrag.

Beschreibung

Komfortabel - Bereits in der Grundversion verwaltet die Auftragsbearbeitung ezAuftrag 2.5.5 Kunden und Aufträge, Artikel und Lieferanten, Vermittler und Mitarbeiter, Termine und Dokumente. Natürlich mit Rechnungsschreibung, automatisches Mahnwesen, Verwaltung und Verbuchung der Offenen Posten (Zahlungseingänge) und einer Gewinnermittlung.
ezAuftrag bietet Ihnen dabei umfangreiche Filter-, Such- und Export-Möglichkeiten, erlaubt frei definierbare Drucklisten, und erstellt verschiedene Berichte.

Mit leistungsstarker Aufgaben- und Terminverwaltung, komfortablem Postbuch zur Korrespondenz über Word, Excel, E-Mail (auch Serienbriefe und Serien-E-Mails) sowie Funktionen wie Geburtstags- und Terminerinnerung, Dublettensuche und -Bereinigung, Massenänderungen.

Skalierbar - Die Standardversion von ezAuftrag 2.5.5 erlaubt die Eingabe von unbeschränkt vielen Adressen (Kunden, Lieferanten, Vermittler, Mitarbeiter, sonstige Adressen), Artikeln und Aufträgen auf einem Arbeitsplatz.
Die kostengünstigere Light-Version für kleinere Unternehmen oder auch Berufseinsteiger erlaubt bis zu 100 Adressen und 10 Artikel bei beliebig vielen Aufträgen. Natürlich kann später jederzeit problemlos und ohne Mehrkosten (nur Differenzbetrag) von der Light-Version auf die Standardversion gewechselt werden.

Netzwerkinstallation: Die Auftragsbearbeitung ezAuftrag 2.5.5 ist aber auch als netzwerkfähige Version erhältlich. Damit können unter einem Netzwerk (z.B. Windows Server, NAS-Server, Linux-Server, Novell NetWare und weitere) bis zu sechs Benutzer gleichzeitig mit ezAuftrag 2.5.5 arbeiten.
Und mit der SQL-Version unter einem Microsoft SQL-Server können auch unbegrenzt viele Benutzer mit ezAuftrag 2.5.5 arbeiten.

Flexibel - Als Zusatzmodul gibt es eine Benutzerverwaltung für mehrere Benutzer. Damit wird über ein intelligentes System mit Benutzerkennung und Kennwort gesteuert, welche Funktionen und Zugriffsrechte der einzelne Benutzer hat. Vergeben werden können die Rechte von einem Administrator.

Ebenfalls optional ist eine Schnittstelle zu "ezBank" zur automatischen Erfassung von Einziehungen aus den Rechnungen und Erstellen der SEPA-Dateien für den elektronischen Zahlungsverkehr mit der Bank.

Merkmale

• Verwaltung von Kunden, Lieferanten, Vermittlern, Mitarbeitern, Artikeln, Aufträgen, Terminen, Adressen und Dokumenten.
• Für Handel, Produktion und Dienstleistung geeignet: Artikelverwaltung oder freie Texteingabe.
• Übersichtlich strukturiertes Dashboard mit einer Vielzahl von Informationen und Funktionen zu aktuellen Aufträgen.
• Beziehungen zwischen Adressen (z. B. Kunde - Lieferant) beliebig definierbar.

• Auftragsbearbeitung mit Artikeln, Freitexten, Rechnungen (inkl. X-Rechnung) und Mahnwesen.
• Einnahmen-/Ausgaben-Erfassung und Gewinnermittlung.
• Charts zur grafischen Darstellung verschiedener Daten wie Umsatzzahlen und Statistiken.
• Startfenster mit Übersicht zu offenen Rechnungen (überfällig, fällig, noch nicht geschrieben).
• Lagerverwaltung: Bestandsprüfung bei Rechnungsstellung, automatische Nachbestellung bei Meldebestands-Unterschreitung.

• Erstellung von Einzel- und Seriendokumenten (Word, Excel, E-Mail, RTF, PDF).
• Automatische PDF-Erstellung (CIB pdf brewer) und digitale Signatur via Unterschriften-Pad.
• Vorlagenverwaltung mit Beispielen für Briefe, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen.
• Direkter Dokumentenimport per Scanner oder Diktataufnahme über Mikrofon.
• Export von Adressdaten, z. B. für Serienbriefe.

• Aufgaben- und Terminverwaltung mit Kalender und Ereignistabelle.
• Erinnerungsfunktionen (Geburtstage, Termine), Merklisten und Anruferliste.
• Telefonintegration: CTI-Telefonie über TAPI oder VoIP (SIP-Softphone) sowie Anruferkennung.
• Outlook-Abgleich, Dublettensuche und Massenänderungen.
• Import/Export von vCard- und iCalendar-Dateien zur Synchronisation mit Smartphones und PCs.

• Intuitive Benutzeroberfläche mit vielen individuellen Einstellungsmöglichkeiten.
• Frei definierbare Eingabemasken mit bis zu 42 eigenen Feldern.
• Intelligente Such- und Filterfunktionen inkl. phonetischer Suche (Maier/Mayer/Meier etc.).
• Anpassbare Listenansichten mit Spalten, Farben und Filterbar.
• Optional in der Systemablage (SysTray) für Funktionen und Anzeigen von Fehlermeldungen.

• Archivierungsfunktion zum Verschieben von seit Jahren inaktiver Daten in ein Archiv.
• Automatische oder halbautomatische Datensicherung.
• Papierkorb-Funktion zur Wiederherstellung gelöschter Daten.
• Netzwerkfähig: lokal (bis 5 Benutzer) oder als SQL-Server-Version für beliebig viele.
• Terminalserverfähig, inkl. mobilem Zugriff über Remote-Desktop.

• ezBank-Schnittstelle zur SEPA-Dateierstellung für Einziehungen von Rechnungen.
• Benutzerverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten.

Copyright-Vermerk

Aber...
... Sie dürfen das Installationspaket gerne an andere Interessenten weitergeben, sofern NICHT Ihre persönliche Lizenzdatei (ezAuftrag.lic) mitgegeben wird. Ohne diese persönliche Lizenzdatei ist das Programm eine Testversion, die voll funktionsfähig ist, aber am Anfang einen Hinweis auf die Testversion anzeigt.
Also: geben Sie das Programm ezAuftrag ruhig weiter, aber keinesfalls Ihre persönliche Lizenzdatei 'ezAuftrag.lic'.

Systemvoraussetzungen

• PC mit Intel Core Prozessor und 8 GB Hauptspeicher (oder mehr). Empfohlen werden wenigstens 16 GB Hauptspeicher.
• Windows 7 oder 8 oder höher - auf Mac: Virtual PC, Parallels oder Bootcamp mit entsprechend installiertem Windows. Empfohlen wird Windows 10 oder 11.
• Festplatte mit mindestens 20 GB freiem Speicherplatz.
• Grafikkarte und Bildschirm mit einer Auflösung von wenigstens 1024 x 768 (XGA) oder 1280 x 1024 (SXGA) Bildpunkten (Pixel). Empfohlen wird eine Auflösung von 1920 x 1080 (Full-HD) oder 1920 x 1200 (WQXGA) Bildpunkten.

• Installierter Windows-Drucker, für Korrespondenz und Drucklisten
• Microsoft Word oder LibreOffice Writer zum Erstellen der täglichen Korrespondenz und Serienbriefe
• Microsoft Excel zum Erstellen von Excel-basierten Berichten
• Internetbrowser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Microsoft Edge) zum Anzeigen von HTML-basierten Berichten
• Druckertreiber CIB pdf brewer zum automatischen Erstellen von PDF-Dokumenten aus Word-Vorlagen
• StepOver-Unterschrifts-PAD zum Signieren und Unterschreiben von PDF-Dokumenten
• Dazu die Software eSignatureOffice Standard von der Firma StepOver GmbH zur sicheren handgeschriebenen e-Signatur
• Adobe Acrobat Reader zum Anzeigen der erstellten PDF-Dateien
• Druckertreiber FinePrint für eine Druckvorschau
• CTI-Telefon (TAPI-fähig oder VoIP über ein SIP-Softphone) zum Telefonieren aus ezAuftrag
• ISDN oder TAPI zum Anzeigen hereinkommender Telefonanrufe
• Scanner/Digitalkamera (TWAIN-fähig) zum Einscannen/Fotografieren von Dokumenten/Bildern

Erste Schritte

Installation und erster Start

Schritt 1: Installation
Zuerst installieren Sie ezAuftrag. Die Installation ist sehr einfach durchzuführen und erfordert keine besonderen Kenntnisse. Nachdem Sie die Installation beendet haben, finden Sie ezAuftrag in dem Menü "Start" auf Ihrem Desktop unter dem Menüpunkt "Programme" eingetragen.
Zu jeder Möglichkeit der Installation gibt es einen entsprechenden Abschnitt in der Dokumentation (siehe Kapitel Installation).

Schritt 2: erster Start "Datenbasis anlegen"
Beim ersten Start von ezAuftrag 2.5.5 wird die Datenbasis (eine Access-Datenbank 'ezAuftrag.mdb') angelegt. Dazu erscheint ein Dialog "Willkommen bei den ersten Schritten" mit der Möglichkeit, die Datenordner zu bestimmen und die Datenbasis neu anzulegen. Damit haben Sie dann eine vollkommen neue, leere Datenbank. (Siehe Lektion Erster Start - Einstellungen.)

Schritt 3: Eingabe der Firmenstammdaten
Einmalig eingegeben werden müssen Ihre Firmenstammdaten, wozu Sie nach dem ersten Start von ezAuftrag wieder über das Menü "Willkommen bei den ersten Schritten" auch sofort die Gelegenheit erhalten. Die Firmenstammdaten werden zum Beispiel verwendet, um den Briefkopf der Korrespondenz korrekt zu befüllen.

Schritt 4: Eingabe von Daten
Mit Klick auf "Fertigstellung" sind die ersten Schritte abgeschlossen und Sie können nun bereits die ersten Daten eingeben. Siehe dazu das Kapitel Arbeiten mit ezAuftrag.

Haben Sie das Zusatzmodul Benutzerverwaltung, dann sollten Sie jetzt die benötigten Benutzer anlegen und jedem Benutzer seine Zugriffsrechte zuordnen.

Datenübernahme - Falls Sie vor ezAuftrag 2.5.5 mit einem anderen Programm gearbeitet haben, wird die Datenintegration (Übernahme der Daten) in der Regel kostenfrei von ezSoftware (Erich Schuster) durchgeführt, wenn Sie uns die Daten in einem offenen Format (z.B. Excel-Tabelle oder Accessdatenbank) zur Verfügung stellen können. Siehe auch Kapitel Kontaktmöglichkeiten.

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