Arbeiten mit ezContact

Grundlegendes

Auch alle Detailmasken sind nach demselben Prinzip aufgebaut: Jeder Adresse können Sie beliebige Beziehungen, Termine, Ereignisse und Dokumente zuordnen, die dann in den verschiedenen sogenannten Reitern aufgelistet angezeigt werden.

Damit Sie effektiv bei Ihrer Arbeit unterstützt werden, existieren hinter vielen Eingabefeldern Referenztabellen, die Sie selbst befüllen und ändern können (siehe Lektion Die Referenzdaten im Kapitel Einstellungen). Damit wird die Dateneingabe schneller, fehlerfreier und normierter - dies macht dann auch eine Selektion komfortabler.

In jeder Liste und in jeder Adressmaske haben Sie Zugriff auf die Korrespondenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Briefe (auch Serienbriefe), E-Mails (auch Serien-E-Mails) und Berichte (z.B. "Handakte zum Kundenbesuch") zu erstellen. Viele Beispielvorlagen sind bereits enthalten.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel Dokumente/Briefe/E-Mails in den Lektionen Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht) und Als E-Mail versenden.

Startfunktionen

Kartei-Auswahl

Dashboard

Haben Sie als Startfunktion das "Dashboard" aktiviert, dann wird unmittelbar nach dem Start von ezContact das Dashboard angezeigt mit einer Vielzahl von Informationen und Funktionen zu aktuellen Aufgaben und Terminen und statistische Daten wie Anzahl Personen und Dokumente und vieles mehr.
Natürlich kann das Dashboard über das Menü "Extras" - "Dashboard" auch jederzeit während des Arbeitens mit ezContact angezeigt werden, wenn es nicht automatisch beim Start geöffnet wird oder in der Zwischenzeit wieder geschlossen wurde.

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann das Dashboard auch über das Menü der Systemablage aufgerufen werden.

Eine detaillierte Beschreibung zum Dashboard und den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie im Kapitel Dashboard beschrieben.

Startfenster 'Aktuelles'

Die erste Liste in diesem Startfenster zeigt die aktuellen Geburtstagskinder an. Hier können Sie direkt Geburtstags-E-Mails oder auch Briefe erstellen.
Den Umfang dazu stellen Sie bei der Geburtstagserinnerung ein: Menü "Adresse" - "Geburtstage..." oder mit Strg+G. Dabei können Sie festlegen, wieviel Tage vorher erinnert werden soll, und wieviel Tage nachher, um vergangene/verpasste Geburtstage nachträglich noch zu sehen.

Die zweite Liste zeigt die anstehenden Termine an. Hier können Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden. Mehr dazu finden Sie in der Lektion Terminerinnerung beim Starten beschrieben.

Unabhängig von einer Adresse können allgemeine Aufgaben festgehalten werden, die hier in der dritten Liste angezeigt werden.

Hinweis: Jede dieser drei Listen 'aktuelle Geburtstage', 'anstehende Termine' und 'offene Aufgaben' kann bei den Startfunktionen auch als einzelne Listen 'Geburtstagserinnerung', 'Liste fälliger Termine' und 'Aufgabenliste' aktiviert und angezeigt werden.

Tipp: Dieses Startfenster wird als eigenständiges Fenster in der Taskleiste angezeigt und kann somit ständig im Hintergrund oder auf einem zweiten Monitor geöffnet bleiben, während Sie im Vordergrund in ezContact arbeiten.

Beziehungen

Das Erstellen einer Beziehung
In diesem Beispiel wird zu einer Adresse ein Familienangehöriger (hier: Ehefrau) angelegt.

1. Die betreffende Adresse wird geöffnet und der Reiter "Beziehungen" angeklickt, so dass die Liste mit den Beziehungen zur Adresse angezeigt wird.
2. Mit Klick auf die Schaltfläche Neueingabe unter der Liste öffnet sich das Fenster "Beziehung", mit dem Sie eine neue Beziehung anlegen können.
3. Die Felder "Stammbeziehung" und "Name, Adresse" in der oberen Hälfte des Fensters sind schon befüllt und müssen nicht verändert werden: Die "Stammbeziehung" wird automatisch entsprechend der gewählten "Beziehung" geändert, das Feld "Name, Adresse" zeigt zur Orientierung nochmals die Person an.
4. Wählen Sie aus der ausklappbaren Liste im Feld "Beziehung" die Beziehung "Familie: Ehegattin" aus. Die Stammbeziehung wird nun automatisch in "Familie: Ehegatte" geändert.
5. Neben dem unteren Feld "Name, Adresse" können Sie über die kleine bunte Schaltfläche eine bereits angelegt Person bzw. Adresse auswählen oder über die kleine Schaltfläche mit dem Adressensymbol daneben - Tooltip: "Adresse zur Beziehung anlegen bzw. zum Bearbeiten öffnen" - eine neue Adresse als Anschrift der Ehefrau eingeben.
6. Legen Sie hier eine neue Person an, dann ist die Anschrift der Stammbeziehung automatisch eingetragen, kann hier aber natürlich beliebig verändert und ergänzt werden. Klicken Sie dann zum Anlegen der neuen Person/Adresse auf die Schaltfläche OK des Fensters "Neue Beziehung 'Familie:Ehegattin'".
7. Speichern Sie abschließend die neue Beziehung mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Beziehung". Damit erscheint die Beziehung als Eintrag in der Beziehungen-Liste dieser Adresse (Reiter "Beziehungen") und in der Adressen-Gesamtliste.

Terminverwaltung

1. Termine zu jeder Adresse
2. Terminerinnerung bei Programmstart
3. Terminerinnerung an der Uhrzeit
4. Terminkalender mit verschiedenen Ansichten
5. Versenden einer Terminbestätigung an Bearbeiter und Kontakt
6. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Termine

Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten

Funktionsübersicht

• Termin-Gesamtliste
• Terminkalender
• Outlook-Abgleich (siehe Lektion Outlook)
• Liste fälliger Termine beim Programmstart
• Fenster "Aktuelles" beim Programmstart
• Terminüberwachung (Terminerinnerung an der Uhrzeit)
• Automatische Termine

Einstellungsmöglichkeiten

• Menü "Einstellungen" - "Referenzdaten": Termingrund, Bearbeiter und Prioritäten
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften": AutoTermin bei neuer Adresse, Terminüberwachung, Terminfilter nach Bearbeiter
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen": Startfenster "Aktuelles", Liste fälliger Termine
• Einstellungen im einzelnen Termin: Im Kalender führen (Terminkalender), Beim Start anzeigen (wenn fällig), Folgetermin setzen

Eingeben/Ändern eines Termins

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung des Termins zum Kontakt angezeigt. Hier kann die Zuordnung geändert werden und direkt ein zugeordneter Kontakt zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Termin und Uhrzeit: Das Datum eines Termins muss natürlich eingegeben werden, sonst macht ein Termin keinen Sinn. Die Uhrzeit hingegen muss nur eingegeben werden, wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit an den Termin erinnert werden möchten (Terminüberwachung). Ist die Dauer des Termins bekannt und wichtig, dann kann auch ein Ende Datum und Uhrzeit eingetragen werden.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung eines Termins und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Terminliste verwendet werden.

Im Kalender führen: Damit können Sie wählen, ob dieser Termin auch im Kalender erscheinen soll oder nicht.

Beim Start anzeigen: Damit legen Sie fest, ob dieser Termin - wenn das Termindatum erreicht ist - beim Start in der Liste der fälligen Termine angezeigt werden soll oder nicht. Dann erscheint dieser Termin auch im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis er erledigt ist.
Hinweis: Voraussetzung ist, dass bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" oder die "Liste fälliger Termine" aktiviert ist.

Bearbeiter: Jeder Termin sollte einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einem neuen Termin automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zum Termin eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Termin bestätigt", "Nicht angetroffen" oder "Erfolgreich besucht". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in ezContact mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Grund: Hier kann ein beliebiger Termingrund eingetragen werden (Kurztext).

Lokation: Abhängig von der Adresse, bei der Sie den Termin eingetragen haben, wird die Lokation - der Ort, wo der Termin stattfinden soll - automatisch mit Ort und Strasse dieser Adresse gefüllt. Natürlich kann die Lokation hier aber beliebig geändert werden, zum Beispiel bei Telefonterminen mit der entsprechenden Telefonnummer.

Notiz: Hier kann eine beliebige Notiz zum Termin eingetragen werden.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Termin oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Intervall: Die Felder "Folgetermin setzen" und "Intervall" gehören zusammen. Damit können Terminintervalle gesetzt werden. Ein Beispiel für Terminintervalle: Ein Entsorgungsunternehmen hat einen Kunden, bei dem es die Container jede Woche im neuen Jahr leeren soll. Dieser Terminintervall wird dann wie folgt eingetragen:

• Das Feld "Folgetermin setzen" wird mit einem Häkchen versehen.
• Als Intervall wird dann 1 eingetragen und "Woche" ausgewählt.
• Nun wird beim Löschen des Termins oder beim Verschieben des Termins als Ereignis automatisch ein neuer Termin nach Vorbild des ersten Termins gesetzt. Das bedeutet, dass die Inhalte aller Felder für den neuen Termin so übernommen werden. Die Datumsfelder werden natürlich angepasst.

Serien-Termine und Serien-Ereignisse
Falls Sie einen Termin mehreren Adressen zuordnen möchten, da Sie eben diesen Termin mit mehreren Personen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• In der Liste: Markieren Sie die gewünschten Personen.
• Klicken Sie auf die bunte Korrespondenz-Schaltfläche unten links.
• Im Fenster: Wählen Sie im Feld "Dokumenttyp" den Typ "Termin" aus.
• Nun stehen diese Felder mit folgenden Funktionen zur Verfügung:
  Beschreibung: Hier können Sie eine kurze Beschreibung des Termins eingeben. Diese wird dann in der Terminliste angezeigt.
  Termin: Mit dem Terminfeld haben Sie zwei Verwendungsmöglichkeiten, die auch kombiniert - also zusammen verwendet - werden können: Erstens ist der Termin in der Vorlage als Variable verwendbar. Auch der Termingrund (das Eingabefeld hinter dem Terminfeld) ist als Variable in den Vorlagen verwendbar. Zweitens wird der eingegebene Termin automatisch beim Empfänger gespeichert und in der Terminliste eingetragen, wenn das Häkchen zwischen Termin und Termingrund gesetzt ist.
• Sobald Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird der Termin in die Terminliste eingetragen.

Die Terminliste

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminliste aktivieren. Damit werden dann in dieser Terminliste nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Terminerinnerung beim Starten

1. ein Häkchen bei "Beim Start anzeigen" gesetzt haben und
2. das Datum ihrer Fälligkeit erreicht oder bereits überschritten haben.

Diese fälligen Termine - ob nun gesamt oder nach Bearbeiter gefiltert - können beim Starten von ezContact automatisch angezeigt werden, und zwar im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in einer "Liste fälliger Termine" .

Die empfohlene Vorgehensweise ist, dass jedem Termin zumindest die Aktion "Nachfragen" zugeordnet wird. Diese Aktion ist deshalb auch voreingestellt (siehe Optionen Standardwerte und Vorgaben).
Wird ein Termin fällig, dann wird er z.B. im Laufe des Tages bearbeitet und entsprechend gelöscht oder als Ereignis verschoben.
Bleibt ein Termin stehen, dann erscheint dieser am nächsten Tag automatisch wieder im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in dieser Liste der fälligen Termine, wo dann erneut entschieden werden kann, ob wiederum nachgefragt werden soll, oder ob der Termin nun gelöscht oder verschoben werden soll.

Das Startfenster "Aktuelles"
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezContact in einer Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt.
Zudem kann diese Übersicht über das Menü "Fenster" - "Startfenster 'Aktuelles'" oder der Tastenkombination Strg+F12 auch jederzeit während des Arbeitens mit ezContact angezeigt werden.

Hier können diese angezeigten Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden.

Die Liste "Fällige Termine" beim Starten
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - Startfunktionen die "Liste fälliger Termine" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine in dieser Liste "Fällige Termine" gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezContact angezeigt.

Folgende Aktionen stehen in dieser Liste zur Auswahl:

• "nachfragen": Dieser Termin erscheint beim nächsten Start von ezContact wieder in der Liste "Fällige Termine", und zwar so lange, bis Sie eine endgültige andere Aktion wählen. Das entspricht also dem Häkchen bei "Beim Start anzeigen".
• "löschen": Der Termineintrag wird endgültig gelöscht. ACHTUNG: er wird komplett gelöscht, auch in der Terminliste selbst.
• "stehen lassen": Mit dem Termineintrag geschieht nichts; er bleibt einfach in der Terminliste stehen, erscheint aber nicht mehr in dieser Liste "Fällige Termine". Somit werden Sie nicht mehr beim Starten von ezContact an diesen Termin erinnert werden. Das entspricht also dem Entfernen des Häkchens bei "Beim Start anzeigen".
• "auf heute legen": Der Termin wird auf den heutigen Tag gelegt und erscheint damit wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "auf morgen legen": Der Termin wird auf den morgigen Tag gelegt und erscheint damit ab morgen wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "als Ereignis speichern": Der Termineintrag wird in die entsprechende Ereignisliste verschoben und damit aus der Terminliste gelöscht.

Hinweis: Die Aktion "Termin stehen lassen"
Diese Aktion sollte mit Bedacht gewählt werden und ist eigentlich nicht empfohlen. An einen solchen Termin werden Sie nie erinnert, er bleibt einfach in der Terminliste stehen. Mit anderen Worten: solche Termine müssen Sie selbst aktiv bearbeiten und Sie müssen selbst daran denken.

Mögliche Verwendung: wenn Sie die automatische Terminerinnerung beim Starten gar nicht verwenden möchten, sondern immer über die Terminliste oder den Terminkalender gehen, dann können Sie alle Termine auf "stehen lassen" setzen.
Alternativ dazu könnten Sie als vorgegebene Aktion "stehen lassen" wählen und immer nur die allerwichtigsten Ihrer Termine bei der Eingabe auf "Beim Start anzeigen" ändern. Dann bearbeiten Sie Ihre Termine normalerweise über die Terminliste oder den Terminkalender, bei wichtigen Terminen werden Sie zusätzlich noch beim Programmstart in der Liste "Fällige Termine" erinnert.

Keinesfalls sollten Sie diese Aktion "stehen lassen" dazu verwenden, einen erledigten Termin aufzubewahren, also zu archivieren. Dazu ist die Ereignisliste vorgesehen: Verschieben Sie erledigte Termine als Ereignis, dann haben Sie eine Übersicht über alle erledigten Termine und wissen, was alles gelaufen ist.

Terminerinnerung an der Uhrzeit

So geht das:

1. Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" und wählen den Menüpunkt "Eigenschaften". Es öffnet sich ein Untermenü. Darin klicken Sie auf den Untermenüpunkt "Terminüberwachung". Es öffnet sich das Fenster "Terminüberwachung".
2. Hier können Sie nun bei "Intervall der Terminüberwachung in Sekunden" eingeben, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll. In "Zeitraum der überwachten Termine in Minuten" können Sie eingeben, wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK, um die Funktion zu aktivieren.

Es ist logisch, dass Sie nur an einen Termin erinnert werden können, bei dem auch eine Uhrzeit eingetragen wurde. Termine ohne Uhrzeit werden hier nicht beachtet.
Wird die Zeit erreicht, zu der ein Termin ansteht, dann erscheint ein PopUp-Fenster "Termin anzeigen" mit den Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung, ...). Über die Schaltfläche Adresse können Sie sich auch die Adressdaten zum Termin anzeigen lassen.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminüberwachung aktivieren. Damit werden Sie dann nur an Termine für diesen bestimmten Bearbeiter erinnert.

Umgang mit der Terminerinnerung
Je nachdem, ob Sie den Termin sofort wahrnehmen bzw. erledigen oder erst später darangehen, möchten Sie die Terminerinnerung erst einmal schließen und vielleicht später noch einmal daran erinnert werden - oder auch nicht.

Diese Möglichkeiten haben Sie mit einem automatisch angezeigten Termin:

1. Kurz wegdrücken, später noch mal erinnern
   Entweder: auf Priorität 1 setzen. Damit werden Sie auch dann an den Termin erinnert, wenn er eigentlich bereits vorbei ist.
   Oder: die Uhrzeit einfach ein paar Minuten vorstellen. Dann werden Sie zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   Oder: das Datum auf einen späteren Tag stellen. Dann werden Sie erst an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   

2. Wegdrücken und nicht mehr erinnern
   Entweder: die Uhrzeit entsprechend nach hinten stellen. Dann werden Sie nicht mehr an den Termin erinnert (Ausnahme: Priorität 1 Termine).
   Oder: die Uhrzeit ganz wegnehmen, also das Häkchen entfernen. Dann werden Sie auch bei Priorität 1 Terminen nicht mehr an den Termin erinnert.
   Oder: die Automatik in 'Termin stehen lassen' ändern. Dann bleibt der Termin zwar in der Terminliste stehen, Sie werden aber nicht mehr an den Termin erinnert.
   Achtung: ein solcher Termin erscheint dann auch nicht mehr im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" noch in der Liste "Fällige Termine" (Terminerinnerung beim Starten).
   

Der Terminkalender

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für den Terminkalender aktivieren. Damit werden dann in diesem Terminkalender nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Die verschiedenen Ansichten
Jede Ansicht hat ihre besonderen Vorteile, was die Darstellung der Termine betrifft. Die Funktionalitäten sind überall die gleichen: in jeder Ansicht können Termine angelegt, bearbeitet, verschoben und gelöscht werden.

Die Tagesansicht zeigt alle Termine eines einzelnen Tages.
Vorteil: es werden alle Termine ziemlich übersichtlich und vollständig dargestellt. Termine können einfach per Ziehen mit der Maus innerhalb diesen Tages auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Arbeitswoche zeigt in einer ähnlichen Darstellung wie die Tagesansicht nicht nur einen Tag, sondern alle definierten Arbeitstage einer ganzen Woche.
Vorteil: die immer noch übersichtlich dargestellten Termine können schön per Ziehen mit der Maus innerhalb dieser Woche auch auf einen anderen Tag und auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Wochenübersicht zeigt immer eine komplette Woche, in einer aus MS-Outlook bekannten Darstellung.
Vorteil: vollständigere Textdarstellung der einzelnen Termine. Die Darstellung der Uhrzeiten der einzelnen Termine ist dafür nicht mehr so übersichtlich.

Die Monatsübersicht zeigt einen kompletten Monat in einer Übersicht, bei der dann natürlich nicht immer alle Termine eines bestimmten Tages zu sehen sind.
Vorteil: es werden alle Termine eines ganzen Monats dargestellt. Damit können Termine auch einfach innerhalb des Monats per Ziehen mit der Maus verschoben werden, wenn auch ohne Änderung der Uhrzeit.

Die Zeitachse zeigt sämtliche Termine in einer Zeitachse, ohne dass diese hier bearbeitet werden können.
Vorteil: Damit lassen sich gut Überschneidungen von Terminen darstellen.

Die Funktionen

Einen neuen Termin anlegen:
Das geht immer mit rechter Mausklick in einem freien Platz innerhalb des Kalenders. Aus Tagesansicht und Arbeitswoche legt auch ein Doppelklick einen neuen Termin an, aus Wochen- und Monatsübersicht nur, wenn bei den Einstellungen entsprechend eingestellt. Interessant ist noch die Möglichkeit in der Tagesansicht und Arbeitswoche, einfach mit Markieren eines bestimmten Zeitraums durch Ziehen mit der Maus einen Termin genau für diesen markierten Zeitraum anzulegen. Das geht aus der Arbeitswoche selbst über mehrere Tage innerhalb dieser Woche.

Einen Termin ändern:
Ändern können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit einem Doppelklick in diesen Termin, oder mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin bearbeiten" im Auswahlmenü. Der Termingrund kann auch direkt im Kalender geändert werden: einfach einmal in den Termin klicken und hier bearbeiten, dann Speichern mit der Eingabetaste (Enter).

Einen Termin verschieben:
Abgesehen vom Verschieben eines Termines über eine entsprechende Änderung des Termindatums und Uhrzeit gibt es noch die Möglichkeit, direkt im Kalender einen Termin mit einem Mausklick festzuhalten und auf eine andere Position zu verschieben. Abhängig von der aktuellen Ansicht gibt es dabei die unterschiedlichen, bereits bei den Ansichten beschriebene Möglichkeiten:

• Tagesansicht: Verschieben innerhalb desselben Tages auf eine andere Uhrzeit
• Arbeitswoche: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche auf einen anderen Tag und eine andere Uhrzeit
• Wochenübersicht: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche OHNE Änderung der Uhrzeit
• Monatsübersicht: Verschieben innerhalb des angezeigten Monats OHNE Änderung der Uhrzeit

Einen Termin löschen:
Löschen können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin löschen" im angezeigten Auswahlmenü.

Einstellungen
Mit Klick auf die kleine bunte Schaltfläche oben rechts im Kalender öffnet sich der Dialog für die Terminkalender-Einstellungen mit folgenden Möglichkeiten:

Startverhalten: Hier wählen Sie, welcher der Ansichten des Kalenders beim Starten des Kalenders zuerst geöffnet sein soll und mit welchem Office-Design (Layout) der Kalender angezeigt werden soll.

Arbeitswoche: Hier legen Sie fest, welche Tage zu einer Arbeitswoche gehören und welcher Zeitraum die Arbeitszeit umfasst.

Wochen- und Monatsübersicht: Hier definieren Sie, was bei einem Doppelklick auf eine freie Fläche eines Tages in der Wochen- und Monatsübersicht geschehen soll: Einen neuen Termin eintragen oder die Tagesansicht oder die Arbeitswoche anzeigen.

Aufgaben

Aufgaben bieten ähnlich wie Termine vielfältige Funktionen und Einsatzmöglichkeiten:

1. Aufgaben zu einem bestimmten Kontakt (Adresse)
2. Anzeige aktueller Aufgaben bei ezContact-Start
3. Versenden der Aufgabe an den Bearbeiter per E-Mail
4. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Aufgaben

Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Die Aufgaben werden in einer übersichtlichen Aufgabenliste angezeigt, aus der sie bearbeitet, verschoben oder wieder gelöscht werden können.

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Hinweis: Wenn bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert ist, dann wird als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezContact eine Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt, womit die aktuellen Aufgaben angezeigt und bearbeitet werden können.

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung der Aufgabe zum Kontakt angezeigt. Hier kann die Zuordnung geändert werden und direkt ein zugeordneter Kontakt zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Name: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Aufgabe ein, natürlich möglichst sprechend, aber in Kurzform.

Datum: Wenn die Aufgabe einen Termin hat, beispielsweise bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, dann können Sie hier dieses Datum eingeben. Haben Sie hier ein Datum eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis sie erledigt ist.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung einer Aufgabe und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Aufgabenliste verwendet werden.

erledigt am: Hier können Sie festhalten, wann die Aufgabe erledigt wurde. Ist eine Aufgabe erledigt, dann erscheint sie nicht mehr in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben".

Bearbeiter: Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einer neuen Aufgabe automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zur Aufgabe eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Aufgabe bestätigt", "Nicht erledigt" oder "Erfolgreich erledigt". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in ezContact mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Aufgabe: Hier kann ein beliebiger Kurztext eingetragen werden. Möchten Sie die Aufgaben kategorisieren oder vereinheitlichen, dann können Sie beliebige Aufgabenvorlagen festhalten, die dann hier zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das geht wie immer in ezContact mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Aufgabe".

Details: Hier geben Sie beliebige Details zur Aufgabe ein.

Notiz: Hier können Sie noch eine beliebige Notiz zur Aufgabe eintragen.

Vorlage: Falls die Aufgabe zur Durchführung eine Vorlage benötigt, beispielsweise eine Briefvorlage, dann können Sie hier diese Vorlage schon festhalten, damit der betreffende Bearbeiter weiß, welche Vorlage er zur Erledigung der Aufgabe verwenden soll.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um noch irgendwelche weiteren Informationen zur Aufgabe oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Benutzerverwaltung

Diese Benutzerverwaltung finden Sie als eigenständiges Programm im Windows-Programm-Menü unter "ezContact" als Menüpunkt "ezContact-Benutzerverwaltung", also unter Windows "Start" - Menü "Programme" - Menü "ezContact" - Punkt "ezContact-Benutzerverwaltung".

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann die Benutzerverwaltung auch über das Menü der Systemablage gestartet werden.

Benutzerverwaltung anmelden

Beim Starten der Benutzerverwaltung muss natürlich ein Kennwort eingegeben werden, damit nicht jeder Anwender einfach über die Benutzerverwaltung seine eigenen Zugriffsrechte ändern kann.
Beim ersten Start ist das Kennwort noch nicht vergeben, bleibt also zunächst leer, sollte aber unbedingt sofort vergeben werden. Dazu klicken Sie auf Kennwort neu... und geben in den beiden nun aktiven Feldern irgendein beliebiges Kennwort ein.
Bitte merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt gut. Wenn Sie dieses Kennwort vergessen, dann können Sie die Benutzerverwaltung nicht mehr starten (auch eine Neuinstallation hilft da nicht!).

Benutzerverwaltung-Kennwort: Hier geben Sie zum Starten der Benutzerverwaltung das vergebene Kennwort für die Benutzerverwaltung ein. Beim ersten Starten der Benutzerverwaltung ist noch kein Kennwort vergeben, Sie lassen das Feld dann also zunächst leer und wird mit Klick auf neu... erstmalig vergeben.

Neues Kennwort: Hier können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche neu... ein neues Kennwort vergeben. Beim ersten Start setzen Sie so das Erst-Kennwort, später können Sie hier das vergebene Kennwort wieder ändern.

Kennwort bestätigen: Wenn Sie ein neues Kennwort vergeben, dann muss dieses neue Kennwort hier zur Überprüfung noch einmal eingetragen werden.

Liste der Benutzer

Hinweis: In der Testversion können keine weiteren Benutzer eingetragen werden. Zum Testen ändern Sie bitte einfach die Rechte des einen Standard-Benutzers.

Benutzer und Zugriffsrechte

Benutzer-ID
Hier vergeben Sie jedem Benutzer eine eindeutige ID. Das kann eine Zahl aber auch ein Kürzel wie beispielsweise die Initialen oder ähnliches sein.

Benutzer-Name
Hier tragen Sie am besten den vollständigen Namen des Benutzers ein.

Kennwort
Hier können Sie einem neuen Benutzer ein Start-Kennwort vergeben. Auch wenn ein Benutzer sein Kennwort vergessen hat können Sie es hier wieder zurücksetzen.
Dieses Kennwort sollte der Benutzer natürlich sofort beim ersten Start von ezContact wieder ändern, so dass nur er selbst sein Kennwort kennt.

Typ
Hier wählen Sie den Typ dieses Benutzers: Administrator, Standard-Benutzer oder Benutzer mit eingeschränkten Rechten.
Dies wirkt sich zunächst durch die einfachere Vorauswahl der Rechte aus: Bei einem Administrator sind ALLE Rechte auf höchster Stufe eingeschaltet, bei einem Standard-Benutzer sind z.B. die "Einstellungen" abgeschaltet, bei einem Benutzer mit eingeschränkten Rechten ist alles nur zum Bearbeiten eingeschaltet und auch das Menü "Extras" abgeschaltet.
Diese Vorauswahl kann aber individuell bei jedem Benutzer geändert werden und bleibt dann wie eingestellt für diesen Benutzer gültig.
Eine weitere Auswirkung hat ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten zusätzlich zu den hier eingestellten Rechten aber auch noch in der Anwendung selbst. So darf ein solcher Benutzer beispielsweise keine Dokumente löschen.

Recht "..."
Damit vergeben Sie jedem Benutzer individuelle Zugriffsrechte, jeweils für die Kategorien Adresse und Termin sowie für jede der sechs Rollen. Sie legen also je Kategorie fest, ob der Benutzer damit nichts machen darf, oder die Daten nur anzeigen oder auch bearbeiten (neu anlegen und ändern) oder sogar auch löschen darf.

Menü-Rechte
Damit können Sie für bestimmte Benutzer komplette Menüs abschalten. Das betrifft die Menüs 'Extras', 'Einstellungen' und das 'Hilfe'-Menü.

Datenabgleich (Notebook-Modul)

Tipp: Erstellen Sie eine zweite Kartei (siehe Lektion Karteien). Diese Kartei zeigt auf die Datenbank des Servers, die Standard-Kartei zeigt auf die lokale Datenbank des Notebooks.
Dann können Sie mit 'Datei' - 'Öffnen' und Doppelklick auf die gewünschte Kartei zwischen der lokalen Notebook-Datenbank und der Server-Datenbank hin- und herschalten.
Weitere Möglichkeit dazu: Im Menü 'Einstellungen' - 'Eigenschaften' - 'Startfunktionen' die 'Kartei-Auswahl' aktivieren (siehe Lektion Startfunktionen). Dann werden gleich beim Starten von ezContact beide Karteien angezeigt (also die lokale Standardkartei sowie die Server-Datenbank) und Sie können direkt wählen, welche nun geöffnet werden soll.

Hinweis: Voraussetzung ist, dass auf dem Server der Datenbankordner mit Schreibrechten freigegeben wurde und auf dem Arbeitsplatzrechner dieser freigegebene Ordner als Netzlaufwerk verbunden ist.

Das Prinzip des Abgleichs

Bei einem Datenabgleich geschieht folgendes

1. Die auf dem Notebook geänderten Daten werden zum Server übertragen.
   Dabei werden nur einzeln manuell geänderte Daten vom Notebook auf den Server geschickt. Das betrifft folgende Kategorien:
   
   • Adressdaten mit Zusatzfelder, Memoeinträgen und Beziehungen
   • Termine und Historyeinträge
   
   Andere Daten werden NICHT vom Notebook auf den Server übertragen, so dass solche Änderungen nach einem Datenabgleich verloren sind!
   

2. Der komplette Bestand wird vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert.
   Dabei wird die gesamte Datenbasis vom Server auf den Notebook transferiert, also die Adressen mit Beziehungen sowie Termine und History.
   Dabei werden auch andere auf dem Server durchgeführte Änderungen, wie Massenupdates, Datenimports und ähnliches, auf den Notebook übertragen.
   

Was das Datenabgleichsmodul nicht kann
Wie mehrmals beschrieben werden nur einzeln geänderte Adressdaten vom Notebook auf den Server übertragen. Nicht übertragen werden Massenupdates, importierte Daten und ähnliches. Solche Änderungen müssen daher auf dem Server durchgeführt werden. Da beim Datenabgleich im zweiten Schritt "Transfer" ja der gesamte Bestand vom Server zurück auf den Notebook übertragen wird, werden auch diese Änderungen dann auf dem Notebook zu finden sein.

Vollkommen unberücksichtigt, also weder vom Notebook auf den Server noch beim Transfer vom Server auf den Notebook zurück übertragen werden Definitionen wie Filter, Berichte, Drucklisten sowie Referenzdaten (Anreden, Orte, Banken, ...).

Durchführen des Datenabgleichs

Hinweis: Bevor Sie den Datenabgleich durchführen sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen (siehe Kapitel Datensicherung). Nach dem Abgleich kontrollieren Sie am besten Ihren Datenbestand (zumindest die Anzahl der Adressen).

Um den Datenabgleich durchführen zu können muss der Rechner, mit dem Sie außerhalb des Netzes gearbeitet haben, natürlich wieder an das Netz angeschlossen werden. Dabei ist es für die Durchführung des Datenabgleichs eigentlich egal, ob das Datenabgleichsmodul vom Server oder vom Notebook aus bedient wird. Empfohlen wird allerdings unbedingt eine einheitliche, immer gleiche Vorgehensweise, um Fehler zu vermeiden, die einen Verlust von Daten nach sich ziehen könnten.

Das Feld "Notebook-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des nicht am Netz angeschlossenen Rechners (Notebook) enthält. Natürlich muss der Rechner vor dem Datenabgleich durch das Datenabgleichsmodul an das Netz angeschlossen werden. Den Ordner können Sie mit Mausklick auf die kleine Schaltfläche hinter dem Feld "Notebook-Ordner" wählen.

Das Feld "Server-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des Servers enthält. Das ist in der Regel der auf dem Server freigegebene Datenbankordner als verbundenes Netzlaufwerk. Den Ordner bzw. das Netzlaufwerk können Sie mit Klick auf die kleine Schaltfläche hinter dem Feld "Server-Ordner" wählen.

Gestartet wird der Datenabgleich dann mit Klick auf die Schaltfläche Abgleich starten. Dabei werden zuerst die auf dem Notebook geänderten Daten zum Server übertragen. Danach wird der komplette Bestand vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert, so dass beide Datenbestände identisch sind.

Verwenden der Symbolleiste (Toolbar)

Erstens können häufig verwendete Funktionen - wie beispielsweise die Adressenliste - in der Symbolleiste eingeblendet werden, so dass diese jederzeit mit einem Klick zur Verfügung stehen. Damit ist diese Liste immer nur ein Klick entfernt, egal was gerade in ezContact geöffnet sein mag.

Dazu kann die Toolbar im Menü Einstellungen - Symbolleiste (Toolbar) individuell angepasst werden, also mit den gewünschten Funktionen belegt werden.

Die zweite sehr interessante Möglichkeit, die sich hier bietet, liegt am intelligenten Verhalten einiger Funktionen, je nachdem, welche Liste oder Eingabefenster gerade geöffnet ist. Diese Funktionen reagieren also kontextsensitiv.
Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der Funktionen, welche auf diese Art kontextsensitiv intelligent reagieren:

Symbol / Funktion	bei Liste	Verhalten
Adresse ändern	Adressenliste	die gerade markierte Adresse wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufgabenliste	die Adresse, der die markierte Aufgabe zugeordnet ist, wird geöffnet
	Terminliste	die Adresse, der der markierte Termin zugeordnet ist, wird geöffnet
	Ereignisliste	die Adresse, der das markierte Ereignis zugeordnet ist, wird geöffnet
	Dokumentenliste	die Adresse, der das markierte Dokument zugeordnet ist, wird geöffnet
Neues Dokument	Adressenliste	zur gerade markierten Adresse wird ein neues Dokument erstellt
	Aufgabenliste	zur gerade markierten Aufgabe wird ein neues Dokument erstellt
	Terminliste	zum gerade markierten Termin wird ein neues Dokument erstellt
	Ereignisliste	zum gerade markierten Ereignis wird ein neues Dokument erstellt

Tastaturbedienung - Übersicht der 'Hotkeys'

Hotkey	entsprechender Menübefehl	Bedeutung
Strg+N	Datei - Neu	Legt eine neue Kartei (ezContact-Datenbasis) an.
Strg+O	Datei - Öffnen	Öffnet eine bestehende Kartei.
Strg+P	Datei - Drucken	Öffnet zum Drucken eine Auswahlliste mit allen definierten Drucklisten.
F3	Datei - Programm beenden	Schliesst alle offenen Fenster und beendet die Anwendung ezContact. Besonderheit: Bei Einstellungen - Eigenschaften kann festgelegt werden, ob vor dem tatsächlichen Beenden von ezContact eine Bestätigungsabfrage erscheint oder nicht.
Strg+X	Bearbeiten - Ausschneiden	Im Eingabefeld: schneidet den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: löscht den markierten Datensatz (entspricht der Schaltfläche 'Löschen').
Strg+C	Bearbeiten - Kopieren	Im Eingabefeld: kopiert den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: kopiert den markierten Datensatz in die ezContact-Zwischenablage und erlaubt eine anschliessende Kopie mit Strg+V.
Strg+V	Bearbeiten - Einfügen	Im Eingabefeld: fügt den Feldinhalt aus der Zwischenablage in das Feld ein (windowsüblich). In einer Liste: erlaubt das Einfügen eines in die ezContact-Zwischenablage kopierten Datensatzes (wenn vorhanden) bzw. fügt einen neuen Datensatz ein (entspricht dann der Schaltfläche 'Neueingabe').
Strg+D	Bearbeiten - Duplizieren	Nur in einer Liste aktiv: Dupliziert den markierten Datensatz sofort ohne vorige Abfrage oder den Umweg über die Zwischenablage.
Strg+F	Bearbeiten - Filtern	Nur in einer Liste aktiv: Öffnet die Filterliste zum Setzen eines Filters in der Liste.
Strg+M	Bearbeiten - Merken	Sonderfunktion - nicht in jeder Liste aktiv: Ermöglicht das Merken der markierten Datensätze in einer Merkliste zum späteren Abarbeiten.
F4	Adresse - Neu	Legt eine neue Adresse an.
Strg+L	Adresse - Gesamtliste	Zeigt alle eingegebenen Adressen in einer komfortablen Liste an.
Strg+K	Adresse - Terminkalender	Zeigt alle Termine in einem komfortablen Terminkalender an.
Strg+T	Adresse - Terminliste	Zeigt alle Termine in einer komfortablen Liste an.
Strg+G	Adresse - Geburtstage	Öffnet die Geburtstagserinnerung und zeigt alle Personen mit Geburtstag in einem bestimmten Zeitraum.
F11	Extras - Schnittstellen - Routenplaner Google-Maps	Sonderfunktion aus der Adressenliste: Startet Google-Maps und zeigt die Fahrtroute von Ihnen (Stammanschrift) zur markierten Adresse.
F12	Fenster - Startmenü anzeigen	Öffnet das Startmenü bzw. holt es immer in den Vordergrund.
Strg+F12	Fenster - Startfenster "Aktuelles"	Öffnet das Startfenster mit den aktuellen Geburtstagen, anstehenden Terminen und offenen Aufgaben.
Umschalt+Strg+F12	Fenster - Vorschaufenster	Öffnet das Vorschaufenster zur Ansicht eines markierten Dokuments in einer Dokumentenliste oder Dokumentenreiter.
Umschalt+Strg+F6	Fenster - Vorwärts	Geht zum nächsten geöffneten Fenster und holt es in den Vordergrund.
Strg+F6	Fenster - Rückwärts	Geht zum vorherigen geöffneten Fenster und holt es wieder in den Vordergrund.
F1	Hilfe - Hilfethemen	Öffnet die Online-Hilfe zu ezContact.
Strg+A	-	Markiert alle Datensätze der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+E	-	Nur aus der Adressenliste: Sendet eine E-Mail an den markierten Empfänger.
F5	-	Aktualisiert die Anzeige der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+F4 oder Esc	-	Schliesst das gerade aktive Fenster (windowsüblich).
F2	-	Sondertaste, die wie ein Doppelklick funktioniert, unter anderem zur Auswahl eines Wertes aus einer Liste (z.B. beim Ort) oder Wahl einer Datei (z.B. beim Foto) oder eines Ordners (z.B. dem persönlichen Ordner) oder Vorgabe eines Wertes (z.B. beim Suchbegriff oder der IBAN). Diese Sondertaste ist nur in speziellen Eingabefeldern aktiv.
+/-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Tag hoch bzw. runter.
Strg+/Strg-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Monat hoch bzw. runter.
#	-	Nur in Datumsfeldern: Füllt das Datumsfeld mit dem aktuellen Datum.
C	-	Nur in Datumsfeldern: Löscht das eingegebene Datum aus dem Datumsfeld.

Weiter zum Kapitel Dokumente/Briefe/E-Mails ...