Arbeiten mit ezVersicherung


Grundlegendes

Die Adressverwaltung für Kunden, Agenturen, Gesellschaften und Ansprechpartner sowie die Vertragserfassung mit der Schadensverwaltung sind streng nach dem gleichen Muster aufgebaut und deshalb leicht zu erschließen. So gibt es jeweils eine komfortable Gesamtliste - wie z.B. die Kundenliste - die alle mit denselben Grundfunktionen zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen der Daten ausgestattet sind. Außerdem können Listen gedruckt (siehe Lektion "Drucken") und Daten exportiert werden (siehe Lektion "Exportieren").
Eine allgemeine Beschreibung zur Bedienung der Listen finden Sie im Kapitel "Listenbedienung".

Auch alle Detailmasken – wie die Kundenmaske - sind nach demselben Prinzip aufgebaut: Jedem einzelnen Datensatz, egal ob Kunde, Vertrag, Schaden, Agentur oder Gesellschaft können weitere Daten zugeordnet werden, wie z.B. Beziehungen und Dokumente, die dann in den verschiedenen sogenannten Reitern aufgelistet angezeigt werden.

Damit Sie effektiv bei Ihrer Arbeit unterstützt werden, existieren hinter vielen Eingabefeldern Referenztabellen, die Sie selbst befüllen und ändern können (siehe Lektion "Die Referenzdaten" im Kapitel "Einstellungen"). Damit wird die Dateneingabe schneller, fehlerfreier und normierter - dies macht dann auch eine Selektion komfortabler.

In jeder Liste aller Rubriken und in jeder Detailmaske haben Sie Zugriff auf die Korrespondenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Briefe (auch Serienbriefe), E-Mails (auch Serien-E-Mails) und Berichte (z.B. Kunden- und Vertragsspiegel) zu erstellen. Viele Beispielvorlagen sind bereits enthalten.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel "Dokumente/Briefe/E-Mails" in den Lektionen "Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht)" und "Als E-Mail versenden".


Beziehungen

Zu jeder Adresse (Person) lassen sich Beziehungen anlegen. Über eine oder mehrere Beziehungen kann eine Person mit einer oder mehreren anderen Personen verknüpft werden, die ebenfalls mit all ihren Adress- und Kontaktdaten erfasst werden können. So kann beispielsweise zu einer Stammanschrift - wie einem Firmensitz - der Ansprechpartner mit genauen Kontaktdaten angegeben werden. Neben geschäftlichen Beziehungen lassen sich auch persönliche Beziehungen einpflegen. Somit können auch Familienangehörige zu einer Person angelegt werden.
Alle Personen, auch diejenigen, die ohne Zuordnung einer Rolle nur als Beziehung mit ihren Daten unterhalb einer anderen Person erfasst sind, finden Sie in der Kundenliste. Diese Liste öffnet sich über die Schaltfläche "Kundenliste" im Startmenü oder über das Hauptmenü "Kunde", Menüpunkt "Liste".

Das Erstellen einer Beziehung
In diesem Beispiel wird zu einer Adresse ein Familienangehöriger (hier: Ehefrau) angelegt.

  1. Die betreffende Adresse wird geöffnet und der Reiter "Beziehungen" angeklickt, so dass die Liste mit den Beziehungen zur Adresse angezeigt wird.
  2. Mit Klick auf die Schaltfläche Neueingabe unter der Liste öffnet sich das Fenster "Beziehung", mit dem Sie eine neue Beziehung anlegen können.
  3. Die Felder "Stammbeziehung" und "Name, Adresse" in der oberen Hälfte des Fensters sind schon befüllt und müssen nicht verändert werden: Die "Stammbeziehung" wird automatisch entsprechend der gewählten "Beziehung" geändert, das Feld "Name, Adresse" zeigt zur Orientierung nochmals die Person an.
  4. Wählen Sie aus der ausklappbaren Liste im Feld "Beziehung" die Beziehung "Familie: Ehegattin" aus. Die Stammbeziehung wird nun automatisch in "Familie: Ehegatte" geändert.
  5. Neben dem unteren Feld "Name, Adresse" können Sie über die kleine bunte Schaltfläche eine bereits angelegt Person bzw. Adresse auswählen oder über die kleine Schaltfläche mit dem Adressensymbol daneben - Tooltip: "Adresse zur Beziehung anlegen bzw. zum Bearbeiten öffnen" - eine neue Adresse als Anschrift der Ehefrau eingeben.
  6. Legen Sie hier eine neue Person an, dann ist die Anschrift der Stammbeziehung automatisch eingetragen, kann hier aber natürlich beliebig verändert und ergänzt werden. Klicken Sie dann zum Anlegen der neuen Person/Adresse auf die Schaltfläche OK des Fensters "Neue Beziehung 'Familie:Ehegattin'".
  7. Speichern Sie abschließend die neue Beziehung mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Beziehung". Damit erscheint die Beziehung als Eintrag in der Beziehungen-Liste dieser Adresse (Reiter "Beziehungen") und in der Kundenliste.


Tarife und versicherte Personen

Wie bereits beschrieben gibt es für jede Vertragsart 42 Zusatzfelder, die Sie auch selbst definieren können. Pro Vertrag finden Sie diese Zusatzfelder in der Vertrags-Eingabemaske im Reiter "Weitere Vertragsdaten" (natürlich nur, wenn Sie vorher eine Vertragsart im Feld "Vertragsart" des Reiters "Vertragsdaten" ausgewählt haben). Einstellen können Sie diese Zusatzfelder unter dem Hauptmenüpunkt "Einstellungen", dann "Referenzdaten" und dann im Untermenüpunkt "Vertragsarten" (siehe auch Lektion "Vertragsarten").
Diese 42 Zusatzfelder stehen nun nicht nur beim Vertrag zur Verfügung, sondern auch bei jedem eingegebenen Tarif zu einem Vertrag. Damit können z.B. das Krankenhaustagegeld bei jeder versicherten Person (Tarif) individuell hinterlegt werden.

Das Erstellen eines Tarifs
(Wenn Sie pro versicherte Person einen Tarif anlegen möchten, gehen Sie vor, wie in "Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen" beschrieben.)

  1. Legen Sie zum betreffenden Kunden einen Vertrag an. Das geht z.B. direkt beim Kunden oder über die Vertragsliste oder das Startmenü.
    Hinweis: Die Schaltfläche Übernehmen im Vertrag-Eingabefenster bewirkt, dass der Vertrag angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Tarife") erscheinen erst, nachdem der Vertrag angelegt ist.
  2. Um einen Tarif anzulegen, klicken Sie entweder auf die kleine Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten", oder wählen den Reiter "Tarife" und klicken hier auf die Schaltfläche Neueingabe.
  3. Im Fenster "Anlegen eines Tarifs" können Sie nun einen Tarif pro versicherte Person und Vertragsart eingeben. Die besagten 42 Zusatzfelder finden Sie dabei im Reiter "Weitere Tarifdaten".

Beziehungen und Rollen, Tarife und versicherte Personen
Die Festlegung von Beziehungen ist die Basis für die Verwaltung von komplexeren Verträgen. Beziehungen ermöglichen beispielsweise, dass ein und dieselbe Person für einen Vertrag der Antragsteller und Kunde sein kann und für einen anderen Vertrag eine versicherte Person, ohne dass dabei Dubletten angelegt werden müssen.

Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen
(Beispiel: "Unfallversicherung" für eine Familie)

In diesem Beispiel wird für eine Familie (Vater, Mutter und Kind) eine Unfallversicherung angelegt. Dabei ist der Vater der Antragsteller und die Mutter und das Kind sind versicherte Personen. Jeder hat einen eigenen Tarif.

  1. Legen Sie den Vater als Kunden an. Das geht z.B. über die Kundenliste oder das Startmenü.
    Hinweis: Die Schaltfläche Übernehmen im Kunden-Eingabefenster bewirkt, dass der Kunde angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Beziehungen", "Verträge") erscheinen erst, nachdem der Kunde angelegt ist.
  2. Legen Sie nun unterhalb des Vaters einmal die Mutter als Beziehung "Familie: Ehegattin" und das Kind als Beziehung z.B. "Familie: Kind (Sohn)" an. Siehe dazu auch die Lektion "Beziehungen".
  3. Legen Sie unterhalb des Kunden einen neuen Vertrag an. Dabei wählen Sie als Antragsteller den Vater (ist als Kunde bereits vorbelegt) und als Vertragsart die "Unfallversicherung". Unter dem Reiter "Weitere Vertragsdaten" können Sie die für die Unfallversicherung spezifischen Daten für den Vater eintragen.
  4. Nun werden die Tarife für die Mutter und das Kind eingetragen. Wählen Sie dazu im immer noch geöffneten Vertrag-Eingabefenster den Reiter "Tarife" an und klicken hier auf die Schaltfläche Neueingabe oder klicken Sie auf die kleine Schaltfläche neben dem Feld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten". Geben Sie nun die Tarifdaten einmal für die Mutter und einmal für das Kind ein. Zur Arbeitserleichterung sind in der Tarif-Eingabemaske im Feld "Versicherte Person" die Familienangehörigen schon verfügbar. Die in diesem Feld eingetragenen Daten werden beim Speichern automatisch ins Feld "Tarifbezeichnung" übertragen, wenn die Bezeichnung leergelassen wird. Siehe dazu auch die Beschreibung "Das Erstellen eines Tarifs".
Nachdem Sie die Tarife angelegt haben, sind diese im Reiter "Vertragsdaten" des Vertrag-Eingabefensters im Feld "Tarife" zu sehen.

Vertrag mit abweichendem Antragsteller
(Beispiel: Rentenversicherung für die Ehefrau)

In diesem Beispiel wird für die Ehefrau eines Kunden eine Rentenversicherung angelegt. Dabei soll die Ehefrau als Antragsteller angegeben werden, aber nicht als Kunde in der Kundenliste erscheinen.
Hinweis: Zur Eingabe von Verträgen ist es nicht notwendig, dass bei dieser Person die Rolle "Kunde" aktiviert ist und die Person somit in der Kundenliste angezeigt wird.

Für diesen Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

1. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird beim Kunden (Ehemann) angelegt, die Ehefrau wird beim Vertrag als Antragsteller eingetragen.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit beim Kunden (Ehemann) zu finden. Er wird nicht in der Vertragsliste (Reiter "Verträge") der Ehefrau angezeigt, wie es in der zweiten Möglichkeit der Fall ist.

2. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird direkt bei der Ehefrau angelegt, die natürlich wiederum auch als Antragsteller eingetragen wird.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit bei der Ehefrau zu finden und nicht beim Kunden (Ehemann).

Beziehung wird eigenständiger Kunde
(Beispiel: KFZ-Vertrag des Sohnes)

In diesem Beispiel wird ein KFZ-Vertrag für den Sohn angelegt. Dabei wird der Sohn als Kunde in die Kundenliste aufgenommen und als Antragsteller beim Vertrag eingetragen.

  1. Öffnen Sie die Liste "Personen-Gesamtübersicht" und öffnen Sie von dort aus den Sohn. Sie können aber auch den Kunden öffnen und im Reiter "Beziehungen" der Kunden-Eingabemaske das Eingabefenster des Sohnes über die Schaltfläche Details/Ändern öffnen.
  2. Wählen Sie den Reiter "Weitere Kundendaten" an und aktivieren Sie durch eine Klick das Feld "Kunde" in der Rollenfunktion. Damit erscheint der Sohn nun ebenfalls in der Kundenliste.
  3. Wählen Sie den Reiter "Verträge" an und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Neueingabe.
  4. Im Feld "Antragsteller" der Vertrag-Eingabemaske ist der Sohn schon eingetragen. Wählen Sie im Feld "Vertragsart" die KFZ-Versicherung aus.
  5. Nach der Dateneingabe in die Vertrag-Eingabemaske speichern Sie mit Klick auf die Schaltfläche OK ab.

Ein Ehepaar trennt sich

In diesem Beispiel werden nach einer Scheidung die Verträge der Ehefrau, die unterhalb des Ehemannes angelegt waren, nun unterhalb der Ehefrau übertragen und natürlich unterhalb des Ehemannes entfernt.

  1. Zuerst wird die Beziehung zwischen den ehemaligen Ehepartner gelöscht. Dazu öffnen Sie z.B. das Eingabefenster des Ehemannes und klicken auf den Reiter "Beziehungen". Markieren Sie dort den entsprechenden Beziehungseintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
  2. Klicken Sie dann auf den Hauptmenüpunkt "Vertrag" in der Menüleiste von ezVersicherung. Es öffnet sich nun das Menü. Dort wählen Sie auf "Massen-Updates", so dass sich das Untermenü öffnet. Im Untermenü klicken Sie auf die Funktion "Kunde wechseln"
  3. Nun öffnet sich das Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden sollen". Dort markieren Sie den Ehemann und klicken auf die Schaltfläche OK.
  4. Im Fenster "Vertragsliste zum Massen-Update "Kunde wechseln"" markieren Sie die Verträge, die der Ehefrau zugeordnet werden sollen und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
  5. Im Fenster "Kunde, der die Verträge zugeordnet bekommt" markieren Sie die Ehefrau und klicken auf die Schaltfläche OK.
Hinweis: Sind nur einzelne Verträge vorhanden, dann geht es schneller, wenn die Verträge einzeln der Ehefrau zugeordnet werden. Das geht jeweils direkt im Vertrag mit Klick auf die kleine Schaltfläche mit dem Kundensymbol neben dem Antragsteller - Tooltip: "Kunde wechseln (den Vertrag einem anderen Kunden zuordnen)".


Tastaturbedienung - Übersicht der 'Hotkeys'

In diesem Kapitel finden Sie eine Tabelle mit den sogenannten 'Hotkeys' zur Tastaturbedienung von ezVersicherung.

Hotkeyentsprechender MenübefehlBedeutung
Strg+P Datei - Drucken Öffnet zum Drucken eine Auswahlliste mit allen definierten Drucklisten.
F3 Datei - Programm beenden Schliesst alle offenen Fenster und beendet die Anwendung ezVersicherung.
Besonderheit: Bei Einstellungen - Eigenschaften kann festgelegt werden, ob vor dem tatsächlichen Beenden von ezVersicherung eine Bestätigungsabfrage erscheint oder nicht.
Strg+X Bearbeiten - Ausschneiden Im Eingabefeld: schneidet den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich).
In einer Liste: löscht den markierten Datensatz (entspricht der Schaltfläche 'Löschen').
Strg+C Bearbeiten - Kopieren Im Eingabefeld: kopiert den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich).
In einer Liste: kopiert den markierten Datensatz in die ezVersicherung-Zwischenablage und erlaubt eine anschliessende Kopie mit Strg+V.
Strg+V Bearbeiten - Einfügen Im Eingabefeld: fügt den Feldinhalt aus der Zwischenablage in das Feld ein (windowsüblich).
In einer Liste: erlaubt das Einfügen eines in die ezVersicherung-Zwischenablage kopierten Datensatzes (wenn vorhanden) bzw. fügt einen neuen Datensatz ein (entspricht dann der Schaltfläche 'Neueingabe').
Strg+F Bearbeiten - Filtern Nur in einer Liste aktiv: Öffnet die Filterliste zum Setzen eines Filters in der Liste.
F4 Kunde - Neu Legt einen neuen Kunden an.
Strg+K Kunde - Kundenliste Zeigt alle Personen (egal mit welcher Rolle) in einer komfortablen Liste an.
F6 Vertrag - Neu Legt einen neuen Vertrag zu einem bestimmten Kunden an.
Besonderheit: Aus der Kundenliste oder aus der Kunden-Eingabemaske wird der Vertrag sofort zu dem betreffenden Kunden angelegt.
Strg+Z Vertrag - Liste Zeigt alle Verträge (aktive und stornierte) in einer komfortablen Liste an.
F7 Agentur - Neu Legt eine neue Agentur an.
Strg+U Agentur - Liste Zeigt alle Agenturen in einer komfortablen Liste an.
F8 Gesellschaft - Neu Legt eine neue Gesellschaft an.
Strg+G Gesellschaft - Liste Zeigt alle Gesellschaften in einer komfortablen Liste an.
F12 Fenster - Startmenü anzeigen Öffnet das Startmenü bzw. holt es immer in den Vordergrund.
UmschaltStrg+F6 Fenster - Vorwärts Geht zum nächsten geöffneten Fenster und holt es in den Vordergrund.
Strg+F6 Fenster - Rückwärts Geht zum vorherigen geöffneten Fenster und holt es wieder in den Vordergrund.
F1 Hilfe - Hilfethemen Öffnet die Online-Hilfe zu ezVersicherung.
Strg+A - Markiert alle Datensätze der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+E - Aus Kunden-, Agentur- oder Gesellschaftliste: Sendet eine E-Mail an den markierten Empfänger.
F5 - Aktualisiert die Anzeige der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+F4
oder Esc 		- Schliesst das gerade aktive Fenster (windowsüblich).
F2 - Sondertaste, die wie ein Doppelklick funktioniert, unter anderem zur Auswahl eines Wertes aus einer Liste (z.B. beim Ort) oder Wahl einer Datei (z.B. beim Foto) oder eines Ordners (z.B. dem persönlichen Ordner) oder Vorgabe eines Wertes (z.B. beim Suchbegriff oder der IBAN). Diese Sondertaste ist nur in speziellen Eingabefeldern aktiv.
+/- - Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Tag hoch bzw. runter.
Strg+/Strg- - Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Monat hoch bzw. runter.
# - Nur in Datumsfeldern: Füllt das Datumsfeld mit dem aktuellen Datum.


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