Einstellungen

Startmenü und Rollendefinitionen

Um den Schaltflächen bestimmte Funktionen zuzuordnen klicken Sie auf die kleine Symbol-Schaltfläche unten rechts. Dabei erscheint dann der Dialog mit einer Auflistung aller zur Verfügung stehenden Funktionen.
Um eine bestimmte Funktion einer bestimmten Schaltfläche des Startmenüs zuzuordnen halten Sie die gewünschte Funktion mit der Maus fest (linker Mausklick auf die Funktion, ohne die Maustaste wieder loszulassen) und verschieben diese Funktion auf die gewünschte Schaltfläche des Startmenüs. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los, dann ist die Schaltfläche mit der gewählten Funktion belegt. Diese Art der Mausbedienung nennt sich übrigens "Drag and Drop", was so viel heißt wie "Ziehen und Fallenlassen".

Hinweis: Funktionen, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen - entweder wegen eines fehlenden Zusatzmoduls oder wegen fehlender Benutzerrechte - werden grau angezeigt.

Tipp: Mit einem rechten Mausklick auf die kleine Symbol-Schaltfläche unten rechts wird das Startmenü wieder in den Auslieferungszustand zurück gesetzt, also alle Schaltflächen wieder mit den ursprünglichen Funktionen belegt.

Anzeige der Termine
Die Belegung der Schaltfläche mit dem Terminkalender oder der Terminliste kann mit rechtem Mausklick zwischen Terminkalender und Terminliste hin- und hergeschaltet werden.

Rollendefinitionen
Eine der sehr interessanten Möglichkeiten in ezContact ist die Rollendefinition, womit bis zu sechs verschiedene sogenannte Rollen frei definiert werden können. Das können zum Beispiel die Rollen "Kunden", "Interessenten", "Mitarbeiter", "Behörden" und "Berater" sein, die so auch beispielhaft vorgegeben sind.
Jeder Adresse kann dann eine oder mehrere dieser Rollen zugeordnet werden, wodurch diese Adressen dann sehr einfach über die entsprechende Schaltfläche im Startmenü (bzw. aus der entsprechenden Liste aus dem Hauptmenü "Adresse" - "Rollen") ausgewählt werden können.
Die mittleren fünf Schaltflächen des Startmenüs sind mit den so definierten Rollen vorbelegt. Dabei werden dann jeweils nur die Adressen angezeigt, die dieser Rolle zugeordnet sind. Es ist also im Prinzip ein vordefinierter Filter, der hier zur Anwendung kommt.

Ändern können Sie die Rollen aus dem Startmenü mit rechtem Mausklick auf einer dieser Schaltflächen mit den Rollen oder auch über das Hauptmenü "Adresse", Menüpunkt "Rollen" - "Definitionen". Dabei erscheint dann ein kleiner Dialog zur Eingabe der bis zu sechs verschiedenen Rollen.

Auch das Symbol, welches für eine bestimmte Rolle und für eine Adresse mit dieser Rolle verwendet werden soll, kann beliebig festgelegt werden. Dazu muss nur eine Symboldatei (*.ico) mit einem Dateinamen entsprechend der Rolle in den Ordner "Icons" abgelegt werden.
Beispiel: Für die vorgegebene Rolle "Kunden" existiert eine Symboldatei Kunden.ico, für die Rolle "Interessenten" existiert ebenfalls bereits eine Symboldatei Interessenten.ico. Benötigen Sie eine Rolle "Mandanten", dann erstellen Sie eben eine neue Symboldatei Mandanten.ico im Ordner "Icons".

Hinweis zu Karteien, Rollen, Adressarten

Karteien können beliebig viele angelegt werden. Eine Kartei ist eine eigenständige Adressdatenbank. Zwischen verschiedenen Karteien können Adressen nicht so ohne weiteres ausgetauscht werden.
Rollen können maximal sechs je Kartei definiert werden. Jeder Adresse kann keine, eine oder mehrere dieser Rollen zugeordnet werden.
Adressarten können beliebig viele definiert werden, aber nur maximal drei einer bestimmten Adresse zugeordnet werden.

Beispiel: Sie möchten Ihre geschäftlichen aber auch alle privaten Adressen mit ezContact verwalten.

Nun könnten Sie in einer einzelnen Kartei (Adress-Datenbank) zwei Rollen definieren "Geschäft" und "Privat" und alle Adressen in dieser einen Kartei verwalten. Vielleicht unterscheiden Sie dann noch mittels der Adressarten zwischen "Kunde", "Lieferant", "Mitarbeiter", "Familie", "Freund", "Behörden". So können Sie schon eine ganze Menge machen: Sie haben eine strenge Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Adressen, dennoch kann beispielsweise ein Mitarbeiter auch Freund sein, indem dieser Adresse sowohl die Rollen "Geschäft" und "Privat" wie auch die Adressarten "Mitarbeiter" und "Freund" zugeordnet werden.

Es geht aber noch differenzierter: Angenommen, Sie möchten Ihre Kunden filtern können nach verschiedenen Kriterien wie die Branche, Funktion und Qualitätsmerkmal (A-B-C-Kunde). Für diese Kriterien sehen Sie Adressarten vor, z.B. "Handel", "Handwerk", "Geschäftsführer", "Prokurist", "A-Kunde", "B-Kunde" und so weiter.

• Damit können Sie nicht mehr die Adressarten zur Unterscheidung von "Kunde", "Lieferant", "Mitarbeiter", "Familie", "Freund" oder "Behörden" nehmen, weil maximal drei Zuordnungen je Adresse möglich sind. Wenn ein Kunde sowohl einer Branche wie auch Funktion und Qualitätsmerkmal zugeordnet werden soll, dann brauchen Sie bereits vier Adressarten, ist der Kunde gleichzeitig Freund benötigen Sie bereits die fünfte Adressart: das geht so also nicht.

Konsequenz (möglicherweise ein Nachteil): bei Überschneidungen zwischen geschäftlichen und privaten Adressen muss so die Adresse doppelt angelegt und verwaltet werden. Ist ein Kunde gleichzeitig Freund, dann muss die Adresse in der Kartei "Geschäftliche Kontakte" angelegt werden mit der Rolle "Kunde" und der Zuordnung der Adressarten nach Branche, Funktion usw. wie auch in der Kartei "Private Adressen" mit der Rolle "Freund".

Listeneinstellungen

Sie können alle großen Listen (z.B. die Adressenliste) in ezContact inhaltlich und optisch nach Ihren Wünschen gestalten. Alle Änderungen beziehen sich dabei immer auf die gerade geöffnete Liste. Den Listeneinstellungsdialog erreichen Sie über die kleine Schaltfläche unten rechts in jeder Liste. An einer Liste können folgende Dinge verändert werden:

Allgemeine Einstellungen

Hinweis: Diese Listeneinstellungen sowie die Farbeinstellungen können bei den Einstellungen Listeneinstellungen ganz allgemein vorgenommen werden und gelten dann für alle Listen gleich.
Dann werden diese Einstellungen hier nur angezeigt und können nicht verändert werden. Erst wenn das Häkchen bei "Für diese Liste die Standardeinstellungen verwenden" entfernt wird können die Einstellungen hier verändert werden und gelten dann hier abweichend von den Standardeinstellungen.

Folgende Einstellungen können Sie hier vornehmen:

Für diese Liste die Standardeinstellungen verwenden
Wenn diese Einstellung aktiv ist werden die Standardeinstellungen aus den Optionen verwendet und hier nur angezeigt. Erst wenn das Häkchen entfernt wird können die nachfolgenden Einstellungen hier verändert werden und gelten dann so nur für diese Liste.

Darstellung
Hier können Sie unter anderem die optische Erscheinung der Liste bestimmen, also z.B. ob in modernem flachen Stil, ob mit oder ohne Rahmen, ob die Liste mit Linien oder farbig sein soll.
Außerdem bestimmen Sie hier die Höhe der Zeilen sowie das Aussehen der Markierung der aktiven Zeile.

Filterbar
Mit Hilfe der Filterbar kann in den einzelnen Spalten der Tabelle gesucht werden (siehe Lektion Die Filterbar). Hier können Sie nun bestimmen, ob die Filterbar der Liste immer sofort angezeigt werden soll oder nur bei Anforderung über die Toolbar.

Zellentooltips
Hier können Sie Zellentooltips ein- und ausschalten und deren Ansicht gestalten. Zellentooltips sind an den Mauszeiger gebunden. Sobald der Mauszeiger auf einem Feld in der Tabelle verweilt, wird durch den Zellentooltip der Inhalt des Feldes angezeigt. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn Sie den Feldinhalt nicht vollständig lesen können und dazu die entsprechende Spalte nicht größer ziehen möchten.

Mehrfachauswahl erlauben
Die Mehrfachauswahl erlaubt das gleichzeitige Markieren mehrerer Datensätze der Liste, beispielsweise um mehrere Datensätze auf einmal zu löschen oder für Massenupdates. Wenn Sie diese Funktion ausschalten, verhindern Sie, dass in einer Liste mehrere Datensätze markiert werden können.

Datensatz ziehen erlauben
Diese Möglichkeit ist nur gegeben, wenn überhaupt Drag/Drop-Operationen unterstützt werden. Eine Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein einer Exportvorlage mit Thema "DragDrop", beispielsweise die mitgelieferte VCard-Vorlage "DragDrop-Vorlage Adresse" (DragDrop VCard.vct). Diese Exportvorlage wird dann beim Ziehen (Drag) eines Datensatzes aus der Liste verwendet und erstellt daraus eine Exportdatei, die z.B. in eine andere ezSoftware-Anwendung gezogen und dort durch Fallenlassen (Drop) importiert werden kann.

Scroll-Automatik einschalten
Die Scroll-Automatik bewirkt, dass beim Scrollen der Liste immer die aktuellen Datensätze angezeigt werden. Die Liste "läuft" sozusagen beim Runterziehen des Scrollbalkens bzw. beim Betätigen des Scrollrades der Maus mit.

Toolbar
Die Toolbar setzt sich aus maximal 8 Bildchen zusammen, hinter welchen jeweils eine Funktionalität steckt. Alle 8 Icons sind hier in Form von 8 Kontrollkästchen vertreten. Durch Anhaken des jeweiligen Kästchens können Sie bestimmen, welche Bildchen und damit welche Funktionalität Sie unterhalb der entsprechenden Liste angezeigt haben möchten. Standardmäßig setzt sich die Toolbar aus den Bildchen "alles Markieren", "Filterbar", "Filter entfernen", "Druckliste", "Standardbericht" und "Spaltenbreiten" zusammen. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten mit dem passenden Bildchen finden sie unter Die Toolbar.

Zeilenmarkierungen

Erstellen einer Zeilenmarkierung

Zum Definieren einer Zeilenmarkierung ordnen Sie einem Feld über einen Operator einen bestimmten Wert zu und legen die Farbe fest, die bei den Zeilen angezeigt werden soll, bei denen diese Bedingung zutrifft. Als Felder stehen dabei alle Felder der Tabelle zur Verfügung, die der aktuellen Liste zugrunde liegt, nicht nur die in der Liste über die definierten Spalten angezeigten Felder.

Folgende Werte stehen speziell bei Datumsfeldern zur Verfügung:

Wert	Bedeutung	Beispiel (Annahme: heute ist der 15.07.2025)
Heute	Das aktuelle Datum.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld genau den heutigen Tag haben.
TagMonat	Der aktuelle Tag und der aktuelle Monat, ohne Rücksicht auf das Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den 15ten Juli haben, egal in welchem Jahr. Verwendung z.B. für Geburtstage heute.
MonatJahr	Der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr, ohne Rücksicht auf den Tag.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den Juli 2025 haben, egal welcher Tag. Verwendung zum Markieren des aktuellen Monats.
Tag	Der aktuelle Tag, ohne Rücksicht auf Monat und Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den 15ten haben. Wozu das gut sein soll weiss ich nicht, aber der Vollständigkeit halber... :-)
Monat	Der aktuelle Monat, ohne Rücksicht auf Tag und Jahr.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld den Juli haben. Verwendung z.B. für Geburtstage in diesem Monat.
Jahr	Das aktuelle Jahr, ohne Rücksicht auf Tag und Monat.	Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld das Jahr 2025 haben. Verwendung zum Markieren des aktuellen Jahres.
(egal)	Alle Datumsfelder mit irgendeinem Datum.	Nur in Verbindung mit dem Operator "!! (enthält)": Es werden alle Datensätze markiert, die im entsprechenden Datumsfeld irgendein Datum eingetragen haben. Entspricht der Einstellung # (nicht gleich) (leer).

Folgende Werte stehen allgemein zur Verfügung:

Wert	Bedeutung
Ja bzw. Nein	Macht nur Sinn bei Ja/Nein Feldern. Wählen Sie beispielsweise den Wert "Ja" zum entsprechenden Ja/Nein Feld, so sind alle Datensätze markiert, die dieses Feld angehakt haben.
(leer)	Funktioniert nur bei Textfeldern und Datumsfeldern. Damit markieren Sie entweder alle Datensätze, die nichts enthalten (Operator "= (gleich)") oder die irgendetwas enthalten (Operator "# (nicht gleich)").
eingegebener Wert	Man muss sich nicht an die vorgegebenen Werte in der Liste halten, sondern kann selbst Werte eingeben. Damit diese allerdings eine gliedernde Zeilenmarkierung hervorrufen, braucht man Kenntnisse in der Programmierung. Da helfen wir gerne weiter. Ein Beispiel für einen nicht vorgegebenen Wert: Es sollen in einer Liste mit Adressen/Personen alle diejenigen mit einer bestimmten PLZ blau markiert sein. Dazu wählen Sie das Feld "PLZ", als Operator "!! (enthält)" und tippen als Wert die PLZ ein, z.B. "71101". Als Farbe wählen Sie dann noch "Blau".

Wenn Sie eine Zeilenmarkierung komplett löschen möchten, so markieren Sie den Feldnamen und betätigen die "Entf"- Taste.

Die Darstellung einer Zeilenmarkierung bestimmen

Bevor Sie die Darstellung der Zeilenmarkierungen ändern sollten Sie wissen, dass die Notation der Farben in HTML-Syntax erfolgt, also Hexadezimal codiert (eine Folge aus Buchstaben und Zahlen). Damit kann jede Farbnuance genau ermittelt werden. Im Dialog für die Darstellung der Zeilenmarkierung werden die Farben auch über diese HTML-Syntax angezeigt.
Wichtig zu wissen ist zudem, das der Dialog auch eine Vorschau bietet, womit die farbliche Gestaltung der Zeilenmarkierung überprüft werden kann. Die Vorschau wird im entsprechenden Kästchen unter der Überschrift "Hintergrund" angezeigt. Hier wird die gewählte Schriftfarbe auf der Hintergrundfarbe dargestellt.

Um die Darstellung der Zeilenmarkierungen zu gestalten wählen Sie im Listeneinstellungsdialog die Auswahl "Allgemeine und Farb-Einstellungen" und klicken dort auf den Reiter "Farben".

• Die Bezeichnungen der Zeilenmarkierungen sind schon vorgegeben (z.B. "Zeile Highlight", "Zeile Blau" usw.). Unter dieser Bezeichnung finden Sie die entsprechende Markierung in der Drop-Down-Liste im Dialog für die Erstellung einer Zeilenmarkierung (siehe "Das Erstellen einer Zeilenmarkierung"). Auch die Farbe der Filterbar, sowie die verschiedenen Zeilenfarben können Sie hier selbst gestalten.
• Um die Schriftfarbe zu ändern klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste in das Eingabefeld unterhalb der Überschrift "Schriftfarbe". Nun öffnet sich ein Dialog. Dort wählen Sie Ihre Schriftfarbe durch Klick auf eines der Kästchen mit den Grundfarben, oder auf eine der Farben in dem Farbauswahlkasten.
• Um die Hintergrundfarbe zu ändern klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste in das Eingabefeld unterhalb der Überschrift "Hintergrund". Nun öffnet sich ein Dialog. Dort wählen Sie Ihre Hintergrundfarbe durch Klick auf eines der Kästchen mit den Grundfarben, oder auf eine der Farben in dem Farbauswahlkasten.

Spaltendefinitionen

Spalten hinzufügen und löschen

1. Öffnen Sie den "Dialog für Spaltendefinitionen".
2. Wählen Sie nun in der leeren Zeile unter "Feldname" das Feld aus, dass Sie als Spalte in der Liste angezeigt haben möchten. Möchten Sie beispielsweise zu allen Adressen die E-Mail angezeigt bekommen, wählen Sie aus der Liste mit den verfügbaren Feldern das Feld "EMAIL".
3. Wenn Sie nun das Eingabefeld für den Feldnamen wieder verlassen, werden die Felder unter "Titel", "Typ" und "Breite" automatisch ausgefüllt. Wenn Sie es wünschen, ändern Sie diese vorgeschlagenen Einstellungen.
4. Möchten Sie eine Spalte löschen, so klicken Sie in das entsprechende Feld unter "Feldname", so dass das Feld blau markiert ist. Dann betätigen Sie die "Entf"-Taste.
5. Um den Dialog für Spaltendefinitionen zu verlassen und um alle Eingaben abzuspeichern, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Die optische Gestaltung der Spalten

ezContact liefert einige Gestaltungsmöglichkeiten für Spalten mit. Beispielsweise werden in der Personenliste die Zelle mit dem Inhalt Land-PLZ blau eingefärbt, wenn es sich um eine ausländische PLZ handelt. Ein weiteres Beispiel ist, dass Sie durch die Spaltengestaltung alle Personen markieren können, die in diesem Monat Geburtstag haben.

1. Öffnen Sie den "Dialog für Spaltendefinitionen".
2. Um eine Spalte zu gestalten, sind die Felder unter "Farbe" und "wenn gleich", für Sie interessant.
3. Im Feld unter "Farbe" können Sie eine Zelle bzw. den Zelleninhalt einfärben. Dabei bedeutet z.B. "Blau", dass der Zelleninhalt blau eingefärbt wird. "ZelleBlau" bedeutet, dass die Zelle selbst blau eingefärbt wird und "Fett" bedeutet, dass der Zelleninhalt fett dargestellt wird.
4. Im Feld unter "wenn gleich" wird die Bedingung festgelegt, bei der die Spalte wie angegeben gestaltet wird.

Einstellungen exportieren

Mit einem rechten Mausklick auf die kleine Schaltfläche unten rechts in jeder Liste erscheint ein kleines Auswahlfenster mit diesen drei Möglichkeiten:

Damit können sämtliche Einstellungen einer Liste in eine Datei exportiert werden, um die Einstellungen z.B. auf einen anderen Rechner zu übertragen und dort wieder zu importieren.
Außerdem können Sie mit einem Klick die mitgelieferten Standard-Listeneinstellungen wiederherstellen.

Hinweis: Das betrifft vor allem die Spaltendefinitionen, die in jedem Fall für jede Liste individuell sind! Die Darstellung der Liste sowie die Farbeinstellungen können bei den Einstellungen Listeneinstellungen vorgenommen werden und gelten dann für alle Listen gleich.

Reitereinblendung

Die Eingabemaske für die Adressen kann bezüglich der Anzeige eines Reiters direkt im ersten Eingabefenster gestaltet werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie sich in der Adresseneingabemaske neben den Adress- und Kontaktdaten des ersten Reiters "Adressdaten" auch z.B. die Liste mit den Terminen anzeigen lassen können.

Natürlich ist klar, dass die Anzeige eines Reiters im Eingabefenster ein etwa doppelt so großes Fenster fordert, als nur die Anzeige der Eingabefelder. Deshalb wird die Funktion erst dann aktiv, wenn das Eingabefenster deutlich größer gestellt wird als die Standardgröße. Ist dies geschehen, so wird beim wiederholten Öffnen des Eingabefensters unten eine Schaltfläche mit einem roten Pfeil angezeigt. Klicken Sie nun auf diese Schaltfläche, so wird ein kleiner Dialog aktiv, mit dem Sie die Anzeige eines gewünschten Reiters im ersten Eingabefenster bewirken können. Bei der Auswahl eines Reiters aus dem Listenfeld des Dialog, wird dieser Reiter sofort in der freien Fläche des Eingabefensters angezeigt.

Optionen

In ezContact haben Sie die Möglichkeit, verschiedenste Programmeinstellungen (Optionen) vorzunehmen, welche hier näher erläutert werden.

Einstellungen zur Darstellung

Allgemeine Optionen zur Darstellung

Startfenster
Hier können Sie einstellen, welches Fenster beim Starten von ezContact gleich geöffnet werden soll. Dabei stehen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Hauptfenster: startet mit dem Hauptfenster OHNE irgend eine Liste
• Adressliste: öffnet beim Starten sofort die Adressliste
• Terminkalender: öffnet beim Starten sofort den Terminkalender
• Terminliste: öffnet beim Starten sofort die Terminliste (empfohlen, wenn Sie intensiv und täglich mit Terminen arbeiten)
• Aufgabenliste: öffnet beim Starten sofort die Aufgabenliste

Formulargröße
Hier können Sie die Größe der Fenster (Dialoge und Listen) festlegen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie einen Bildschirm mit sehr hoher Auflösung verwenden, und Ihnen die Schrift in ezContact deshalb sehr klein vorkommt. Erhöhen Sie dann einfach die Formulargröße, bis es Ihnen angenehm ist.

Schriftart und Schriftgröße
Hier kann bei Bedarf eine andere Schriftart und Schriftgröße eingestellt werden. Beispielsweise dann, wenn die verwendete Schriftgröße zu der eingestellten Formulargröße nicht passt. Als Standard voreingestellt ist die Schriftart 'MS Sans Serif' und Schriftgröße '8,25'.

Fensterpositionierung

Der Windows-Standard sieht vor, dass neue Fenster immer etwas verschoben überlappend geöffnet werden. Das hat den Vorteil, dass die Fenster sich gegenseitig möglichst wenig verdecken. Nachteil: Man weiß nie, wo sich ein Fenster öffnen wird. Deshalb gibt es in ezContact weitere alternative Einstellungsmöglichkeiten:

• alle Fenster immer zentriert positionieren. Nachteil: Fenster können sich gegenseitig verdecken. Trotzdem die empfohlene Einstellung.
• die Position jedes Fensters merken. Jedes Fenster wird so geöffnet, wie es zuvor geschlossen wurde.
• alle Fenster immer maximiert anzeigen. Jedes Fenster wird maximiert angezeigt, also über den ganzen Desktop gelegt.
• nach Windows-Standard überlappend

Fensterdarstellung

• Listen in modernem flachen Stil
  Hier können Sie das Erscheinungsbild der Listen einstellen (klassisch dreidimensional oder flach). Vorgegeben und empfohlen ist überall das modernere flache Design.
  
• Listen immer maximiert anzeigen
  Damit Listen möglichst viele Datensätze anzeigen können, gibt es hier die Möglichkeit (das wird auch empfohlen), Listen immer maximiert anzuzeigen. Wenn dies nicht markiert wird, dann merkt sich ezContact die Position und Größe jeder Liste und öffnet jede Liste so, wie sie zuvor geschlossen wurde.
  
• Listen mit Rahmen anzeigen
  Listen werden mit einem Rahmen angezeigt, der hier aber auch ausgeblendet werden kann. Vorgegeben und empfohlen ist die Darstellung mit Rahmen.
  
• die Filterbar immer gleich einblenden
  Das betrifft nur die Listen. Diese haben eine Filterbar zum Filtern der Liste, die bei Bedarf eingeblendet werden kann. Soll diese Filterbar beim Öffnen der Liste sofort eingeblendet sein kann dies hier so eingestellt werden.
  
• Reiter in modernem flachen Stil
  Viele Dialoge in ezContact bestehen aus sogenannten Reitern, hinter denen sich weitere Eingabemöglichkeiten oder Listen verstecken (so auch dieser Optionen-Dialog). Hier können Sie das Erscheinungsbild dieser Reiter einstellen (klassisch dreidimensional oder flach).
  
• Reitermarkierung
  Bei Reitern, hinter denen sich wiederum Dateneingaben in Listenform verbergen (z.B. Termine oder Dokumente), kann durch eine Markierung kenntlich gemacht werden, ob Daten vorhanden sind oder nicht. Für diese Markierung sind hier Einstellungsmöglichkeiten mit verschiedenen Farben vorhanden.
  

Logdatei

Logdatei zu jedem Programmstart
Bei jedem Programmstart wird eine Logdatei geschrieben, die dann normalerweise beim nächsten Start wieder überschrieben wird. Es wird also immer nur der jeweils aktuelle Programmverlauf protokolliert. Aktivieren Sie diese Einstellung, dann wird für jeden Programmstart eine eigene Logdatei geschrieben, die dann gespeichert wird. Sie haben dann also für jeden Programmverlauf eine Logdatei (Protokoll), die auch später noch angeschaut werden kann.

Konfigurationsdatei zur Speicherung der Einstellungen

Die Einstellungen können optional nicht mehr in der Registry, sondern in einer wählbaren Konfigurationsdatei gespeichert werden.
Vorteile:

1. diese Datei kann kopiert werden, also können Einstellungen bei Rechnerwechsel mitgenommen werden.
   
2. die Konfigurationsdatei lässt sich je Kartei wählen, also gehen dann auch unterschiedliche Einstellungen je Kartei.
   
3. die Konfigurationsdatei kann auch auf dem Server liegen, so dass alle Arbeitsplätze dieselben Einstellungen verwenden können.
   

Farbeinstellungen

Hier können Sie einige Farben - Hintergrund-Farbverläufe - für diverse Fenster und Dialoge festlegen. Dabei können Sie für das Startmenü, für Listen, Reiterdialoge und andere Dialoge jeweils unterschiedliche Farbverläufe definieren.

Desktop-Hintergrund
Die hier eingestellte Farbe wird als Hintergrundfarbe der ganzen Anwendung verwendet, wenn bei der aktuell gewählten Kartei keine eigene Hintergrundfarbe definiert ist.

Farbiges Startmenü
Ist diese Einstellung aktiviert, dann können Sie einen Farbverlauf für das Startmenü definieren. Deaktiviert wird das Startmenü in beige angezeigt. Eine Vorschau zum Ergebnis wird hier im ersten der vier Kästen unten angezeigt.

Farbverläufe andere Fenster
Ist diese Einstellung aktiviert, dann können Sie jeweils einen Farbverlauf für Listen, Reiterdialoge und andere Dialoge definieren. Deaktiviert werden alle Fenster in derselben Farbe angezeigt. Eine Vorschau zum Ergebnis wird hier ab dem zweiten der vier Kästen unten angezeigt.

Listen-Hintergrund
Diese Farbe wird als Hintergrundfarbe einer Liste verwendet, wie beispielsweise der Adressenliste. Eine Vorschau zum Ergebnis wird unten im zweiten Kasten "Listen" in der dargestellten Liste angezeigt.

Rahmen-Hintergrund und Rahmen-Beschriftung
Mit diesen beiden Einstellungen bestimmen Sie die Farben - Beschriftung und Hintergrund - der in Eingabefenstern verwendeten Rahmen zur Gruppierung von Daten. Eine Vorschau zum Ergebnis wird unten in den beiden Kästen "Reiter-Dialoge" und "andere Dialoge" mit den dort enthaltenen Rahmen angezeigt.
Da es sich bei diesem Dialog ebenfalls um einen Reiter-Dialog handelt, wird das Ergebnis hier ebenfalls sofort angezeigt.

Reiter-Dialoge
Die Hintergundfarbe der Reiter können ebenfalls eingefärbt werden oder - wie bisher - ungefärbt bleiben. Die Empfehlung ist die Einfärbung entsprechend des Reiter-Dialogs selbst.
Folgende Einstellungen gibt es:

• ungefärbt: das entspricht der Tab-Farbe selbst, also grau
• wie Reiter: das entspricht der Farbe der Reiter-Dialoge
• wie Rahmen: das entspricht der Farbe des Rahmen-Hintergrunds
• individuell: mit Doppelklick in diesem Feld kann eine beliebige Farbe gewählt werden

Farbvorschläge

• blau: alle Fenster in einem hellen Blau mit dezentem Farbverlauf.
• grün: alle Fenster in einem hellen Grün mit dezentem Farbverlauf.
• rot: alle Fenster in einem hellen Rot mit dezentem Farbverlauf.
• orange: alle Fenster in einem hellen Orange mit dezentem Farbverlauf.
• pink: alle Fenster in einem hellen Pink mit dezentem Farbverlauf.
• violett: alle Fenster in einem hellen Violett mit dezentem Farbverlauf.
• win.blau: alle Fenster in einem Blauton, entspricht dem Windows-Farbschema "Blau".
• win.oliv: alle Fenster in einem Olivton, entspricht dem Windows-Farbschema "Olivgrün".
• win.silber: alle Fenster in Silber (hellgrau), entspricht dem Windows-Farbschema "Silber".
• schwarz: alle Fenster in einem Schwarzton mit Farbverlauf von Grau nach Schwarz.
• ezSoftw.: alle Fenster mit einem Farbverlauf in ezSoftware-Firmenfarbe.
• bunt: alle Fenster mit individuellem Farbverlauf, sehr bunt.
• beige/dezent/hell: alle Fenster in Beige (Windows98-Standard).
• grau/dezent/hell: alle Fenster in Grau (WindowsXP-Standard).

Für individuelle Farbeinstellungen gilt, dass mit einem Doppelklick im entsprechenden Eingabefeld oben oder unten der Standard-Dialog von Windows zur Farbauswahl erscheint, damit Sie die Farbe einfacher wählen können. Die Notation der Farbe erfolgt in HTML-Syntax, also Hexadezimal codiert. Der Farbverlauf der gewählten Farben wird sofort im entsprechenden Kasten dargestellt, womit Sie eine Vorschau auf das Ergebnis haben.

Listeneinstellungen

Hier werden die allgemein gültigen Listeneinstellungen sowie Farbdefinitionen vorgenommen, die für jede Liste gelten, bei der keine eigenen abweichenden Listeneinstellungen festgelegt wurden.

Listeneinstellungen

Darstellung
Hier können Sie die optische Erscheinung der Liste bestimmen, im Wesentlichen die Höhe der Zeilen sowie die Einfärbung der Zeilen und Zellen.
Außerdem bestimmen Sie hier, ob Zeilen- oder Spaltenlinien angezeigt werden sollen sowie das Aussehen der Markierung der aktiven Zeile.

Zellentooltips
Hier können Sie Zellentooltips ein- und ausschalten und deren Ansicht gestalten. Zellentooltips sind an den Mauszeiger gebunden. Sobald der Mauszeiger auf einem Feld in der Tabelle verweilt, wird durch den Zellentooltip der Inhalt des Feldes angezeigt. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn Sie den Feldinhalt nicht vollständig lesen können und dazu die entsprechende Spalte nicht größer ziehen möchten.

Mehrfachauswahl
Die Mehrfachauswahl erlaubt das gleichzeitige Markieren mehrerer Datensätze der Liste, beispielsweise um mehrere Datensätze auf einmal zu löschen oder für Massenupdates. Wenn Sie diese Funktion ausschalten, verhindern Sie, dass in einer Liste mehrere Datensätze markiert werden können.

Scroll-Automatik
Die Scroll-Automatik bewirkt, dass beim Scrollen der Liste immer die aktuellen Datensätze angezeigt werden. Die Liste "läuft" sozusagen beim Runterziehen des Scrollbalkens bzw. beim Betätigen des Scrollrades der Maus mit.

Toolbar
Die Toolbar setzt sich aus maximal 8 Bildchen zusammen, hinter welchen jeweils eine Funktionalität steckt. Alle 8 Icons sind hier in Form von 8 Kontrollkästchen vertreten. Durch Anhaken des jeweiligen Kästchens können Sie bestimmen, welche Bildchen und damit welche Funktionalität Sie unterhalb der entsprechenden Liste angezeigt haben möchten. Standardmäßig setzt sich die Toolbar aus den Bildchen "alles Markieren", "Filterbar", "Filter entfernen", "Druckliste", "Standardbericht" und "Spaltenbreiten" zusammen. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten mit dem passenden Bildchen finden sie unter Die Toolbar.

Zeilenfarben

Filterbar
Hier legen Sie für die Filterbar - das ist die oberste Zeile einer Liste, wenn nicht ausgeblendet - die Schrift- und Hintergrundfarbe fest sowie den Hintergrund der gerade aktiven Zelle.

Zeilenfarben 1. und 2. Zeile
Hier legen Sie für die Zeilen einer Liste die Schrift- und Hintergrundfarbe fest. Empfohlen und vorgegeben ist, die Liste mit sich abwechselnden Zeilenfarben zu gestalten. Deshalb können hier unterschiedliche Farben für die 1. udn 2. Zeile angegeben werden.

markierte Zeilen
Mit dieser Farbdefinition wird die gerade aktive markierte Zeile farblich hervorgehoben und damit besser sichtbar gemacht. Auch wenn Sie mehrere Zeilen markieren werden diese in dieser Farbe abgezeigt.

Zeile Highlight ... Zeile "Merker"
Diese 7 Farbdefinitionen haben zusätzlich zu Schrift- und Hintergrundfarbe noch die beiden Attribute "Fett" und "Kursiv", die jeweils bestimmt werden können.
Verwendet werden können diese Farbdefinitionen dann bei den einzelnen Listen mit den Zeilenmarkierungen. Dabei können Sie für bestimmte Bedingungen eine besondere Farbe festlegen, damit die Zeilen, auf die diese Bedingung zutrifft, farblich entsprechend gekennzeichnet werdeb.

Standardwerte und Vorgaben

Ländereinstellungen
Landeskennzeichen
Geben Sie hier das Kennzeichen Ihres Landes ein, z.B. 'DE' für Deutschland, 'AT' für Österreich, 'CH' für die Schweiz oder etwas beliebig anderes. Dieser Wert wird als Vorgabe beim Anlegen einer neuen Adresse verwendet. Zur Auswahl angezeigt werden alle in der Länderliste aktivierten, also nicht zur Auswahl ausgeblendeten Länder.

Konfession, Nationalität und Sprache
Ähnlich wie beim Landeskennzeichen können Sie hier festlegen, ob und welche Standardwerte für Konfession, Nationalität und Sprache beim Anlegen einer neuen Adresse angewendet werden sollen.

Standardwährung
Geben Sie hier die Standardwährung ein, mit der in ezContact gearbeitet werden soll. Das hat vor allem Auswirkungen auf die Währung, die bei den Summenberechnungen zuerst angezeigt wird. Zur Auswahl angezeigt werden alle Währungen der in der Länderliste aktivierten, also nicht zur Auswahl ausgeblendeten Länder.

USt.Satz in % (VAT)
Hier kann der aktuell gültige Mehrwertsteuersatz eingetragen, die möglicherweise an verschiedenen Stellen in ezContact als Vorgabe verwendet wird.

Verschiedenes
Namen automatisch formatieren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird bei Eingabe des Namens, Vornamens, Strasse und Ort der erste Buchstabe automatisch in Großbuchstaben umgesetzt. Somit können Sie immer in Kleinbuchstaben eingeben, was die Eingabe beschleunigen kann.

BLZ automatisch formatieren
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird bei Eingabe einer Bankleitzahl diese automatisch in das deutsche Format (123 123 12) umgesetzt. Diese Einstellung sollte natürlich für Österreich oder Schweiz deaktiviert werden.

IBAN automatisch formatieren
Ähnlich wie bei der BLZ kann mit dieser Einstellung eingestellt werden, dass bei Eingabe einer IBAN diese automatisch in das Format (DE 1234 1234 1234 1234 12) umgesetzt wird.

Komfortauswahl bei mehreren Konten
Ist diese Einstellung NICHT aktiviert, dann werden weitere Konten einer Adresse nur über die 'weitere Konten'-Schaltfläche in der Adresse angezeigt. Ansonsten - bei aktivierter Einstellung - können die verschiedenen Konten zu einer Adresse direkt in der Adresse komfortabel über eine Auswahlliste gewählt werden.

Vorgaben für neue Dokumente
Hier können Sie festlegen, welcher Dokumentnamen und Betreff für neue Dokumente der verschiedenen Kategorien (Adresse, Termin, Ereignis, Aufgabe, ...) vorgegeben werden soll. Dabei stehen als Variablen zur Verfügung: [Suchbegriff], [Name], [Vorname], [Bearbeiter], [Zeitstempel] und [Datum]

• [Zeitstempel]: das aktuelle Datum und Uhrzeit im Format "JJJJMMTT ssmm", also "JahrMonatTag StundeMinute"
• [Datum]: das aktuelle Datum im Format "JJJJ-MM-TT", also "Jahr-Monat-Tag"

Zum Scannen den einfachen Scanner-Dialog verwenden
Falls bei Ihrem Scanner dieser einfachere Scanner-Dialog besser funktioniert, dann können Sie diesen hier aktivieren. Ansonsten wird der neue erweiterte Scanner-Dialog verwendet.

Termin-Vorgaben und -Einstellungen
Priorität (Termin)
Hier können Sie den Wert wählen, der bei Neueingabe eines Termins als Priorität vorgegeben werden soll. Dabei stehen alle in der Referenztabelle 'Prioritäten' eingetragenen Werte zur Verfügung.

Im Kalender
Hier legen Sie fest, ob und wann ein Termin im Kalender geführt werden soll: nie, immer, oder nur, wenn beim Termin eine Uhrzeit eingetragen ist.
Diese Einstellung legt nur beim Anlegen eines neuen Termins die Vorgabe dazu fest, Sie können in jedem Termin selbst jederzeit individuell festhalten, ob dieser im Kalender geführt werden soll oder nicht.

Automatik
Hier können Sie einstellen, wie die Termin-Automatik bei Eingabe eines neuen Termins vorgegeben werden soll. Die Termin-Automatik beschreibt, was mit dem entsprechenden Termin geschehen soll, wenn er abgelaufen ist:

• 'Termin stehen lassen' - Der Termin bleibt stehen, ohne dass beim Programmstart nachgefragt wird
• 'nachfragen' - Beim Programmstart wird gefragt, was mit dem Termin geschehen soll
• 'auf heute legen' - Der Termin wird automatisch auf den heutigen Tag gelegt
• 'auf morgen legen' - Der Termin wird automatisch auf den nächsten Tag gelegt
• 'als Ereignis speichern' - Der Termin wird automatisch als Ereignis gespeichert
• 'löschen' - Der Termin wird automatisch gelöscht

Bei neuen Terminen / Ereignissen den Bearbeiter automatisch setzen
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird beim Anlegen eines neuen Termins oder Ereignisses der an diesem Arbeitsplatz festgelegte Bearbeiter automatisch als Bearbeiter eingetragen.

Termin-Lokation
Hier können Sie einstellen, was bei einem Termin im Feld "Lokation" vorgegeben werden soll: Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort.

Vorgaben für neue Ereigniseinträge
Hier können Sie festlegen, welcher Ereignistext, Notiz und Beschreibung eingetragen werden soll bei automatischen aus der Korrespondenz-Funktion erstellten Ereigniseinträgen. Dabei stehen als Variablen zur Verfügung: [DokumentTyp], [Betreff], [Thema], [Bemerkung] und [Datum], bei Ereigniseinträgen aus einer E-Mail oder SMS zusätzlich noch [Inhalt].

Priorität (Ereigniseintrag)
Hier können Sie den Wert wählen, der bei Neueingabe eines Ereigniseintrags als Priorität vorgegeben werden soll. Dabei stehen alle in der Referenztabelle 'Prioritäten' eingetragenen Werte zur Verfügung.

Einstellung zur Korrespondenzfunktion

Allgemeine Einstellungen zur Korrespondenzfunktion
Vorlagen über die Windows-Dateiliste wählen
Möchten Sie die Vorlagedateien zum Erstellen eines Briefs, E-Mails oder Berichts direkt über die Windows-Dateiliste wählen, dann aktivieren Sie diese Eigenschaft (nicht empfohlen). Ansonsten erscheint zur Auswahl einer Vorlagedatei eine Liste mit den definierten Vorlagen.

Vorlagen-Automatik abschalten
Wenn Sie einen Brief oder Bericht über die Korrespondenz-Funktion erstellen, dann benötigen Sie in der Regel immer eine Vorlagedatei. Deshalb öffnet sich beim Klick auf die Korrespondenz-Funktion auch sofort die Auswahlliste mit den Vorlagen bzw. die Dateiliste. Möchten Sie dies nicht, dann können Sie diese Automatik hier abschalten.

Wartezeit in Millisekunden nach Öffnen der Vorlage
Diese Wartezeiten beeinflussen das Verhalten der entsprechenden Anwendung, z.B. Word. In diesem Fall, wie lange nach Öffnen der gewählten Vorlage gewartet wird, bis die Anwendung in der Bearbeitung weiter macht, also das Dokument erstellt.
Die Standardeinstellung ist 100 Millisekunden. Bei Problemen nach Öffnen einer Vorlage kann versucht werden, diese Zeit hier etwas zu verlängern.

Bei Direktdruck vorher die Auswahl eines Druckers erlauben
Damit kann vor dem Drucken ein installierter Drucker gewählt werden. Ansonsten wird ohne Auswahlmöglichkeit eines Druckers sofort auf den in Windows festgelegten Standarddrucker ausgedruckt.
Die Standardeinstellung ist, dass ein Drucker ausgewählt werden kann. Das sollte abgeschaltet werden, falls es damit zu Problemen kommt.

Wartezeit in Millisekunden nach dem Druckbefehl
Diese Wartezeiten beeinflussen das Verhalten der entsprechenden Anwendung, z.B. Word. In diesem Fall, wie lange nach Drucken des fertigen Dokuments gewartet wird, bis die Anwendung in der Bearbeitung weiter macht, also die Anwendung beendet.
Die Standardeinstellung ist 3000 Millisekunden, also 3 Sekunden. Bei Problemen beim Drucken des Dokuments kann versucht werden, diese Zeit hier etwas zu verlängern.

Korrespondenz-Einstellungen zu Word
Als Standard .rtf verwenden
Diese Eigenschaft bezieht sich auf die Korrespondenz-Funktion. Normalerweise wird beim Schreiben von Briefen ein installiertes OpenOffice oder Word vorausgesetzt und verwendet. Haben Sie beides nicht, dann empfiehlt sich die Verwendung von RTF-Dokumenten, welche auch mit vielen anderen Textverarbeitungen bearbeitet werden kann.

MS Word bereits während der Dokumenterstellung sichtbar machen
Damit kann eingestellt werden, dass Word bereits sichtbar geöffnet wird, während die gewählte Vorlage bearbeitet und daraus das Dokument erstellt wird.
Die Standardeinstellung ist, dass Word unsichtbar ist, während die Bearbeitung erfolgt. Das kann eingeschaltet werden, falls es mit der Bearbeitung im Hintergrund zu Problemen kommt.

Wartezeit in Millisekunden vor Öffnen der Wordvorlage
Diese Wartezeiten beeinflussen das Verhalten von Word. In diesem Fall, wie lange Word nach dem Starten wartet, bevor die gewählte Vorlage geöffnet wird.
Die Standardeinstellung ist 100 Millisekunden. Bei Problemen nach Starten von Word und vor Öffnen der Vorlage kann versucht werden, diese Zeit hier etwas zu verlängern.

Das erstellte Worddokument automatisch speichern
Hier wird festgelegt, dass ein erstelltes Worddokument automatisch gespeichert wird, das ist auch unbedingt zu empfehlen und die Standardeinstellung.
Nur wenn es damit Probleme gibt kann diese Einstellung abgeschaltet werden, so dass das erstellte Dokument in Word geöffnet bleibt und nicht sofort automatisch gespeichert ist.

Wartezeit in Millisekunden vor dem Speicherbefehl
Diese Wartezeiten beeinflussen das Verhalten von Word. In diesem Fall, wie lange Word nach dem Erstellen des Dokuments wartet, bevor das Dokument gespeichert wird.
Die Standardeinstellung ist 100 Millisekunden. Bei Problemen beim automatischen Speichern des fertigen Dokuments kann versucht werden, diese Zeit hier etwas zu verlängern.

Wartezeit in Millisekunden vor Beenden von Word
Diese Wartezeiten beeinflussen das Verhalten von Word. In diesem Fall, wie lange Word nach Fertigstellung wartet, bevor Word wieder geschlossen, also beendet wird.
Die Standardeinstellung ist 100 Millisekunden. Bei Problemen am Ende der Bearbveitung und beim Beenden von Word kann versucht werden, diese Zeit hier etwas zu verlängern.

Formatumwandlung
Wenn MS Word installiert ist wird vorzugsweise auch MS Word zur Umwandlung eines Word-Dokuments in ein anderes Format wie PDF und anderes verwendet. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass damit auch Umwandlungen in ein anderes Word-Format (doc, docx, dot, dotx) möglich sind wie auch Umwandlungen ind RTF-Format oder als Web-Datei (HTML-Format).
Möchten Sie dennoch lieber den CIB pdf brewer verwenden zur Formatumwandlung eines Word-Dokuments in ein PDF können Sie das hier auswählen und CIB aktivieren.

Standardmotiv für Briefpapier
Hier können Sie ein Motiv festlegen, welches dann bei allen Briefvorlagen mit einer definierten Grafik für den Briefkopf (Positionsrahmen mit Textmarke "Briefpapiermotiv") verwendet wird.
ezContact liefert bereits einige Motive (Grafiken) mit, die frei verwendet werden können. Außerdem natürlich auch Beispielvorlagen, die dieses Briefpapiermotiv verwendet.
Die Arbeit mit Wordvorlagen und Textmarken ist in der Lektion Besonderheiten einer Wordvorlage beschrieben.

So geht das:

1. Öffnen Sie in Word eine Vorlage zum Bearbeiten, die nun ein Briefpapiermotiv enthalten soll.
2. Fügen Sie einen Positionsrahmen ein (kein Textfeld) und platzieren es an die Stelle, an die das Briefpapiermotiv hin soll.
3. Markieren Sie den Positionsrahmen und fügen dazu eine Textmarke "Briefpapiermotiv" hinzu.
4. Beim Verwenden dieser Word-Vorlage wird nun an die Stelle des Positionsrahmens die gewählte Grafik des Briefpapiermotivs eingefügt.

Telefonie und E-Mail

Telefonie-Einstellungen
Hier können Sie zum einen festlegen, was mit dem Klick auf das Pfeil-Symbol neben der Telefonnummer geschehen soll:

1. Anwahl über CTI-Verbindung: damit wird die Telefonnummer über eine Schnittstelle (z.B. TAPI oder VoIP über ein SIP-Softphone) an das Telefon übergeben, so dass direkt von ezContact aus gewählt werden kann.
   Zudem kann hier eine Vorwahl zur Amtholung angegeben werden, wie sie z.B. für Telefonanlagen benötigt wird, um überhaupt ein Freizeichen zu erhalten.
   
2. Telefonnotiz bei Anwahl anzeigen: damit wird ein Fenster geöffnet zur Eingabe einer Notiz zum Telefonat. Diese Telefonnotiz kann dann als Aufgabe, Termin oder Ereignis abgelegt werden.
   

Komfortauswahl bei mehreren Rufnummern
Ist diese Einstellung NICHT aktiviert, dann werden weitere Rufnummern einer Adresse nur über die 'weitere Rufnummern'-Schaltfläche in der Adresse angezeigt. Ansonsten - bei aktivierter Einstellung - können die verschiedenen Rufnummern zu einer Adresse direkt in der Adresse komfortabel über eine Auswahlliste gewählt werden.

E-Mail-Einstellungen
Hier definieren Sie, mit welcher Anwendung eine E-Mail verschickt werden soll:

• über die interne Korrespondenz-Funktion (voreingestellt und empfohlen).
• über Standard-MAPI - das E-Mail-Programm, welches bei Ihnen als Standard-MAPI-Programm definiert ist. Wenn nichts anderes angegeben wurde, dann ist dies Outlook Express.
• über den internen E-Mail-Dialog - das ist ein alternativer E-Mail-Dialog, anders als die Korrespondenz-Funktion ausschließlich zum Versenden von E-Mails.
• über mailto: - hier wird das Programm gestartet wie aus einer Internet-Seite mit einem Klick auf eine E-Mail-Adresse.

Ordner-Definitionen

Hier sehen Sie alle in ezContact verwendeten Ordner-Definitionen, die hier auch geändert werden können.
Hinweis: Sehr wichtig ist in einer Netzwerkumgebung, dass alle Arbeitsplätze dieselben Einstellungen haben, damit alle auf dieselbe Datenbank, Vorlagen und Dokumente zugreifen.

Installationsordner
Hier wird angezeigt, in welchem Ordner das Programm ezContact 2.5.5 installiert ist. Der Standard-Installationsordner ist C:\Program Files (x86)\ezContact
Dieser Ordner lässt sich natürlich hier nicht ändern, dazu muss das Programm neu installiert werden.

Ausführen in
In diesem Ordner wird das Programm ausgeführt. Dieser Ordner enthält dann zur Laufzeit benötigte und erstellte lokale Dateien wie z.B. die Logdateien. Auch die Lizenzdatei kann in diesem Ordner abgelegt werden.

Datenbankordner
Der Datenbankordner enthält die Datenbasis (eine Access-Datenbank 'ezContact.mdb').
Hinweis: Liegt die Lizenzdatei ebenfalls im Datenbankordner, dann ist die Installation der Lizenz auf jedem Arbeitsplatz NICHT nötig, da dann jeder Arbeitsplatz auf die Lizenzdatei sofort zugreifen kann.
Mit Klick auf die "Basisordner"–Schaltfläche wird dieser Ordner für alle folgenden Ordner als Basisordner übernommen.
Beispiel: Ist der Ordner C:\ezContact, dann wird der Ordner für die Vorlagen-Basis C:\ezContact\Vorlagen und der Briefvorlagenordner wird C:\ezContact\Vorlagen\Briefe.

Vorlagen-Basis
Dieses Feld soll vor allem die Eingabe der weiteren Vorlageordner erleichtern. Der Ordner, den Sie hier als Vorlagen-Basis festlegen, wird automatisch für alle Vorlagenordner (Briefe, Excel, E-Mail, PDF, Berichte) als Basisordner übernommen.
Beispiel: Ist die Vorlagen-Basis C:\ezContact\Vorlagen, dann wird der Ordner für die Briefvorlagen C:\ezContact\Vorlagen\Briefe.
Damit haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Vorlagen zum Beispiel auf einem Server zentral für mehrere Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen.

weitere Vorlagenordner
Die weiteren Vorlagenordner sind also üblicherweise Unterordner des festgelegten Vorlagen-Basisordners und sollten nicht ohne zwingenden Grund individuell geändert werden. Deshalb werden diese Ordner hier hellgrau angezeigt.
Das betrifft die Ordner Briefvorlagen, Excel-Vorlagen, EMail-Vorlagen, PDF-Vorlagen und Berichtvorlagen.

Dokumente-Basis
Dieses Feld soll vor allem die Eingabe der verschiedenen Dokumenteordner erleichtern. Der Ordner, den Sie hier als Dokumente-Basis festlegen, wird automatisch für alle Dokumenteordner (Dokumente, Scans, Briefe, Excel, E-Mails, PDF, Berichte) übernommen.
Beispiel: Ist die Dokumente-Basis C:\ezContact, dann wird der Dokumenteordner C:\ezContact\Dokumente und der Ordner für die Briefe C:\ezContact\Briefe.
Damit haben Sie auch die Möglichkeit, sämtliche Dokumente auf einem Server-Ordner abzulegen, so dass von jedem Arbeitsplatz aus ein Dokument dort abgelegt und jedes Dokument geöffnet werden kann.
Hinweis: Ist bei einer Adresse ein eigener persönlicher Dokumenteordner definiert (siehe Daten-Basisordner), dann wird bei dieser Adresse der eigene Ordner als Dokumenteordner verwendet.

verschiedene Dokumenteordner
Die weiteren Dokumenteordner sind also üblicherweise Unterordner des festgelegten Dokumente-Basisordners und sollten nicht ohne zwingenden Grund individuell geändert werden. Deshalb werden diese Ordner hier hellgrau angezeigt.
Das betrifft die Ordner Dokumente, Scans, Briefe, Excel-Tabellen, E-Mails, PDF und Berichte.

Daten-Basisordner
Zu jeder Adresse können Sie einen eigenen, persönlichen Dokumenteordner definieren. Um die Auswahl dieser eigenen Dokumenteordner zu erleichtern und zu standardisieren können Sie hier zentral den Basis-Ordner dafür festlegen.
Beispiel: Ist der Daten-Basisordner C:\ezContact\Dokumente, dann wird der persönliche Dokumenteordner für 'Max Muster' C:\ezContact\Dokumente\Muster Max.

Exportordner
Dieser Ordner wird für Exports verwendet. Hier werden also die Dateien mit exportierten Daten gespeichert.

Importordner
Dieser Ordner ist der Standard-Ordner zur Auswahl von Dateien (Access-Datenbank oder Textdatei) zum Importieren. Natürlich kann zum Import dann der Ordner auch gewechselt werden.

Funktionen der Symbol-Schaltflächen

Die Ordnerdefinitionen beinhalten verschiedene Symbol-Schaltflächen, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden:

	Grundstellung aktuell	Damit werden die aktuell gespeicherten Ordner wieder zurückgeholt. Auf diese Weise können neue Eingaben wieder rückgängig machen, sofern diese noch nicht gespeichert wurden.
	Grundstellung Standard	Mit dieser Schaltfläche werden die von ezContact festgelegten Standardwerte für alle Ordner gesetzt.
	Ordner wählen	Damit kann ein beliebiger Ordner gewählt werden, der dann für diese Ordner-Definition festgelegt wird. Mit rechtem Mausklick wird der aktuell gewählte Ordner im Windows-Explorer geöffnet.
	Basisordner	Um die Eingabe der weiteren Ordner zu erleichtern, kann der aktuelle Ordner mit einem Klick für alle nachfolgenden Ordner als sogenannter Basisordner verwendet werden.

Einstellung zum Datenbank-Zugriff

Zugriffsmethode
Diese Einstellungen sind nur wichtig bei einer Access-Datenbank und im Netzwerk-Betrieb, wenn mehrere Personen gleichzeitig auf die Daten zugreifen. In einem Netzwerk wird nämlich immer der Datensatz, der gerade in Arbeit ist, gesperrt, so dass kein anderer darauf zugreifen kann. Wenn also viele Personen in einem Netzwerk gleichzeitig mit den Daten arbeiten, dann werden unter Umständen schnell so viele Datensätze gesperrt, dass nicht mehr gearbeitet werden kann. Andererseits, wenn nicht gesperrt wird, dann können alle problemlos arbeiten. Haben aber zwei Personen den gleichen Datensatz in Bearbeitung, und einer speichert seine Änderungen zurück, dann werden diese vom zweiten überschrieben, wenn der seine Änderungen speichert.
Mit anderen Worten, Sie haben hier quasi die Entscheidung zu treffen 'Sicherheit' gegen 'Komfort'.

Sicherer Zugriff
Hier werden wie beschrieben die Datensätze sofort beim Zugriff gesperrt, mit der Konsequenz, dass diese dann nicht mehr für andere zugreifbar sind. Für große Netzwerke mit vielen Arbeitsplätzen unter Umständen ein Problem.

Nicht sperren
Hier werden die Datensätze nicht sofort gesperrt, so dass auch bei großen Netzwerken keine gegenseitige Beeinflussung stattfindet und jeder reibungslos arbeiten kann. Allerdings auf Kosten des Risikos, dass bei doppeltem Zugriff nicht gewarnt wird, und Änderungen verloren gehen können, wenn zwei Personen denselben Datensatz gleichzeitig bearbeiten.

Hinweis: Bei einer SQL-Datenbank ist diese Einstellung nicht zu treffen, weil bei einer SQL-Datenbank automatisch mit maximaler Sicherheit und maximalem Komfort auf die einzelnen Datensätze zugegriffen wird.

Daten der Reiter
Voreingestellt ist, dass die Daten sämtlicher Reiter eines Datensatzes sofort beim Öffnen des Datensatzes eingelesen werden. Damit stehen diese sofort bim Anklicken eines Reiters zur Verfügung, und es wird auch sofort beim Öffnen des Datensatzes angezeigt, ob in einem Reiter Daten vorhanden sind oder nicht.
Da das Einlesen sämtlicher Daten aber Zeit benötigt kann hier eingestellt werden, dass die Daten in den Reitern erst beim Anklicken des entsprechenden Reiters eingelesen werden. Also nicht sofort beim Öffnen des Datensatzes.

Symbolleiste (Toolbar)

So geht das:

1. Öffnen Sie den Einstellungsdialog für die Symbolleiste bei 'Einstellungen' - 'Symbolleiste (Toolbar)'. Dabei erscheint zusätzlich ein Dialog mit der Auflistung aller zur Verfügung stehenden Funktionen.
2. Um eine bestimmte Funktion einer bestimmten Schaltfläche der Symbolleiste zuzuordnen halten Sie die gewünschte Funktion mit der Maus fest (linker Mausklick auf die Funktion, ohne die Maustaste wieder loszulassen).
3. Verschieben Sie diese Funktion mit der Maus auf die gewünschte Schaltfläche des Einstellungsdialogs für die Symbolleiste.
4. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los, dann ist die Schaltfläche mit der gewählten Funktion belegt.
5. Die Funktion einer aktuell belegten Schaltfläche entfernen Sie mit rechtem Mausklick auf die belegte Schaltfläche.

Diese Art der Mausbedienung nennt sich "Drag and Drop", was so viel heißt wie "Ziehen und Fallenlassen".

Hinweis: Funktionen, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen - entweder wegen eines fehlenden Zusatzmoduls oder wegen fehlender Benutzerrechte - werden grau angezeigt.

Tipp: Mit einem rechten Mausklick auf die kleine Schaltfläche unten links wird die Symbolleiste wieder in den Auslieferungszustand zurück gesetzt, also alle Schaltflächen wieder mit den ursprünglichen Funktionen belegt.

Die Möglichkeiten, die diese Symbolleiste bietet, sind in der Lektion Verwenden der Symbolleiste (Toolbar) beschrieben.

Farbdefinitionen

Ob und mit welcher Farbe eine Person so markiert werden soll kann für verschiedene Besonderheiten eingestellt werden:

1. eine gesperrte Person
2. ein aktueller Geburtstag
3. eine mit Merker gekennzeichnete Person
4. für verschiedene Potentialmarkierungen nach der Alchimedus Potentialanalyse

Sound-Untermalung

Sie können mit einem Klick auf die Schaltfläche Testen den bei der in der Liste markierten Aktion eingestellten Sound abspielen.

Entfernen Sie das Häkchen bei Sound aktivieren sind alle Sound-Effekte in ezContact 2.5.5 komplett abgeschaltet

Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern können Sie der markierten Aktion eine andere Sounddatei zuordnen und so den Sound-Effekt dieser Aktion ändern.

Tipp: Haben Sie eine Aktion oder Ereignis entdeckt, die Sie gerne mit einem Sound-Effekt hinterlegt hätten? Melden Sie sich sehr gerne, ich freue mich über solche Anregungen und berücksichtige das gerne in einem nächsten Update.

Fehlermeldungen

Meldungen

Mit einem Doppelklick in der Liste auf die markierte Meldung oder mit einem Klick auf Details/Ändern wird das Einstellungsfenster zu dieser Meldung geöffnet.

Hier können Sie zunächst eine Sounddatei wählen, die bei Anzeige dieser Meldung abgespielt werden soll.
Außerdem wird hier der Typ eingestellt, ob es sich um eine Informationsmeldung oder eine Warnungsmeldung oder sogar eine kritische Warnmeldung handelt.
Mit den beiden Kontrollkästchen können Sie zudem einstellen, ob die Meldung versteckt, also gar nicht angezeigt, oder ob sie nach einer bestimmten Anzahl von Sekunden automatisch geschlossen werden soll. Das entspricht einem automatischen Klick auf OK.

Mit Klick auf die Schaltfläche Vorschau wird die Meldung zur Kontrolle mit den aktuellen Einstellungen angezeigt. Genau so wird die Meldung an entsprechender Stelle in der laufenden Anwendung aussehen.
Hier das Beispiel einer Informationsmeldung nach erfolgreich durchgeführter Datensicherung:

Ist die Meldung als Warnungsmeldung eingestellt wird das mit einem gelben Ausrufezeichen anstelle des blauen "i" deutlich gemacht.
Im Gegensatz zu einer Informationsmeldung bedarf es bei einer Warnungsmeldung in der Regel einer Aktion des Anwenders. Die müssen also noch etwas tun, damit ein gewünschtes Ergebnis erzielt wird.
Hier das Beispiel einer Warnungsmeldung bei noch fehlenden Angaben beim Anlegen eines Datensicherungsauftrags:

Die dritte Möglichkeit ist eine kritische Warnmeldung, die mit einem roten "X" gekennzeichnet ist.
Bei einer kritischen Warnmeldung kann eine Aktion oder Funktion nicht ausgeführt werden, weil ein Fehler aufgetreten ist, dessen Ursache zuerst behoben werden muss.
Hier das Beispiel einer kritischen Warnmeldung beim Versuch der Anmeldung eines der Anwendung ezContact 2.5.5 unbekannten Benutzers:

Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist wird eine kritische Warnmeldung zusätzlich in der Systemablage angezeigt:

Abfragen

Dieselbe Art von Einstellungen gibt es bei den Warnungsabfragen. Auch hier kann eine Sounddatei gewählt und eingestellt werden, ob diese überhaupt angezeigt werden soll oder nicht oder nach einer einstellbaren Zeit automatisch wieder geschlossen werden soll.

Auch hier gibt es drei Typen einer Warnungsabfrage: erstens mit Standardantwort 'Ja' oder zweitens mit Standardantwort 'Nein' oder als kritische Warnungsabfrage, die immer die Standardantwort 'Nein' beinhaltet.
In der Regel wird eine unkritische Abfrage, die eine gewünschte Aktion auslöst, mit der Stadardantwort 'Ja' vorbelegt. Im Gegensatz dazu wird eine kritische oder sogar destruktive Abfrage, wie beispielsweise eine Löschabfrage, vorzugsweise mit 'Nein' vorbelegt.
Ebenfalls wie bei den Meldungen können Sie mit den beiden Kontrollkästchen eine Automatik einstellen. Dazu wählen Sie dann noch die automatische Antwort 'Ja' oder 'Nein', die nach Ablauf der eingestellten Zeit oder eben sofort, erfolgen soll. Das entspricht einem automatischen Klick auf Ja oder Nein.

Hier das Beispiel der Abfrage beim Starten einer Datensicherung, ob diese nun durchgeführt werden soll, eingestellt als kritische Warnungsabfrage mit automatischer Antwort 'Ja' nach 10 Sekunden.

Mit Klick auf die Schaltfläche Vorschau wird die Warnungsabfrage zur Kontrolle mit den aktuellen Einstellungen angezeigt. Genau so wird die Warnungsabfrage an entsprechender Stelle in der laufenden Anwendung aussehen:

Wenn die Abfrage ohne Klick auf eine Schaltfläche stehen bleibt wird diese mit der voreingestellten Antwort beendet, hier also mit 'Ja'. Die Datensicherung wird also nach 10 Sekunden automatisch durchgeführt.
Während dieser 10 Sekunden besteht aber auch die Möglichkeit, mit 'Nein' zu antworten. Dann wird die Datensicherung eben doch nicht durchgeführt.
Zudem kann die Automatik mit Klick auf Stop beendet werden. Dann haben Sie wieder Zeit zu überlegen, was Sie tun möchten und entscheiden irgendwann mit 'Ja' oder 'Nein'.

Aufbau der Adressmaske

Die Zusatzfelder

Die Eingabefelder

Geben Sie beliebige Feldnamen ein. Das Eingabeformat kann leergelassen werden, dann können beliebige Eingaben in diesem Zusatzfeld getätigt werden. Oder Sie wählen ein bestimmtes Format für die Eingaben, beispielsweise um nur Zahlen zuzulassen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Text	erlaubt alle Eingaben
Zahl	erlaubt nur Ganzzahlen
Betrag	erlaubt Währungseingaben (Zahlen mit 2 Nachkommastellen und Tausender-Trennpunkten)
Datum	ermöglicht die Eingabe eines Datums
Ja/Nein	ermöglicht eine Auswahl Ja oder Nein über ein Kontrollkästchen (Häkchen)
Liste	ermöglicht die Auswahl vordefinierter Werte aus einer Auswahlliste
Lernliste	ermöglicht die Auswahl vordefinierter Werte aus einer selbstlernenden Auswahllisten
Pflichtfeld	ermöglicht die Definition von Feldern, die zwingend eingegeben werden müssen

Mit der Eingabe eines Semikolons (;) kann nach der Definition des Feldformats noch eine genauere Beschreibung zum Eingabeformat angegeben werden. Folgende Angaben sind dabei möglich:

Angabe der Länge	Text	z.B. Text;10 = 10-stelliges Eingabefeld
	Zahl	z.B. Zahl;3 = 3-stellige Zahl
	Betrag	z.B. Betrag;12 = insgesamt 12 Stellen (1.000.000,00)
Angabe eines erklärenden Textes	nur bei Ja/Nein	z.B. Ja/Nein;bitte hier klicken
Angabe des Listennamens	Liste	z.B. Liste;Hobby
	Lernliste	z.B. Lernliste;Hobby
Angabe als Pflichtfeld	alle Formate	z.B. Betrag;Pflichtfeld oder Datum;Pflichtfeld

Um eine Liste oder Lernliste mit vordefinierten Werten zu füllen öffnen Sie mit der Taste F5 in diesem Eingabeformat-Feld die zu diesem Feld gehörende Referenztabelle. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, neue Werte einzugeben oder bereits eingegebene Werte aus der Referenzliste zu ändern oder zu löschen.
Durch die Angabe eines Listennamens haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele unterschiedliche Referenzlisten zu definieren und zu pflegen. Damit können Sie unterschiedlichen Zusatzfeldern verschiedene Listen, oder auch mehreren Zusatzfeldern über den gleichen Namen jeweils dieselbe Auswahlliste zuordnen.

Die Referenzdaten

Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Bezeichner vor dem Eingabefeld haben Sie direkt aus den Eingabemasken einen Schnellzugriff auf die Referenztabellen. Einen derart aktiven Bezeichner erkennen Sie daran, dass sich der Begriff blau einfärbt und unterstrichen wird, sobald Sie mit dem Mauszeiger drüberfahren.

Länderliste

1. Einstellungen - Optionen - Vorgaben - Landeskennzeichen
   Da in ezContact beliebige Landeskennzeichen unterstützt werden, wird bei Neuanlage einer Adresse das bei den Vorgaben definierte Kennzeichen für das Land verwendet. Dort wird als Vorschlag zur Eingabe eine Auswahlliste mit allen Kennzeichen aus der Länderliste angezeigt. (siehe dazu auch Standardwerte und Vorgaben)
   
2. Eingabe einer ausländischen Adresse
   Geben Sie eine ausländische Adresse ein, dann können Sie einfach das Landeskennzeichen in der Adresse überschreiben. Alternativ erhalten Sie eine Länder-Auswahlliste zur Auswahl des betreffenden Landes mit Doppelklick auf den Bezeichner 'Land PLZ Ort' vor den Eingabefeldern Land-PLZ Ort.
   
3. Korrespondenz-Funktion (neue Anschriften-Regeln der Post)
   Dazu gibt es eine neue Variable (Platzhalter oder Textmarke) 'LANDNAME'. Platzieren Sie diese Variable an der gewünschten Stelle im Adressfeld eines Briefes, dann wird dort der Name des Landes des Briefempfängers eingetragen. Die Besonderheit: der Landname wird nur dann eingetragen, wenn das Land NICHT dem eigenen Land entspricht, also nur bei ausländischen Empfängern.
   

Land
Geben Sie hier das (genormte) Kennzeichen des Landes ein, z.B. 'DE' für Deutschland, 'AT' für Österreich, 'CH' für die Schweiz oder etwas beliebig anderes. Achtung: Das Landeskennzeichen kann hier nicht mehr geändert werden. Bei einem Fehler muss das eingegebene Land gelöscht und ein neues Land eingegeben werden.

Bezeichnung
Hier geben Sie zum Land die entsprechende Bezeichnung ein, also den Namen des Landes, wie z.B. 'Deutschland', 'Österreich' oder 'Schweiz'.

PLZ Länge
Hier können Sie die Länge der PLZ eines Ortes diesen Landes definieren, also z.B. 5 für Deutschland, 4 für Österreich und Schweiz und 8 für Portugal und England. Damit stehen dann bei Adressen die angegebene Anzahl an Zeichen zur Eingabe der Postleitzahl zur Verfügung.

Währung
Geben Sie hier die Landeswährung des eingegebenen Landes ein. Bei den Optionen zur Eingabe Ihrer Standeswährung stehen alle hier eingegebenen Währungen zur Auswahl zur Verfügung.

zur Auswahl ausblenden
Wenn Sie mit einem bestimmten Land eher keine Korrespondenz haben (oder bisher nie hatten), dann benötigen Sie diese Länder zur Auswahl bei einer Adresseingabe nicht. Dennoch brauchen und sollten Sie diese Länder hier nicht löschen. Sie können nicht benötigte Länder hier einfach ausblenden, dann werden sie in den Landes-Auswahllisten einfach nicht angezeigt.

Ortsverzeichnis

Sie können das Ortsverzeichnis auch vollständig aktualisieren und beispielsweise eigene Orte aus einer anderen Access-Datenbank laden. Damit haben Sie unter anderem die Möglichkeit, aus der im Internet auf unserer Download-Seite zur Verfügung gestellten Referenzdatenbank mit Orts- und Bankenverzeichnis für Österreich und Schweiz diese Orte in ezContact zu Importieren.
Holen Sie sich dazu einfach die zip-Datei https://www.ezSoftware.info/files/Referenzdaten.zip und entpacken Sie die zip-Datei nach dem Download, z.B. mit WinZip. Dann kopieren Sie die Datenbank "Referenzdaten.mdb" in den Import-Ordner von ezContact. Nun können Sie im Ortsverzeichnis mit rechter Mausklick aus dem kleinen PopUp-Menü alle bestehenden Orte löschen (wenn Sie dies möchten) und Orte aus einer beliebigen Access-Datenbank mit Orten (z.B. aus der "Referenzdaten.mdb") importieren.

Bankenverzeichnis

Die Bankdaten werden übrigens immer über die Deutsche Bundesbank aktualisiert und bei jedem Programm-Update mitgeliefert. Aus technischen Gründen werden diese aber nicht automatisch erneuert, das können Sie aber jederzeit selbst tun:

So geht das:
Menü "Einstellungen" - "Referenzdaten" - "Bankenverzeichnis", dann rechte Mausklick und 'Importieren' wählen und 'Import aus den mitgelieferten Standarddaten'.

So können Bankdaten auch aus einer anderen Access-Datenbank geladen werden. Damit haben Sie unter anderem die Möglichkeit, aus der im Internet auf unserer Download-Seite zur Verfügung gestellten Referenzdatenbank mit Orts- und Bankenverzeichnis für Österreich und Schweiz diese Banken in ezContact zu Importieren.
Holen Sie sich dazu einfach die zip-Datei https://www.ezSoftware.info/files/Referenzdaten.zip und entpacken Sie die zip-Datei nach dem Download, z.B. mit WinZip. Dann kopieren Sie die Datenbank "Referenzdaten.mdb" in den Import-Ordner von ezContact. Nun können Sie im Bankenverzeichnis mit rechter Mausklick aus dem kleinen PopUp-Menü alle bestehenden Banken löschen (wenn Sie dies möchten) und Banken aus einer beliebigen Access-Datenbank mit Banken (z.B. aus der "Referenzdaten.mdb") importieren.

Weitere Referenzdaten

Tipp: Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Bezeichner vor dem Eingabefeld haben Sie direkt aus den Eingabemasken einen Schnellzugriff auf die Referenztabellen. Einen derart aktiven Bezeichner erkennen Sie daran, dass sich der Begriff blau einfärbt und unterstrichen wird, sobald Sie mit dem Mauszeiger drüberfahren.

Beispiel: Ein Doppelklick auf den Bezeichner "Anrede" öffnet sofort die Referenztabelle zur Definition der verwendeten Anreden.

Möchten Sie bestimmte Referenzdaten vereinheitlichen, dann können Sie über eine Automatik einstellen, dass im Eingabefeld eingegebene Texte nach einer Bestätigung oder auch sofort in der Liste gespeichert werden und damit zur Auswahl zur Verfügung stehen.
Zudem kann über diese Referenzautomatik eingestellt werden, dass das entsprechende Eingabefeld für manuelle Eingaben gesperrt bleibt. Dann sind auch hier nur die in der Liste vorgegebenen Werte gültig.

Bei den meisten der Referenzdaten sind zusätzlich zu den vorgegebenen Werten auch direkt im entsprechenden Eingabefeld beliebige andere Eingaben möglich. Nur bei einigen wenigen Referenzdaten sind ausschließlich die in der Liste vorgegebenen Werte gültig. Andere Werte können dann überhaupt nicht direkt in das Eingabefeld eingegeben werden.

Die folgende Tabelle zeigt in einer Übersicht die Referenzdaten zu Adressen, Aufgaben, Terminen und Ereignissen, und ob eine direkte Eingabe im Eingabefeld möglich ist oder nicht.

	Bezeichnung	Eingabe möglich	Referenzautomatik
Adresse	Anrede	Nein	-
	Titel	Ja	Ja
	Konfession	Nein	-
	Nationalität	Ja	Ja
	Familienstand	Nein	-
	Sprache	Nein	-
	Beruf	Ja	Ja
	Berufsstatus	Ja	Ja
	Telefonart	Ja	Ja
	E-Mail-Art	Ja	Ja
	Linkart	Ja	Ja
	Kurz-Notiz	Ja	Ja
	Sperrgrund	Ja	Ja
	Adresskategorie	Ja	Ja
	Adressart	Nein	-
	Ausweisart	Ja	Ja
Aufgabe	Priorität	Nein	-
	Bearbeiter	Ja	Nein
	Aufgabenvorlage	Ja	Ja
	Aufgabestatus	Ja	Ja
Termin	Priorität	Nein	-
	Bearbeiter	Ja	Nein
	Termingrund	Ja	Ja
	Terminstatus	Ja	Ja
Ereignis	Priorität	Nein	-
	Bearbeiter	Ja	Nein
	Status	Ja	Ja
	Ereignisvorlage	Ja	Ja
Dokument	Kategorie	Ja	Ja

E-Mail-Konten

Sie können in ezContact auch mehrere E-Mail-Konten anlegen, z.B. für jeden Absender ein eigenes E-Mail-Konto mit einer eigenen E-Mail-Adresse. Beim Versenden einer E-Mail über die interne Korrespondenz-Funktion können Sie dann das Absender-Konto bestimmen.

Die Eingabefelder

Konto-Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu diesem Konto ein, am besten den vollständigen Namen des entsprechenden Absenders.

allgemein: Hier kann das E-Mail-Konto als allgemeines, sogenanntes Funktions-E-Mail-Konto wie info@ oder ähnliches markiert werden und steht damit jedem Anwender zur Verfügung.

Timeout: Hier geben Sie in Sekunden ein, wann der sogenannte Timeout erfolgt. Das ist die Zeit, die versucht werden soll, beim Versenden einer E-Mail die Verbindung mit dem E-Mail-Server aufzunehmen.
Ist diese Zeit zu kurz, dann könnte es sein, dass die Verbindung nicht innerhalb dieser Zeit zustande kommt, dann erhalten Sie eine entsprechende Timeout-Fehlermeldung.
Ist diese Zeit aber zu lang, dann müssen Sie entsprechend lange warten, falls eine Verbindung tatsächlich nicht zustande kommen kann. Zum Beispiel wenn der E-Mail-Provider gerade nicht online ist oder bei Problemen mit dem Internetzugang oder Netzwerkproblemen.
Empfehlenswert ist ein Wert zwischen 5 und 15 Sekunden bei normal schnellem Internetzugang.

Vorname Name: Hier geben Sie einfach Ihren kompletten Namen ein (Vorname Nachname).

EMail-Adresse: Hier geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Das ist die Adresse, die Sie von Ihrem Provider (z.B. T-Online) erhalten haben und mit der Sie sich bei Ihrem Provider anmelden müssen.
Die E-Mail-Adresse ist in der Regel im Format name@provider.land oder vorname.name@provider.land

Firma/Organisation: Hier können Sie den Namen Ihrer Firma oder Organisation eintragen.

Rückantwort an: Hier geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an der Sie eine Rückantwort erwarten. Das ist meistens dieselbe Adresse wie oben unter EMail-Adresse eingetragen, aber das muss nicht sein.
Auch diese E-Mail-Adresse ist in der Regel im Format name@provider.land oder vorname.name@provider.land

Auto-Signatur: Hier können Sie wählen, ob beim Erstellen und Versenden einer E-Mail automatisch eine Signatur angehängt werden soll. Diese E-Mail-Signaturdatei kann hier für jedes E-Mail-Konto individuell vorgegeben werden.

Voreinstellungen: Hier können zu einer E-Mail bestimmte Voreinstellungen getroffen werden, die Sie vor dem Versenden der E-Mail aber dort auch wieder individuell ändern können. Hier legen Sie also fest, wie die meisten Ihrer E-Mails zunächst aussehen sollen. Das ist die Dringlichkeit 'Hoch', 'Normal' oder 'Niedrig', ob beim Empfänger eine Empfangsbestätigung angefordert werden soll oder nicht, und ob Kopien normalerweise als Blindkopien versendet werden sollen, also mit BCC statt mit CC.

E-Mail-Sendeserver (SMTP-Server): Hier geben Sie die von Ihrem Provider erhaltenen Daten zum SMTP-Server ein.
Hinweis: Der bisher übliche Port 25 wird aktuell wegen der SSL-Verschlüsselung meistens nicht mehr verwendet. Zur Verschlüsselung über SSL/TLS wird meistens der Port 465 oder 587 verwendet.
Mit Drücken der Taste F2 in diesem Feld wechselt der Inhalt von 465 auf 587 und wieder zurück.

SMTP-Auth.: Hier wählen Sie, ob bei Ihrem SMTP-Server, also bei Ihrem Provider, eine Authentifizierung mit Benutzer oder Kontoname und Kennwort oder Passwort notwendig ist. Wenn ja, dann markieren Sie dieses Kontrollkästchen und tragen in den beiden Feldern darunter Benutzer und Kennwort ein.

E-Mail-Empfangsserver (POP3/IMAP4-Server): Hier geben Sie die von Ihrem Provider erhaltenen Daten zum POP3- bzw. IMAP4-Server ein. Ob es sich nun um einen POP3- oder IMAP4-Server handelt legen Sie mit Auswahl des entsprechenden Optionsfeldes fest.
Hinweis: Der bisher übliche Port 110 für POP3 oder 143 für IMAP4 wird aktuell wegen der SSL-Verschlüsselung meistens nicht mehr verwendet. Zur Verschlüsselung über SSL/TLS wird meistens der Port 995 (POP3) bzw. 993 (IMAP4) verwendet.
Mit Drücken der Taste F2 in diesem Feld wechselt der Inhalt von 110 auf 995 (POP3) bzw. von 143 auf 993 (IMAP4) und wieder zurück.

Ist das E-Mail-Konto auf IMAP4 umgestellt erscheint vor der Angabe des IMAP4-Servers eine kleine Symbol-Schaltfläche "weitere IMAP4-Einstellungen" mit einem roten Pfeil.
Mit Klicken auf diese Schaltfläche öffnet sich ein weiteres kleines Fenster mit der Möglichkeit, die Archivfunktion zu aktivieren und dazu den Namen des Archivordners anzugeben.
Ist diese Archivfunktion aktiv haben Sie beim Empfang von E-Mails die Möglichkeit, diese automatisch nach Erhalt in diesen Archivordner zu verschieben, so dass bereits empfangene E-Mails nicht ein zweites Mal vom IMAP4-Server abgeholt werden müssen.

E-Mail-Verbindung prüfen
Mit der Schaltfläche Prüfen können Sie gleich testen, ob eine Verbindung mit den angegebenen Benutzerdaten zum eingetragenen E-Mail-Server tatsächlich möglich ist.

FTP-Verbindungen

Die Eingabefelder

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser FTP-Verbindung ein, am besten den vollständigen Namen des entsprechenden Servers oder den Zweck dieser FTP-Verbindung.

Serverdaten: Hier geben Sie die von Ihrem Provider erhaltenen Daten zum FTP-Server ein.

Benutzerinformation: Hier tragen Sie Benutzername und Kennwort für die FTP-Verbindung ein.

Mit der Schaltfläche Verbindung testen können Sie gleich prüfen, ob eine Verbindung mit den angegebenen Benutzerdaten zum eingetragenen FTP-Server tatsächlich möglich ist.

CIB-Einstellungen

Angaben zum PDF-Dokument: Hier können Sie einen Ordner festlegen, wohin das umgewandelte PDF-Dokument verschoben werden soll, wenn das gewünscht ist.
Zudem kann das PDF-Dokument einer Kategorie zugeordnet und ein Passwort vergeben werden, welche hier ausgewählt bzw. eingetragen werden können.

Das Verhalten des CIB pdf brewer bei einer Formatumwandlung in ein PDF-Dokument kann mit folgenden selbsterklärenden Einstellungen noch beeinflusst werden:

• Dieses Fenster vor der PDF-Umwandlung immer anzeigen.
  
  
• Vor Starten der PDF-Umwandlung eine Bestätigung einholen.
  
  
• Original Word-Dokumente löschen nach erfolgreicher Umwandlung in PDF-Dateien.
  
  
• Das PDF-Dokument nach der Erstellung sofort öffnen.
  
  

TAPI-Eigenschaften

Eigenschaften

Bei Windows-Start öffnen
Damit kann eingestellt werden, dass ezContact sofort beim Starten von Windows geöffnet wird - also gleich nach dem Einschalten des Rechners.

Mit Kennwort starten
Beim Aktivieren dieser Einstellung kann ein Kennwort festgelegt werden. Beim Starten von ezContact wird dieses Kennwort erfragt, um die Benutzung der Anwendung durch nicht autorisierte Personen zu verhindern.

Symbolleiste anzeigen
Mit dieser Eigenschaft lässt sich die Symbolleiste oben direkt unterhalb des Menüs anzeigen oder ausblenden.
Individuell anpassen können Sie die Symbolleiste bei "Einstellungen" - "Symbolleiste (Toolbar)".

In der Taskleiste anzeigen
Soll die Systemablage beim Starten von ezContact 2.5.5 sofort aktiv sein aktivieren Sie diese Eigenschaft, wodurch ezContact bereits beim Starten in der Systemablage der Taskleiste angezeigt wird.
Zur Laufzeit kann die Anzeige in der Systemablage dann jederzeit bei "Extras" - "Systemablage (SysTray)" deaktiviert oder wieder aktiviert werden.

Startfunktionen
Hier können bestimmte Funktionen, die direkt beim Starten von ezContact durchgeführt werden, ein- oder abgeschaltet werden. Das sind zum einen Anwendungs-Funktionen wie die Auswahl der Datenbank (Kartei-Auswahl), das Dashboard, das Startfenster "Aktuelles", die Geburtstagserinnerung, die Liste der fälligen Termine sowie die Aufgabenliste, der E-Mail-Posteingang und das Vorschaufenster für Dokumente.
Außerdem Systemfunktionen wie der Systemcheck, die Suche nach Outlook sowie eine ISDN/CAPI-Prüfung und eine TAPI-Prüfung.
Mehr dazu finden Sie in der Lektion Startfunktionen beschrieben.

Vor Beenden warnen
Normalerweise muss vor dem Beenden der Anwendung dies bestätigt werden. Diese Bestätigungs-Abfrage vor dem Beenden kann hier ein- oder ausgeschaltet werden.

Automatische Datensicherung
Beim Aktivieren dieser Einstellung kann einer der vorhandenen Datensicherungsaufträge zur automatischen Ausführung beim Beenden von ezContact gewählt werden. Siehe dazu auch das Kapitel Datensicherung.

Adressenliste mit Details
Bei der Adressenliste können unten bestimmte Details zur gerade markierten Adresse angezeigt werden. Diese Anzeige der Details kann hier aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei Anruf Adresse anzeigen
Haben Sie bei den Optionen den Anrufmonitor aktiviert (über ISDN oder TAPI), dann ist diese Eigenschaft verfügbar, ohne aktiviertem Anrufmonitor natürlich nicht. Sie können dann festlegen, ob bei einem Anruf anhand der Telefonnummer (falls bekannt) versucht werden soll, die entsprechende Adresse zu finden und diese dann gleich anzuzeigen.

Änderungen festhalten
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob bei jeder Änderung eines Kontaktes automatisch ein Historyeintrag erfolgen soll oder nicht.

Dokumentordner automatisch
Möchten Sie immer für jede Adresse einen eigenen Ordner zur Ablage der Dokumente für den Schriftverkehr, dann können Sie hier einstellen, dass dieser persönliche Dokumenteordner direkt beim Anlegen der Adresse gleich mit erstellt wird. Dann müssen Sie diese Ordner nicht mehr für jede Adresse selbst anlegen und zuordnen.

Einfügen nach Kopieren
Wenn in einer Adressenliste eine Adresse mit Strg+C kopiert wird, dann wird bei aktivierter Einstellung die Adresse gleich wieder eingefügt (entspricht dem Drücken von Strg+V). Ansonsten wird die Adresse nur in die Zwischenablage kopiert und kann dann selbst mit Einfügen (Strg+V) hier oder in anderen Anwendungen wieder eingefügt werden.

Letzter Kontakt setzen
Mit dieser Einstellung bestimmten Sie, bei welchen Ereignissen das Datum des letzten Kontaktes zur entsprechenden Adresse aktuell gesetzt werden soll. Dabei stehen im Moment folgende Ereignisse zu Verfügung: "bei Korrespondenz" - "bei erledigtem Termin" - "bei Telefonnotiz" - "bei eingehendem Anruf" - "beim Öffnen der Adresse".

AutoTermin bei neuer Adresse
Falls Sie in der Regel zu einer neuen Adresse gleich einen Termin eintragen, z.B. für eine Wiedervorlage, dann können Sie hier festlegen, dass beim Anlegen einer neuen Adresse automatisch ein solcher Termin mit angelegt wird.

Terminüberwachung
Mit der aktivierten Terminüberwachung werden Sie automatisch an jeden Termin erinnert, bei dem eine Uhrzeit eingetragen wurde. Beim Aktivieren dieser Einstellung können Sie festlegen, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll (Intervall) und wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten (Zeitraum).

Filter nach Bearbeiter
Haben Sie für diesen Rechner einen bestimmten Bearbeiter festgelegt (Hauptmenüpunkt "Einstellungen", Menüpunkt "Bearbeiter festlegen"), dann können Sie hier ein- oder ausschalten, bei welchen Aktionen die Daten automatisch anhand dieses Bearbeiters gefiltert werden sollen: - bei "Fällige Termine", - bei Terminüberwachung, - beim Terminkalender, - bei der Aufgabenliste, - bei der Terminliste, - bei der Ereignisliste, - zum Outlook-Abgleich
Ohne diese Filterung nach Bearbeiter werden immer alle Daten (Aufgaben, Termine oder Ereignisse) angezeigt.

Bearbeiterwechsel ermöglichen
Diese Funktion ist eigentlich nur in Verbindung mit der Benutzerverwaltung von Bedeutung, wenn ein Benutzer das Recht für die Einstellungen nicht hat. Soll ein Benutzer trotzdem in der Lage sein, den Bearbeiter zu wechseln, dann können Sie mit Aktivieren dieser Eigenschaft den Bearbeiterwechsel über das Office-Menü ermöglichen.

Drucklisten allgemein

Mehr zu Drucklisten allgemein finden Sie im Kapitel Drucklisten.

Die Eingabefelder

Drucker: Hier wählen Sie aus der Liste aller installierten Drucker, auf welchem Drucker die Drucklisten gedruckt werden sollen.

Ohne Druckerdialog sofort drucken: Bevor eine Druckliste gedruckt wird, erscheint ein Dialog zur Auswahl des Druckers. Wenn Sie dieses Feld wählen, also ein Häkchen setzen, dann werden die Drucklisten direkt auf dem hier angegebenen Drucker ausgegeben, ohne dass zuvor der Druckerdialog zur Abfrage erscheint.

Schriftart: Hier können Sie die Schriftart wählen, die für die Drucklisten verwendet werden soll.

Schriftgrößen: Hier können Sie die Schriftgrößen für Titel, Überschrift und Datenzeilen wählen. Außerdem, ob die entsprechende Zeile normal, oder fett oder unterstrichen gedruckt werden soll.

Zeilen pro Seite: Hier geben Sie an, wieviele Zeilen je Seite gedruckt werden sollen. Das wird natürlich weniger, wenn Sie zum Beispiel eine größere Schriftgröße für Datenzeilen wählen.

Rand links: Hier bestimmen Sie den linken Rand, der eingehalten werden soll.

Rand oben: Hier bestimmen Sie den Rand oben, bevor die Druckliste anfängt.

Abstand: Hier bestimmen Sie den Abstand zwischen der Überschrift und den Datenzeilen.

Papierformat: Hier können Sie angeben, ob die Liste im Hochformat oder (bei sehr breiten Drucklisten) im Querformat gedruckt werden soll.

Druckerdefinitionen

Standardwerte laden

Wozu? Bei einem Software-Update liefern wir unter Umständen aktualisierte oder auch neue Versionen von Datensicherungen, Exportdefinitionen, Filterdefinitionen, Drucklisten, Berichten und Dokument-Vorlagedateien mit. Diese werden aber NICHT automatisch in die aktuelle Datenbank eingebunden, sind also zunächst nicht sichtbar.
Hiermit können Sie aber jederzeit wieder die mitgelieferten Datensicherungen, Exportdefinitionen, Filterdefinitionen, Drucklisten, Berichte und Dokument-Vorlagedateien laden.

Hinweis: Damit werden etwaige eigene Änderungen an den gewählten Einstellungen wieder überschrieben!

Vorlagenverwaltung

• verschafft einen Überblick über alle in ezContact eingebundenen Vorlagen
• dient der Verwaltung aller in ezContact eingebundenen Vorlagen
• trennt die Verwaltung der Vorlagen von deren Benutzung
• öffnet eine Vorlage direkt mit dem entsprechenden Programm zur Bearbeitung
• erleichtert das Einbinden neuer Vorlagen in ezContact
• überprüft, ob Vorlagen richtig in ezContact eingebunden sind, also ob der in ezContact hinterlegte Vorlagenordner die Vorlagedatei auch tatsächlich enthält

Textbausteine

1. als Variablen zur Verwendung in Briefvorlagen als Textmarke

Textbausteine in Briefvorlagen für Word-Dokumente werden verwendet wie sie sind, können also keine weiteren Variablen enthalten. Der Name der Textmarke hat immer den Präfix "Textbaustein_", gefolgt vom Textbausteinnamen.
Beispiel: Der Textbaustein "Hinweis" kann in einer Briefvorlage mit einer Textmarke "Textbaustein_Hinweis" verwendet werden.

2. als Variablen zur Verwendung in E-Mails

Textbausteine in E-Mails werden verwendet, indem in der E-Mail-Vorlage an der gewünschten Stelle der Textbausteinname mit vorangestelltem Doppel-Dollarzeichen platziert wird, also $$Textbausteinname.
Beispiel: Der Textbaustein "Irrtum1" wird in einer E-Mail-Vorlage mit "$$Irrtum1" verwendet.
Textbausteine in E-Mails können auch weitere Variablen enthalten, wie zum Beispiel der mitgelieferte Textbaustein "EMail-Fusszeilen".
Hinweis: Zur Verdeutlichung der Verwendung von E-Mails mit Textbausteinen wird eine E-Mail-Vorlage "Beispiel mit Textbausteinen" mitgeliefert.

3. gibt es einen besonderen Textbaustein mit Namen "Adresszeilen" zur Verwendung beim Kopieren einer Adresse in die Zwischenablage mit Strg+C
Sie legen mit diesem Textbaustein fest, wie eine Adresse, die mit Strg+C in die Zwischenablage kopiert wurde, aufgebaut sein soll.

Sprache wählen

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