Arbeiten mit ezMakler

Grundlegendes

Auch alle Detailmasken – wie die Kundenmaske - sind nach demselben Prinzip aufgebaut: Jedem einzelnen Datensatz, egal ob Kunde, Vertrag, Schaden, Agentur oder Gesellschaft können weitere Daten zugeordnet werden, wie z.B. Beziehungen, Termine, Ereignisse und Dokumente, die dann in den verschiedenen sogenannten Reitern aufgelistet angezeigt werden.

Damit Sie effektiv bei Ihrer Arbeit unterstützt werden, existieren hinter vielen Eingabefeldern Referenztabellen, die Sie selbst befüllen und ändern können (siehe Lektion Die Referenzdaten im Kapitel Einstellungen). Damit wird die Dateneingabe schneller, fehlerfreier und normierter - dies macht dann auch eine Selektion komfortabler.

In jeder Liste aller Rubriken und in jeder Detailmaske haben Sie Zugriff auf die Korrespondenz-Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Briefe (auch Serienbriefe), E-Mails (auch Serien-E-Mails) und Berichte (z.B. Kunden- und Vertragsspiegel) zu erstellen. Viele Beispielvorlagen sind bereits enthalten.
Mehr zu dieser Korrespondenz-Funktion finden Sie im Kapitel Dokumente/Briefe/E-Mails in den Lektionen Korrespondenz (Word, RTF, Excel, E-Mail, PDF, Bericht) und Als E-Mail versenden.

Startfunktionen

Kartei-Auswahl

Dashboard

Haben Sie als Startfunktion das "Dashboard" aktiviert, dann wird unmittelbar nach dem Start von ezMakler das Dashboard angezeigt mit einer Vielzahl von Informationen und Funktionen zu aktuellen Verträgen, Aufgaben und Terminen und statistische Daten wie Anzahl Personen und Dokumente und vieles mehr.
Natürlich kann das Dashboard über das Menü "Extras" - "Dashboard" auch jederzeit während des Arbeitens mit ezMakler angezeigt werden, wenn es nicht automatisch beim Start geöffnet wird oder in der Zwischenzeit wieder geschlossen wurde.

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann das Dashboard auch über das Menü der Systemablage aufgerufen werden.

Eine detaillierte Beschreibung zum Dashboard und den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie im Kapitel Dashboard beschrieben.

Ablaufende Verträge

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann dieses Startfenster auch über das Menü der Systemablage aufgerufen werden.

Tipp: Diese Übersicht wird als eigenständiges Fenster in der Taskleiste angezeigt und kann somit ständig im Hintergrund oder auf einem zweiten Monitor geöffnet bleiben, während Sie im Vordergrund in ezMakler arbeiten.

Startfenster 'Aktuelles'

Die erste Liste in diesem Startfenster zeigt die aktuellen Geburtstagskinder an. Hier können Sie direkt Geburtstags-E-Mails oder auch Briefe erstellen.
Den Umfang dazu stellen Sie bei der Geburtstagserinnerung ein: Menü "Kunde" - "Geburtstage..." oder mit Strg+G. Dabei können Sie festlegen, wieviel Tage vorher erinnert werden soll, und wieviel Tage nachher, um vergangene/verpasste Geburtstage nachträglich noch zu sehen.

Die zweite Liste zeigt die anstehenden Termine an. Hier können Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden. Mehr dazu finden Sie in der Lektion Terminerinnerung beim Starten beschrieben.

Unabhängig von einem Kunden oder Vertrag können allgemeine Aufgaben festgehalten werden, die hier in der dritten Liste angezeigt werden.

Hinweis: Jede dieser drei Listen 'aktuelle Geburtstage', 'anstehende Termine' und 'offene Aufgaben' kann bei den Startfunktionen auch als einzelne Listen 'Geburtstagserinnerung', 'Liste fälliger Termine' und 'Aufgabenliste' aktiviert und angezeigt werden.

Tipp: Auch dieses Startfenster wird als eigenständiges Fenster in der Taskleiste angezeigt und kann daher im Hintergrund oder auf einem zweiten Monitor geöffnet bleiben.

Beziehungen

Das Erstellen einer Beziehung
In diesem Beispiel wird zu einer Adresse ein Familienangehöriger (hier: Ehefrau) angelegt.

1. Die betreffende Adresse wird geöffnet und der Reiter "Beziehungen" angeklickt, so dass die Liste mit den Beziehungen zur Adresse angezeigt wird.
2. Mit Klick auf die Schaltfläche Neueingabe unter der Liste öffnet sich das Fenster "Beziehung", mit dem Sie eine neue Beziehung anlegen können.
3. Die Felder "Stammbeziehung" und "Name, Adresse" in der oberen Hälfte des Fensters sind schon befüllt und müssen nicht verändert werden: Die "Stammbeziehung" wird automatisch entsprechend der gewählten "Beziehung" geändert, das Feld "Name, Adresse" zeigt zur Orientierung nochmals die Person an.
4. Wählen Sie aus der ausklappbaren Liste im Feld "Beziehung" die Beziehung "Familie: Ehegattin" aus. Die Stammbeziehung wird nun automatisch in "Familie: Ehegatte" geändert.
5. Neben dem unteren Feld "Name, Adresse" können Sie über die kleine bunte Schaltfläche eine bereits angelegt Person bzw. Adresse auswählen oder über die kleine Schaltfläche mit dem Adressensymbol daneben - Tooltip: "Adresse zur Beziehung anlegen bzw. zum Bearbeiten öffnen" - eine neue Adresse als Anschrift der Ehefrau eingeben.
6. Legen Sie hier eine neue Person an, dann ist die Anschrift der Stammbeziehung automatisch eingetragen, kann hier aber natürlich beliebig verändert und ergänzt werden. Klicken Sie dann zum Anlegen der neuen Person/Adresse auf die Schaltfläche OK des Fensters "Neue Beziehung 'Familie:Ehegattin'".
7. Speichern Sie abschließend die neue Beziehung mit Klick auf die Schaltfläche OK des Fensters "Beziehung". Damit erscheint die Beziehung als Eintrag in der Beziehungen-Liste dieser Adresse (Reiter "Beziehungen") und in der Personen-Gesamtübersicht.

Erweitertes Suchen von Kunden

Dabei können Sie jeweils Kunden mit bestimmten Verträgen oder auch Kunden OHNE bestimmte Verträge schnell und einfach finden. Als Ergebnis der Suche liefert Ihnen KVV eine Liste aller Kunden mit den entsprechenden Bedingungen. Diese Liste bietet dann wiederum sämtliche bereits beschriebenen Möglichkeiten zur Eingabe und Änderung sowie zum Filtern, Drucken und Exportieren der Kundendaten.

Die Kundensuche

Eigenschaften:
Hier können Sie die Eigenschaften der gesuchten Kunden festlegen. Folgende Eingabemöglichkeiten haben Sie dabei:
Rolle: Hier wählen Sie, ob Sie nur nach Kunden, oder auch nach Interessenten oder nach allen Adressen suchen möchten.
Adressart: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für Adressarten, der eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit der einen oder der anderen Adressart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit der einen Adressart gesucht. Dabei werden auch Kunden berücksichtigt, welche diese gesuchte Adressart und noch andere besitzen.
Geburtstag: Sie können einen bestimmten Zeitraum, in der die Geburtstage der Kunden liegen, eingeben. Wenn Sie Kunden suchen, die alle am gleichen Tag Geburtstag haben, füllen Sie beide Datumsfelder mit dem gleichen Datum.

Kunde mit:
Dieser kleine Teil des Dialogs "Suche nach Kunden mit..." besteht lediglich aus zwei Optionsfeldern, von denen je nach Wahl eines aktiv ist. Aktivieren Sie die Option "keinem Vertrag" wird nach Kunden gesucht, die keinen Vertrag mit den gewählten Eigenschaften haben. Aktivieren Sie "mindestens einem Vertrag" wird nach Kunden gesucht, die mindestens einen Vertrag mit den gewählten Eigenschaften haben.

Vertragseigenschaften:
Den Eingabefeldern "Vertragsart", "Gesellschaft", "Agentur" und "Merker" liegen zu Ihrer Arbeitsunterstützung jeweils eine Referenztabelle zugrunde. Jedes Eingabefeld ist doppelt vorhanden, somit können z.B. Sie nach Kunden mit bzw. ohne Verträge der einen oder der anderen Vertragsart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit bzw. ohne Verträgen der einen gewählten Vertragsart gesucht.
Sie können auch Kunden suchen mit bzw. ohne Verträge, deren Abschlussdatum oder Vertragsbeginn oder Vertragsablauf in einem bestimmten Zeitraum liegt. Wenn Sie dagegen Kunden suchen mit bzw. ohne Verträge, deren Abschlussdatum (oder Vertragsbeginn oder Vertragsablauf) an einem bestimmten Tag und eben nicht in einem bestimmten Zeitraum liegen, dann füllen Sie einfach beide betreffende Datumsfelder mit dem gleichen Datum.
Ist die Option "lfd Eigenvertrag" aktiviert, werden alle Kunden mit wenigstens einem laufenden (lebenden) Eigenvertrag, also OHNE Merker "Storniert", "Abgelaufen", "Beitragsrückstand", "Beitragsfrei", "Fremdvertrag", im Suchergebnis aufgelistet. Damit werden also Kunden, welche NUR abgelaufene, stornierte oder Fremdverträge besitzen, von der Suche ausgeschlossen.

Die Rasteranalyse

Eigenschaften:
Hier können Sie die Eigenschaften der gesuchten Kunden festlegen. Folgende Eingabemöglichkeiten haben Sie dabei:
Rolle: Hier wählen Sie, ob Sie nur nach Kunden, oder auch nach Interessenten oder nach allen Adressen suchen möchten.
Adressart: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für Adressarten, der eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit der einen oder der anderen Adressart suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird automatisch nach Kunden mit der einen Adressart gesucht. Dabei werden auch Kunden berücksichtigt, welche diese gesuchte Adressart und noch andere besitzen.
Geburtstag: Sie können einen bestimmten Zeitraum, in der die Geburtstage der Kunden liegen, eingeben. Wenn Sie Kunden suchen, die alle am gleichen Tag Geburtstag haben, füllen Sie beide Datumsfelder mit dem gleichen Datum.
Vertragsraster: Mit Hilfe der zwei Eingabefelder für die Vertragsraster, der ebenfalls eine Referenztabelle zugrunde liegen, können Sie nach Kunden mit dem einen oder dem anderen Vertragsraster suchen. Füllen Sie nur eines der Felder, wird nur dieser eine Vertragsraster bei der Suche berücksichtigt.

Kunde mit:
Dieser Hauptteil des Dialogs "Rasteranalyse: Suche nach Kunden mit..." besteht aus neun verschiedenen Suchmöglichkeiten:

• überhaupt keinem zugeordneten Vertragsraster
• keinem der gewählten Vertragsraster
• mindestens einem der gewählten Vertragsraster
• beiden der gewählten Vertragsraster
• fehlenden Verträgen bezüglich der gewählten Vertragsraster
• fehlenden Verträgen in irgendeinem der zugeordneten Vertragsraster
• mindestens einem vorhandenen Vertrag bezüglich der gewählten Vertragsraster
• sämtlich vorhandenen Verträgen bezüglich der gewählten Vertragsraster
• sämtlich vorhandenen Verträgen in allen zugeordneten Vertragsraster

Terminverwaltung

1. Termine für Kunden
2. Termine (Wiedervorlagen) für Verträge
3. Termine zu einem bestimmten Schaden
4. Termine für Agenturen
5. Terminerinnerung bei Start von ezMakler
6. Terminerinnerung an der Uhrzeit
7. Terminkalender mit verschiedenen Ansichten
8. Versenden einer Terminbestätigung an Bearbeiter und Kunde
9. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Termine

1. Wird ein Termin für einen Kunden eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch bei der betreuenden Agentur.
2. Wird zu einem Vertrag ein Termin/Wiedervorlage eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch sowohl bei dem entsprechenden Kunden wie auch bei der entsprechenden Agentur.
3. Wird zu einem Schaden ein Termin eingetragen, dann erscheint dieser Termin automatisch auch sowohl bei dem entsprechenden Vertrag und Kunden wie auch bei der entsprechenden Agentur.
4. Termine können jeweils im Reiter "Termine" im entsprechenden Eigenschaftenfenster des Kunden, Vertrages, Schaden und/oder Agentur bearbeitet werden wie auch direkt im Terminkalender und in der jeweiligen Gesamtterminliste (Hauptmenü "Kunde" bzw. "Vertrag" oder "Agentur" als Menüpunkt "Termine...").

Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten

Funktionsübersicht

• Termin-Einzellisten für Kunden, Verträge, Agenturen und Gesellschaften
• Termin-Gesamtliste (Menü "Office")
• Terminkalender (Menü "Office")
• Outlook-Abgleich (siehe Lektion Outlook)
• Liste fälliger Termine beim Programmstart
• Fenster "Aktuelles" beim Programmstart
• Terminüberwachung (Terminerinnerung an der Uhrzeit)
• Automatische Termine

Einstellungsmöglichkeiten

• Menü "Einstellungen" - "Referenzdaten": Termingrund, Bearbeiter und Prioritäten
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften": AutoTermin bei Vertrag, Terminüberwachung, Vertrags-Termine beim Kunden, Terminfilter nach Bearbeiter
• Menü "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen": Startfenster "Aktuelles", Liste fälliger Termine
• Einstellungen im einzelnen Termin: Im Kalender führen (Terminkalender), Beim Start anzeigen (wenn fällig), Folgetermin setzen

Eingeben/Ändern eines Termins

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung des Termins zum Schaden, Vertrag, Kunde und Agentur angezeigt. Hier können die Zuordnungen geändert werden und direkt ein zugeordneter Schaden, Vertrag, Kunde oder Agentur zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Termin und Uhrzeit: Das Datum eines Termins muss natürlich eingegeben werden, sonst macht ein Termin keinen Sinn. Die Uhrzeit hingegen muss nur eingegeben werden, wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit an den Termin erinnert werden möchten (Terminüberwachung). Ist die Dauer des Termins bekannt und wichtig, dann kann auch ein Ende Datum und Uhrzeit eingetragen werden.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung eines Termins und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Terminliste verwendet werden.

Im Kalender führen: Damit können Sie wählen, ob dieser Termin auch im Kalender erscheinen soll oder nicht.

Beim Start anzeigen: Damit legen Sie fest, ob dieser Termin - wenn das Termindatum erreicht ist - beim Start in der Liste der fälligen Termine angezeigt werden soll oder nicht. Dann erscheint dieser Termin auch im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis er erledigt ist.
Hinweis: Voraussetzung ist, dass bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" oder die "Liste fälliger Termine" aktiviert ist.

Bearbeiter: Jeder Termin sollte einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einem neuen Termin automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zum Termin eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Termin bestätigt", "Nicht angetroffen" oder "Erfolgreich besucht". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in ezMakler mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Grund: Hier kann ein beliebiger Termingrund eingetragen werden (Kurztext).

Lokation: Abhängig von der Adresse, bei der Sie den Termin eingetragen haben, wird die Lokation - der Ort, wo der Termin stattfinden soll - automatisch mit Ort und Strasse dieser Adresse gefüllt. Natürlich kann die Lokation hier aber beliebig geändert werden, zum Beispiel bei Telefonterminen mit der entsprechenden Telefonnummer.

Notiz: Hier kann eine beliebige Notiz zum Termin eingetragen werden.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um z.B. irgendwelche Informationen zum Termin oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Intervall: Die Felder "Folgetermin setzen" und "Intervall" gehören zusammen. Damit können Terminintervalle gesetzt werden. Ein Beispiel für Terminintervalle: Ein Entsorgungsunternehmen hat einen Kunden, bei dem es die Container jede Woche im neuen Jahr leeren soll. Dieser Terminintervall wird dann wie folgt eingetragen:

• Das Feld "Folgetermin setzen" wird mit einem Häkchen versehen.
• Als Intervall wird dann 1 eingetragen und "Woche" ausgewählt.
• Nun wird beim Löschen des Termins oder beim Verschieben des Termins als Ereignis automatisch ein neuer Termin nach Vorbild des ersten Termins gesetzt. Das bedeutet, dass die Inhalte aller Felder für den neuen Termin so übernommen werden. Die Datumsfelder werden natürlich angepasst.

Serien-Termine und Serien-Ereignisse
Falls Sie einen Termin mehreren Adressen zuordnen möchten, da Sie eben diesen Termin mit mehreren Personen haben, gehen Sie wie folgt vor:

• In der Liste: Markieren Sie die gewünschten Personen.
• Klicken Sie auf die bunte Korrespondenz-Schaltfläche unten links.
• Im Fenster: Wählen Sie im Feld "Dokumenttyp" den Typ "Termin" aus.
• Nun stehen diese Felder mit folgenden Funktionen zur Verfügung:
  Beschreibung: Hier können Sie eine kurze Beschreibung des Termins eingeben. Diese wird dann in der Terminliste angezeigt.
  Termin: Mit dem Terminfeld haben Sie zwei Verwendungsmöglichkeiten, die auch kombiniert - also zusammen verwendet - werden können: Erstens ist der Termin in der Vorlage als Variable verwendbar. Auch der Termingrund (das Eingabefeld hinter dem Terminfeld) ist als Variable in den Vorlagen verwendbar. Zweitens wird der eingegebene Termin automatisch beim Empfänger gespeichert und in der Terminliste eingetragen, wenn das Häkchen zwischen Termin und Termingrund gesetzt ist.
• Sobald Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird der Termin in die Terminliste eingetragen.

Die Terminliste

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminliste aktivieren. Damit werden dann in dieser Terminliste nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Terminerinnerung beim Starten

1. ein Häkchen bei "Beim Start anzeigen" gesetzt haben und
2. das Datum ihrer Fälligkeit erreicht oder bereits überschritten haben.

Diese fälligen Termine - ob nun gesamt oder nach Bearbeiter gefiltert - können beim Starten von ezMakler automatisch angezeigt werden, und zwar im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in einer "Liste fälliger Termine" .

Die empfohlene Vorgehensweise ist, dass jedem Termin zumindest die Aktion "Nachfragen" zugeordnet wird. Diese Aktion ist deshalb auch voreingestellt (siehe Optionen Standardwerte und Vorgaben).
Wird ein Termin fällig, dann wird er z.B. im Laufe des Tages bearbeitet und entsprechend gelöscht oder als Ereignis verschoben.
Bleibt ein Termin stehen, dann erscheint dieser am nächsten Tag automatisch wieder im "Startfenster 'Aktuelles'" oder in dieser Liste der fälligen Termine, wo dann erneut entschieden werden kann, ob wiederum nachgefragt werden soll, oder ob der Termin nun gelöscht oder verschoben werden soll.

Das Startfenster "Aktuelles"
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezMakler in einer Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt.
Zudem kann diese Übersicht über das Menü "Fenster" - "Startfenster 'Aktuelles'" oder der Tastenkombination Strg+F12 auch jederzeit während des Arbeitens mit ezMakler angezeigt werden.

Hier können diese angezeigten Termine nicht nur bearbeitet, sondern auch gelöscht oder als erledigt in die Ereignisliste verschoben werden.

Die Liste "Fällige Termine" beim Starten
Haben Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - Startfunktionen die "Liste fälliger Termine" aktiviert, dann werden alle fälligen Termine in dieser Liste "Fällige Termine" gleich als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezMakler angezeigt.

Folgende Aktionen stehen in dieser Liste zur Auswahl:

• "nachfragen": Dieser Termin erscheint beim nächsten Start von ezMakler wieder in der Liste "Fällige Termine", und zwar so lange, bis Sie eine endgültige andere Aktion wählen. Das entspricht also dem Häkchen bei "Beim Start anzeigen".
• "löschen": Der Termineintrag wird endgültig gelöscht. ACHTUNG: er wird komplett gelöscht, auch in der Terminliste selbst.
• "stehen lassen": Mit dem Termineintrag geschieht nichts; er bleibt einfach in der Terminliste stehen, erscheint aber nicht mehr in dieser Liste "Fällige Termine". Somit werden Sie nicht mehr beim Starten von ezMakler an diesen Termin erinnert werden. Das entspricht also dem Entfernen des Häkchens bei "Beim Start anzeigen".
• "auf heute legen": Der Termin wird auf den heutigen Tag gelegt und erscheint damit wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "auf morgen legen": Der Termin wird auf den morgigen Tag gelegt und erscheint damit ab morgen wieder in der Liste "Fällige Termine".
• "als Ereignis speichern": Der Termineintrag wird in die entsprechende Ereignisliste verschoben und damit aus der Terminliste gelöscht.

Hinweis: Die Aktion "Termin stehen lassen"
Diese Aktion sollte mit Bedacht gewählt werden und ist eigentlich nicht empfohlen. An einen solchen Termin werden Sie nie erinnert, er bleibt einfach in der Terminliste stehen. Mit anderen Worten: solche Termine müssen Sie selbst aktiv bearbeiten und Sie müssen selbst daran denken.

Mögliche Verwendung: wenn Sie die automatische Terminerinnerung beim Starten gar nicht verwenden möchten, sondern immer über die Terminliste oder den Terminkalender gehen, dann können Sie alle Termine auf "stehen lassen" setzen.
Alternativ dazu könnten Sie als vorgegebene Aktion "stehen lassen" wählen und immer nur die allerwichtigsten Ihrer Termine bei der Eingabe auf "Beim Start anzeigen" ändern. Dann bearbeiten Sie Ihre Termine normalerweise über die Terminliste oder den Terminkalender, bei wichtigen Terminen werden Sie zusätzlich noch beim Programmstart in der Liste "Fällige Termine" erinnert.

Keinesfalls sollten Sie diese Aktion "stehen lassen" dazu verwenden, einen erledigten Termin aufzubewahren, also zu archivieren. Dazu ist die Ereignisliste vorgesehen: Verschieben Sie erledigte Termine als Ereignis, dann haben Sie eine Übersicht über alle erledigten Termine und wissen, was alles gelaufen ist.

Terminerinnerung an der Uhrzeit

So geht das:

1. Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt "Einstellungen" und wählen den Menüpunkt "Eigenschaften". Es öffnet sich ein Untermenü. Darin klicken Sie auf den Untermenüpunkt "Terminüberwachung". Es öffnet sich das Fenster "Terminüberwachung".
2. Hier können Sie nun bei "Intervall der Terminüberwachung in Sekunden" eingeben, wie oft das System Termine auf ihre Fälligkeit überprüfen soll. In "Zeitraum der überwachten Termine in Minuten" können Sie eingeben, wie viele Minuten vor der Uhrzeit des fälligen Termines Sie vom System erinnert werden möchten.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK, um die Funktion zu aktivieren.

Es ist logisch, dass Sie nur an einen Termin erinnert werden können, bei dem auch eine Uhrzeit eingetragen wurde. Termine ohne Uhrzeit werden hier nicht beachtet.
Wird die Zeit erreicht, zu der ein Termin ansteht, dann erscheint ein PopUp-Fenster "Termin anzeigen" mit den Termindaten (Datum, Uhrzeit, Beschreibung, ...). Über die Schaltfläche Adresse können Sie sich auch die Adressdaten zum Termin anzeigen lassen.

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für die Terminüberwachung aktivieren. Damit werden Sie dann nur an Termine für diesen bestimmten Bearbeiter erinnert.

Umgang mit der Terminerinnerung
Je nachdem, ob Sie den Termin sofort wahrnehmen bzw. erledigen oder erst später darangehen, möchten Sie die Terminerinnerung erst einmal schließen und vielleicht später noch einmal daran erinnert werden - oder auch nicht.

Diese Möglichkeiten haben Sie mit einem automatisch angezeigten Termin:

1. Kurz wegdrücken, später noch mal erinnern
   Entweder: auf Priorität 1 setzen. Damit werden Sie auch dann an den Termin erinnert, wenn er eigentlich bereits vorbei ist.
   Oder: die Uhrzeit einfach ein paar Minuten vorstellen. Dann werden Sie zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   Oder: das Datum auf einen späteren Tag stellen. Dann werden Sie erst an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit wieder an den Termin erinnert.
   

2. Wegdrücken und nicht mehr erinnern
   Entweder: die Uhrzeit entsprechend nach hinten stellen. Dann werden Sie nicht mehr an den Termin erinnert (Ausnahme: Priorität 1 Termine).
   Oder: die Uhrzeit ganz wegnehmen, also das Häkchen entfernen. Dann werden Sie auch bei Priorität 1 Terminen nicht mehr an den Termin erinnert.
   Oder: die Automatik in 'Termin stehen lassen' ändern. Dann bleibt der Termin zwar in der Terminliste stehen, Sie werden aber nicht mehr an den Termin erinnert.
   Achtung: ein solcher Termin erscheint dann auch nicht mehr im Startfenster "Aktuelles" mit der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" noch in der Liste "Fällige Termine" (Terminerinnerung beim Starten).
   

Der Terminkalender

Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann können Sie bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Terminfilter nach Bearbeiter" unter anderem den automatischen Terminfilter für den Terminkalender aktivieren. Damit werden dann in diesem Terminkalender nur die Termine für diesen Bearbeiter angezeigt.

Die verschiedenen Ansichten
Jede Ansicht hat ihre besonderen Vorteile, was die Darstellung der Termine betrifft. Die Funktionalitäten sind überall die gleichen: in jeder Ansicht können Termine angelegt, bearbeitet, verschoben und gelöscht werden.

Die Tagesansicht zeigt alle Termine eines einzelnen Tages.
Vorteil: es werden alle Termine ziemlich übersichtlich und vollständig dargestellt. Termine können einfach per Ziehen mit der Maus innerhalb diesen Tages auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Arbeitswoche zeigt in einer ähnlichen Darstellung wie die Tagesansicht nicht nur einen Tag, sondern alle definierten Arbeitstage einer ganzen Woche.
Vorteil: die immer noch übersichtlich dargestellten Termine können schön per Ziehen mit der Maus innerhalb dieser Woche auch auf einen anderen Tag und auf eine andere Uhrzeit verschoben werden.

Die Wochenübersicht zeigt immer eine komplette Woche, in einer aus MS-Outlook bekannten Darstellung.
Vorteil: vollständigere Textdarstellung der einzelnen Termine. Die Darstellung der Uhrzeiten der einzelnen Termine ist dafür nicht mehr so übersichtlich.

Die Monatsübersicht zeigt einen kompletten Monat in einer Übersicht, bei der dann natürlich nicht immer alle Termine eines bestimmten Tages zu sehen sind.
Vorteil: es werden alle Termine eines ganzen Monats dargestellt. Damit können Termine auch einfach innerhalb des Monats per Ziehen mit der Maus verschoben werden, wenn auch ohne Änderung der Uhrzeit.

Die Zeitachse zeigt sämtliche Termine in einer Zeitachse, ohne dass diese hier bearbeitet werden können.
Vorteil: Damit lassen sich gut Überschneidungen von Terminen darstellen.

Die Funktionen

Einen neuen Termin anlegen:
Das geht immer mit rechter Mausklick in einem freien Platz innerhalb des Kalenders. Aus Tagesansicht und Arbeitswoche legt auch ein Doppelklick einen neuen Termin an, aus Wochen- und Monatsübersicht nur, wenn bei den Einstellungen entsprechend eingestellt. Interessant ist noch die Möglichkeit in der Tagesansicht und Arbeitswoche, einfach mit Markieren eines bestimmten Zeitraums durch Ziehen mit der Maus einen Termin genau für diesen markierten Zeitraum anzulegen. Das geht aus der Arbeitswoche selbst über mehrere Tage innerhalb dieser Woche.

Einen Termin ändern:
Ändern können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit einem Doppelklick in diesen Termin, oder mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin bearbeiten" im Auswahlmenü. Der Termingrund kann auch direkt im Kalender geändert werden: einfach einmal in den Termin klicken und hier bearbeiten, dann Speichern mit der Eingabetaste (Enter).

Einen Termin verschieben:
Abgesehen vom Verschieben eines Termines über eine entsprechende Änderung des Termindatums und Uhrzeit gibt es noch die Möglichkeit, direkt im Kalender einen Termin mit einem Mausklick festzuhalten und auf eine andere Position zu verschieben. Abhängig von der aktuellen Ansicht gibt es dabei die unterschiedlichen, bereits bei den Ansichten beschriebene Möglichkeiten:

• Tagesansicht: Verschieben innerhalb desselben Tages auf eine andere Uhrzeit
• Arbeitswoche: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche auf einen anderen Tag und eine andere Uhrzeit
• Wochenübersicht: Verschieben innerhalb der angezeigten Woche OHNE Änderung der Uhrzeit
• Monatsübersicht: Verschieben innerhalb des angezeigten Monats OHNE Änderung der Uhrzeit

Einen Termin löschen:
Löschen können Sie einen Termin aus jeder Ansicht mit rechter Mausklick in einem Termin und Auswahl von "Termin löschen" im angezeigten Auswahlmenü.

Einstellungen
Mit Klick auf die kleine bunte Schaltfläche oben rechts im Kalender öffnet sich der Dialog für die Terminkalender-Einstellungen mit folgenden Möglichkeiten:

Startverhalten: Hier wählen Sie, welcher der Ansichten des Kalenders beim Starten des Kalenders zuerst geöffnet sein soll und mit welchem Office-Design (Layout) der Kalender angezeigt werden soll.

Arbeitswoche: Hier legen Sie fest, welche Tage zu einer Arbeitswoche gehören und welcher Zeitraum die Arbeitszeit umfasst.

Wochen- und Monatsübersicht: Hier definieren Sie, was bei einem Doppelklick auf eine freie Fläche eines Tages in der Wochen- und Monatsübersicht geschehen soll: Einen neuen Termin eintragen oder die Tagesansicht oder die Arbeitswoche anzeigen.

Aufgaben

Aufgaben bieten ähnlich wie Termine vielfältige Funktionen und Einsatzmöglichkeiten:

1. Aufgaben zu einem bestimmten Kunden
2. Aufgaben zu einem bestimmten Vertrag
3. Aufgaben zu einem bestimmten Schaden
4. Aufgaben für Agenturen
5. Anzeige aktueller Aufgaben bei KVV-Start
6. Versenden der Aufgabe an den Bearbeiter per E-Mail
7. Ablegen als Ereignis für vergangene/erledigte Aufgaben

1. Wird eine Aufgabe zu einen Kunden eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe automatisch auch bei der betreuenden Agentur.
2. Wird zu einem Vertrag eine Aufgabe eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe automatisch auch sowohl bei dem entsprechenden Kunden wie auch bei der entsprechenden Agentur.
3. Wird zu einem Schaden eine Aufgabe eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe automatisch auch sowohl bei dem entsprechenden Vertrag und Kunden wie auch bei der entsprechenden Agentur.

Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Die Aufgaben werden in einer übersichtlichen Aufgabenliste angezeigt, aus der sie bearbeitet, verschoben oder wieder gelöscht werden können.

Auch hier gelten die allgemeinen Möglichkeiten und Regeln zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.

Hinweis: Wenn bei "Einstellungen" - "Eigenschaften" - "Startfunktionen" das "Startfenster 'Aktuelles'" aktiviert ist, dann wird als erstes Fenster unmittelbar nach dem Start von ezMakler eine Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben" angezeigt, womit die aktuellen Aufgaben angezeigt und bearbeitet werden können.

Oberhalb der Eingabefelder wird die Zuordnung der Aufgabe zum Schaden, Vertrag, Kunde und Agentur angezeigt. Hier können die Zuordnungen geändert werden und direkt ein zugeordneter Schaden, Vertrag, Kunde oder Agentur zum Bearbeiten geöffnet werden.

Die Eingabefelder

Name: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Aufgabe ein, natürlich möglichst sprechend, aber in Kurzform.

Datum: Wenn die Aufgabe einen Termin hat, beispielsweise bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, dann können Sie hier dieses Datum eingeben. Haben Sie hier ein Datum eingetragen, dann erscheint diese Aufgabe in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben", bis sie erledigt ist.

Priorität: Die Priorität dient nur der näheren Spezifikation bzw. Zuordnung einer Aufgabe und kann dann beispielsweise zum Filtern und Sortieren in der Aufgabenliste verwendet werden.

erledigt am: Hier können Sie festhalten, wann die Aufgabe erledigt wurde. Ist eine Aufgabe erledigt, dann erscheint sie nicht mehr in der Übersicht "Aktuelle Geburtstage, Termine und Aufgaben".

Bearbeiter: Jede Aufgabe muss einem bestimmten Bearbeiter zugeordnet sein. Haben Sie bei den Einstellungen einen bestimmten Bearbeiter festgelegt, dann wird dieser Bearbeiter bei einer neuen Aufgabe automatisch eingetragen, kann aber natürlich beliebig geändert werden.

Status: Hier kann ein beliebiger Kurztext als Status zur Aufgabe eingetragen werden. Das ist z.B. "Noch nicht bestätigt", "Aufgabe bestätigt", "Nicht erledigt" oder "Erfolgreich erledigt". Diese Status-Vorgaben stehen hier in einer Auswahlliste zur Verfügung und können selbst geändert oder erweitert werden. Das geht wie immer in ezMakler mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Status".

Aufgabe: Hier kann ein beliebiger Kurztext eingetragen werden. Möchten Sie die Aufgaben kategorisieren oder vereinheitlichen, dann können Sie beliebige Aufgabenvorlagen festhalten, die dann hier zur Auswahl zur Verfügung stehen. Das geht wie immer in ezMakler mit einem Doppelklick auf den Bezeichner "Aufgabe".

Details: Hier geben Sie beliebige Details zur Aufgabe ein.

Notiz: Hier können Sie noch eine beliebige Notiz zur Aufgabe eintragen.

Vorlage: Falls die Aufgabe zur Durchführung eine Vorlage benötigt, beispielsweise eine Briefvorlage, dann können Sie hier diese Vorlage schon festhalten, damit der betreffende Bearbeiter weiß, welche Vorlage er zur Erledigung der Aufgabe verwenden soll.

Beschreibung: Hier können Sie einen beliebigen Fließtext eingeben, um noch irgendwelche weiteren Informationen zur Aufgabe oder besondere Notizen zu hinterlegen.
Hinweis: Der Text wird automatisch am Zeilenende umgebrochen. Eine neue Zeile erzwingen können Sie mit der Tastenkombination 'Umschalt'+'Eingabe'.

Tarife und versicherte Personen

Das Erstellen eines Tarifs
(Wenn Sie pro versicherte Person einen Tarif anlegen möchten, gehen Sie vor, wie in "Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen" beschrieben.)

1. Legen Sie zum betreffenden Kunden einen Vertrag an. Das geht z.B. direkt beim Kunden oder über die Vertragsliste oder das Startmenü.
   Hinweis: Die Schaltfläche Übernehmen im Vertrag-Eingabefenster bewirkt, dass der Vertrag angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Tarife") erscheinen erst, nachdem der Vertrag angelegt ist.
2. Um einen Tarif anzulegen, klicken Sie entweder auf die kleine Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten", oder wählen den Reiter "Tarife" und klicken hier auf die Schaltfläche Neueingabe.
3. Im Fenster "Anlegen eines Tarifs" können Sie nun einen Tarif pro versicherte Person und Vertragsart eingeben. Die besagten 42 Zusatzfelder finden Sie dabei im Reiter "Weitere Tarifdaten".

Beziehungen und Rollen, Tarife und versicherte Personen
Die Festlegung von Beziehungen ist die Basis für die Verwaltung von komplexeren Verträgen. Beziehungen ermöglichen beispielsweise, dass ein und dieselbe Person für einen Vertrag der Antragsteller und Kunde sein kann und für einen anderen Vertrag eine versicherte Person, ohne dass dabei Dubletten angelegt werden müssen.

Vertrag mit versicherten Personen und Tarifen
(Beispiel: "Unfallversicherung" für eine Familie)

In diesem Beispiel wird für eine Familie (Vater, Mutter und Kind) eine Unfallversicherung angelegt. Dabei ist der Vater der Antragsteller und die Mutter und das Kind sind versicherte Personen. Jeder hat einen eigenen Tarif.

1. Legen Sie den Vater als Kunden an. Das geht z.B. über die Kundenliste oder das Startmenü.
   Hinweis: Die Schaltfläche Übernehmen im Kunden-Eingabefenster bewirkt, dass der Kunde angelegt und die Daten gespeichert werden, ohne dass sich das Fenster schließt. Bestimmte Reiter (z.B. "Beziehungen", "Verträge") erscheinen erst, nachdem der Kunde angelegt ist.
2. Legen Sie nun unterhalb des Vaters einmal die Mutter als Beziehung "Familie: Ehegattin" und das Kind als Beziehung z.B. "Familie: Kind (Sohn)" an. Siehe dazu auch die Lektion Beziehungen.
3. Legen Sie unterhalb des Kunden einen neuen Vertrag an. Dabei wählen Sie als Antragsteller den Vater (ist als Kunde bereits vorbelegt) und als Vertragsart die "Unfallversicherung". Unter dem Reiter "Weitere Vertragsdaten" können Sie die für die Unfallversicherung spezifischen Daten für den Vater eintragen.
4. Nun werden die Tarife für die Mutter und das Kind eingetragen. Wählen Sie dazu im immer noch geöffneten Vertrag-Eingabefenster den Reiter "Tarife" an und klicken hier auf die Schaltfläche Neueingabe oder klicken Sie auf die kleine Schaltfläche neben dem Feld "Tarife" im Reiter "Vertragsdaten". Geben Sie nun die Tarifdaten einmal für die Mutter und einmal für das Kind ein. Zur Arbeitserleichterung sind in der Tarif-Eingabemaske im Feld "Versicherte Person" die Familienangehörigen schon verfügbar. Die in diesem Feld eingetragenen Daten werden beim Speichern automatisch ins Feld "Tarifbezeichnung" übertragen, wenn die Bezeichnung leergelassen wird. Siehe dazu auch die Beschreibung "Das Erstellen eines Tarifs".

Vertrag mit abweichendem Antragsteller
(Beispiel: Rentenversicherung für die Ehefrau)

In diesem Beispiel wird für die Ehefrau eines Kunden eine Rentenversicherung angelegt. Dabei soll die Ehefrau als Antragsteller angegeben werden, aber nicht als Kunde in der Kundenliste erscheinen.
Hinweis: Zur Eingabe von Verträgen ist es nicht notwendig, dass bei dieser Person die Rolle "Kunde" aktiviert ist und die Person somit in der Kundenliste angezeigt wird.

Für diesen Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

1. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird beim Kunden (Ehemann) angelegt, die Ehefrau wird beim Vertrag als Antragsteller eingetragen.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit beim Kunden (Ehemann) zu finden. Er wird nicht in der Vertragsliste (Reiter "Verträge") der Ehefrau angezeigt, wie es in der zweiten Möglichkeit der Fall ist.

2. der Rentenversicherungsvertrag der Ehefrau wird direkt bei der Ehefrau angelegt, die natürlich wiederum auch als Antragsteller eingetragen wird.
Der Vertrag der Ehefrau ist somit bei der Ehefrau zu finden und nicht beim Kunden (Ehemann).

Beziehung wird eigenständiger Kunde
(Beispiel: KFZ-Vertrag des Sohnes)

In diesem Beispiel wird ein KFZ-Vertrag für den Sohn angelegt. Dabei wird der Sohn als Kunde in die Kundenliste aufgenommen und als Antragsteller beim Vertrag eingetragen.

1. Öffnen Sie die Liste "Personen-Gesamtübersicht" und öffnen Sie von dort aus den Sohn. Sie können aber auch den Kunden öffnen und im Reiter "Beziehungen" der Kunden-Eingabemaske das Eingabefenster des Sohnes über die Schaltfläche Details/Ändern öffnen.
2. Wählen Sie den Reiter "Weitere Kundendaten" an und aktivieren Sie durch eine Klick das Feld "Kunde" in der Rollenfunktion. Damit erscheint der Sohn nun ebenfalls in der Kundenliste.
3. Wählen Sie den Reiter "Verträge" an und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Neueingabe.
4. Im Feld "Antragsteller" der Vertrag-Eingabemaske ist der Sohn schon eingetragen. Wählen Sie im Feld "Vertragsart" die KFZ-Versicherung aus.
5. Nach der Dateneingabe in die Vertrag-Eingabemaske speichern Sie mit Klick auf die Schaltfläche OK ab.

Ein Ehepaar trennt sich

In diesem Beispiel werden nach einer Scheidung die Verträge der Ehefrau, die unterhalb des Ehemannes angelegt waren, nun unterhalb der Ehefrau übertragen und natürlich unterhalb des Ehemannes entfernt.

1. Zuerst wird die Beziehung zwischen den ehemaligen Ehepartner gelöscht. Dazu öffnen Sie z.B. das Eingabefenster des Ehemannes und klicken auf den Reiter "Beziehungen". Markieren Sie dort den entsprechenden Beziehungseintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
2. Klicken Sie dann auf den Hauptmenüpunkt "Vertrag" in der Menüleiste von KVV. Es öffnet sich nun das Menü. Dort wählen Sie auf "Massen-Updates", so dass sich das Untermenü öffnet. Im Untermenü klicken Sie auf die Funktion "Kunde wechseln"
3. Nun öffnet sich das Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden sollen". Dort markieren Sie den Ehemann und klicken auf die Schaltfläche OK.
4. Im Fenster "Vertragsliste zum Massen-Update "Kunde wechseln"" markieren Sie die Verträge, die der Ehefrau zugeordnet werden sollen und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
5. Im Fenster "Kunde, der die Verträge zugeordnet bekommt" markieren Sie die Ehefrau und klicken auf die Schaltfläche OK.

Auswertungen zum Vertragsbestand

Die Funktion "Auswertungen" finden Sie in ezMakler unter dem Hauptmenüpunkt "Vertrag", und natürlich als Schaltfläche im Startmenü oder Symbolleiste, wenn diese Funktion hier zugeordnet ist. Hier können Sie Auswertungen durchführen und eigene Auswertungen definieren, also neu anlegen. Als Beispiele werden bereits einige gebräuchliche Auswertungen mitgeliefert.

Eine Auswertung neu anlegen oder ändern

Kopieren einer bestehenden Abfrage - ein Beispiel
In diesem Beispiel ist ein Wettbewerb zwischen zwei oder drei Agenturen geplant. Sie möchten deren Vertragsabschlüsse des vergangenen Monats miteinander vergleichen.
Es eignet sich offensichtlich gut die bestehende Auswertung "Alle Verträge des aktuellen Monats", weshalb diese nun kopiert und geändert werden soll.

So geht das:

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Vertrag" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
2. Als Vorlage für die neue Auswertung wählen Sie die mitgelieferte Auswertung "Alle Verträge des aktuellen Monats" mit einem Mausklick, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie werden nun gefragt, ob Sie die markierte Auswertung kopieren möchten. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Ja . Es öffnet sich das Fenster "Auswertung bearbeiten".
3. Ändern Sie den Namen der kopierten Auswertung (Feld "Bezeichnung") in "Wettbewerb (Agenturenvergleich Vormonat)".
   Im Feld "Filter" wählen Sie die Filterabfrage "Filter: Alle Verträge des vorigen Monats", da nicht die Vertragsabschlüsse des aktuellen Monats, sondern die des Vormonats miteinander verglichen werden sollen.

1. Die Auswertung soll je Vertragstyp erfolgen. Deshalb wählen Sie bitte bei "Gruppieren nach" im Block "Hauptgruppe" den Eintrag "Vertragstypen". Als Untergruppe ist dann "Vertragsarten" bestens geeignet.
2. Klicken Sie nun auf den Reiter "1. Block". Hier aktivieren Sie nur die Optionen "Agentur" und "alle provisionsrelevanten Verträge". Alle anderen Optionen bleiben deaktiviert (also ohne Häkchen).
   Sie können auch sofort die erste Agentur wählen, die mit einer anderen verglichen werden soll. Das können Sie aber auch später beim Erstellen der Auswertung machen, lassen Sie also ruhig die Hauptagentur gewählt.
3. Klicken Sie nun auf den Reiter "2. Block". Hier aktivieren Sie ebenfalls nur die Optionen "Agentur" und "alle provisionsrelevanten Verträge", die anderen Optionen bleiben bzw. werden deaktiviert.
   Klicken Sie also auf das Häkchen neben dem Feld "Merker" um es zu deaktivieren. Sie können dann auch noch auf die Schaltfläche mit dem roten "X" neben dem deaktivierten Feld "Merker" klicken, um es zu leeren. Das ist aber nicht notwendig, eine nicht gewählte Option (also ohne Häkchen) wird sowieso nicht berücksichtigt.
4. Klicken Sie nun auf den Reiter "3. Block" und deaktivieren Sie zunächst die Option "Gesamtübersicht (alle Verträge entsprechend des Filters)". Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten:
   1. Wählen Sie nichts, dann wird dieser 3. Block nicht verwendet.
   2. Verfahren Sie wie im 1. Block, dann können Sie eine 3. Agentur vergleichen.
   3. Wählen Sie nur die Option "alle provisionsrelevanten Verträge", dann werden im 3. Block zum Vergleich alle Verträge des Vormonats insgesamt angezeigt.
5. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit Klick auf die Schaltfläche OK. Damit wird die neue Auswertung "Wettbewerb (Agenturenvergleich Vormonat)" gespeichert.

Erstellen einer Auswertung

1. Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Vertrag" auf den Menüpunkt "Auswertungen...". Es öffnet sich das Fenster "Auswertung wählen".
2. Wählen Sie die gewünschte Auswertung mit einem Mausklick aus, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Alternativ geht auch ein Doppelklick auf die gewünschte Auswertung in der Liste. Es öffnet sich das Fenster "Auswertung erstellen".
3. Bei Bedarf können die Einstellungen für diese Auswertung geändert werden. Bitte beachten Sie aber: Änderungen hier gelten nur für diese eine Durchführung, sie werden nicht generell als geänderte Definition der Auswertung gespeichert.
4. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird die Auswertung durchgeführt und das Ergebnis als HTML-Bericht in Ihrem Standard-WebBrowser (z.B. dem Internet-Explorer) angezeigt.

Die Auswertung wird aber nicht angezeigt!
Welche Anwendung (Programm) zum Öffnen der Auswertung verwendet wird hängt von Ihrem System ab:
In Windows wird jede Datei-Endung (z.B. .doc oder .html) mit einem bestimmten Programm verknüpft, welches dann verwendet wird, wenn eine solche Datei angezeigt, bearbeitet oder geöffnet werden soll. Das können Sie leicht selbst feststellen, indem Sie im Explorer auf eine bestimmte Datei doppelklicken: auf einer html-Datei (Auswertung) sollte ein Web-Browser starten, z.B. der Internet-Explorer oder Netscape oder Opera, je nach Einstellung in Ihrem System.

So erstellen bzw. korrigieren Sie eine solche Verknüpfung:

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.
2. Gehen Sie in einen Ordner mit einem Bericht (html-Datei).
3. Markieren Sie eine Datei durch einen einzelnen Mausklick auf diese.
4. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie nun mit der RECHTEN Maustaste auf den markierten Dateinamen.
5. Klicken Sie in dem erschienenen Menü auf den Eintrag 'Öffnen mit...'.
6. Wählen Sie nun das Programm, mit dem ein Bericht geöffnet werden soll, z.B. den Internet-Explorer (iexplore).
7. Zur dauerhaften Verknüpfung setzen Sie das Häkchen bei: 'Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen'.
8. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche OK.
9. Fertig. Ab jetzt startet beim Öffnen einer Auswertung immer das gewählte Programm.

Einstellungsmöglichkeiten

Das Fenster "Auswertung bearbeiten"

Bezeichnung: Hier geben Sie eine beliebige Bezeichnung zu dieser Auswertung ein.

Filter: Hier können Sie aus dem Listenfeld einen passenden Filter wählen. Damit werden für die Auswertung nur die diesem Filter entsprechenden Verträge berücksichtigt. Möchten Sie keinen Filter, also alle Verträge auswerten, dann löschen Sie den Filter komplett (mit Taste "Entf" oder "Rückschritt").

Summenspalten: Hier wählen Sie, was in der Auswertung summiert werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Anzahl: Anzahl der Verträge
2. Jahresbeitr.: Summe des Netto-Jahresbeitrags der relevanten Verträge
3. Vers.Summe: Summe aller Versicherungssummen der relevanten Verträge
4. Bewertung: Summe aller Bewertungssummen der relevanten Verträge
Das entspricht also der Spalten der Ergebnistabelle einer Auswertung.

Gruppieren nach: Hier legen Sie die Gruppierung fest. Das entspricht den Zeilen der Ergebnistabelle. Beispielsweise: welche Agenturen (Hauptgruppe) haben für welche Gesellschaften (Untergruppe) Verträge geschrieben.

Die Reiter "?. Block"

Gesamtübersicht: Damit werden alle Verträge entsprechend des gesetzten Filters ausgewertet.

Zeitraum: Damit werden alle in diesem Zeitraum abgeschlossenen Verträge für die Auswertung in dem entsprechenden Block berücksichtigt. Vorgegeben wird beim Aktivieren immer der aktuelle Monat.

Agentur: Damit werden in diesem Block nur die von der gewählten Agentur geschriebenen Verträge berücksichtigt.

Gesellschaft: Damit werden in diesem Block nur die Verträge der gewählten Gesellschaft für die Auswertung berücksichtigt.

Vertragstyp: Damit werden in diesem Block nur die Verträge diesen Typs (Sach-, Leben- oder Krankenversicherung) berücksichtigt.

Vertragsart: Damit werden nur die Verträge der gewählten Vertragsart ausgewertet.

Merker: Damit werden nur Verträge mit dem gewählten Merker z.B. stornierte Verträge, ausgewertet.

alle provisionsrelevanten Verträge: Damit werden nur Verträge für die Auswertung berücksichtigt, die provisionsrelevant sind. Das sind alle Verträge ohne einen entsprechenden Merker "abgelaufen", "beitragsfrei", "storniert" und dergleichen.

Allgemein gilt: Sie können mehrere Merkmale gleichzeitig wählen, dann werden nur Verträge, die allen Merkmalen entsprechen, in diesem Block ausgewertet.

Massen-Updates

Ablaufdatum um 1 Jahr erhöhen

Die Eingabefelder

Ablauf bis zum: Hier geben Sie ein, für welche Verträge das Ablaufdatum verlängert werden soll. Das heißt, alle Verträge, die bis zum eingegebenen Datum ablaufen, werden um ein Jahr verlängert.
In der Regel wird man wohl das Ende des aktuellen Monats eingeben, damit alle Verträge, die zum Ende des Monats ablaufen würden, wieder ein Jahr weiterlaufen.

Kundennummer: Hier können Sie aus dem Listenfeld einen Kunden auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen des entsprechenden Kunden erhöht. Sie können gleichzeitig noch andere Filterbedingungen mit eingeben.

Agenturnummer: Hier können Sie aus dem Listenfeld eine Agentur auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen erhöht, die von der entsprechenden Agentur abgeschlossen wurden.

Versicherungsges.: Hier können Sie eine Gesellschaft auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei den Verträgen der entsprechenden Versicherungsgesellschaft erhöht.

Vertragsart: Hier können Sie eine Vertragsart auswählen, nach der die Verträge gefiltert werden sollen. Das Ablaufdatum wird dann nur noch bei Verträgen mit der ausgewählten Vertragsart erhöht.

Beitragsanpassung

Die Eingabefelder

Änderung der Beiträge um: Hier geben Sie ein, um welchen Prozentsatz die Beiträge angehoben bzw. gesenkt werden sollen. Bei Eingabe von beispielsweise 3.75 werden die Beiträge jeweils um 3.75 Prozent angehoben, bei Eingabe von z.B. -2.50 werden die Beiträge jeweils um 2.5 Prozent gesenkt.

Bei Vertragsart und Versicherungsgesellschaft können Sie bestimmen, für welche Vertragsart bei welcher Gesellschaft die Beitragsanpassung gilt.

Kunde wechseln

So geht das:

1. Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, von dem bestimmte Verträge weg verschoben werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl des gewünschten Kunden haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Kunde wechseln":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die zu dem Kunden gehören, den Sie im vorigen Fenster "Kunde, dessen Verträge übernommen werden" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, die Sie zu einem anderen Kunden verschieben möchten.
3. Fenster "Kunde, der diese Verträge zugeordnet bekommt":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, der die markierten Verträge jetzt zugeordnet bekommen soll.

Bankverbindung setzen

So geht das:

1. Fenster "Kunde auswählen":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Kunden, dessen Bankverbindung - z.B. wenn geändert oder neu eingegeben - in bestimmte Verträge übernommen werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl des gewünschten Kunden haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Bankverbindung setzen":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die dem Kunden gehören, den Sie im vorigen Fenster "Kunde auswählen" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, deren Bankverbindung mit der Bankverbindung des Kunden überschrieben werden sollen.

Agentur übernehmen

So geht das:

1. Fenster "Agentur, dessen Verträge übernomen werden":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Agentur, von der bestimmte Verträge zu der aktuellen betreuenden Agentur des Kunden übertragen werden sollen. Diese Agentur ist also praktisch die alte Agentur in den Verträgen. Zur leichten Suche oder Wahl der gewünschten Agentur haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate Agentur übernehmen":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die zur Agentur gehören, den Sie im vorigen Fenster "Agentur, dessen Verträge übernomen werden" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, deren Agentur mit der betreuenden Agentur des entsprechenden Kunden ersetzt werden sollen.

Gesellschaft ändern

So geht das:

1. Fenster "Bisherige Gesellschaft":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Gesellschaft, von der alle oder bestimmte Verträge zu einer anderen Gesellschaft verschoben werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl der gewünschten Gesellschaft haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate 'Gesellschaft ändern'":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die der Gesellschaft zugeordnet sind, die Sie im vorigen Fenster "Bisherige Gesellschaft" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, die zu einer anderen Gesellschaft verschoben werden sollen. Das sind in der Regel alle Verträge.
3. Fenster "Gesellschaft, welche diese Verträge zugeordnet bekommt":
   Aus dieser Liste wählen Sie die Gesellschaft, zu der die markierten Verträge jetzt übertragen werden sollen.

Pool ändern

So geht das:

1. Fenster "Bisheriger Pool":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Pool, von dem alle oder bestimmte Verträge zu einem anderen Pool verschoben werden sollen. Zur leichten Suche oder Wahl des gewünschten Pools haben Sie hier die kompletten Möglichkeiten zur Listenbedienung wie Sortieren, Suchen, Springen, Filtern, Drucken usw. wie im Kapitel Listenbedienung beschrieben.
2. Fenster "Vertragsliste zum Massenupdate 'Pool ändern'":
   Hier wird eine Liste der Verträge angezeigt, die dem Pool zugeordnet sind, die Sie im vorigen Fenster "Bisheriger Pool" angegeben bzw. ausgewählt haben. Sie können nun in dieser Liste die Verträge markieren, die zu einem anderen Pool verschoben werden sollen. Das sind in der Regel alle Verträge.
3. Fenster "Pool, welcher diese Verträge zugeordnet bekommt":
   Aus dieser Liste wählen Sie den Pool, zu dem die markierten Verträge jetzt übertragen werden sollen.

Vertragsart ändern

Die Eingabefelder

Bei 'bisherige Vertragsart' und 'Versicherungsgesellschaft' können Sie bestimmen, für welche Vertragsart bei welcher Gesellschaft die Vertragsart geändert werden soll.
Diese Verträge werden dann in einer Liste angezeigt, in der Sie die Verträge markieren können, welche auf die andere Vertragsart geändert werden soll.
Im dritten Schritt geben Sie dann die neue Vertragsart an.

GDV-Import

Hinweis: Es ist keine schlechte Idee, vor einem GDV-Import die aktuelle ezMakler-Datenbank zu sichern, damit Sie den aktuellen Stand haben, falls beim Import der Daten etwas schief läuft!

Empfohlen wird der GDV-Import vor allem zum erstmaligen Laden der Kunden und Verträge. Danach kann die Pflege der Daten auch direkt in ezMakler 2.7.5 vorgenommen, so dass ein erneutes Importieren der Daten nicht unbedingt notwendig ist.

Die Gesellschaften werden über die sogenannte VU-Nummer gesucht. Deshalb empfiehlt es sich, die VU-Nummern der Gesellschaften entsprechend in ezMakler einzutragen, bevor der GDV-Import durchgeführt wird, damit die importierten Verträge den richtigen Gesellschaften zugeordnet werden können.

Hinweis: Da die gelieferten Daten von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich sein können, kommt es vor, dass Kunden doppelt angelegt werden. Um den Vertragsbestand dieser doppelt angelegten Kunden zu bereinigen, verwenden Sie am besten den Massen-Update 'Kunde wechseln', zu finden unter dem Menüpunkt 'Vertrag', Untermenü 'Massen-Updates'.

Dies gilt auch für ein erneutes Importieren eines Bestandes, der bereits in ezMakler 2.7.5 vorhanden ist. Auch dabei sollte nach dem GDV-Import auf Duplikate geprüft und der Bestand gegebenenfalls bereinigt werden.

Kundenerkennung
Hier können Sie einstellen, nach welchen Kriterien ein Kunde im Bestand gesucht werden soll, um festzustellen, ob der Kunde bereits vorhanden ist oder neu angelegt werden muss.
Vorgegeben ist der Suchbegriff (zusammengesetzt aus Name und Vorname) sowie PLZ und Geburtstag. Damit läßt sich ein bestehender Kunde zwar recht eindeutig identifizieren, aber natürlich nur, wenn die Gesellschaft diese Daten auch mitliefert. Fehlt zum Beispiel der Geburtstag, dann wird jeder Kunde neu angelegt, weil er im Bestand nicht gefunden werden kann. In diesem Fall empfiehlt sich, den Geburtstag NICHT zur Suche eines Kunden zu verwenden, das Häkchen also zu entfernen.

Mapping der GDV-Felder direkt über die Zusatzfelder-Definition. Das heißt, beim GDV-Import werden die Felder (GDV-Daten) in das entsprechende Zusatzfeld importiert, wenn der Feldname dem GDV-Feldnamen entspricht (siehe auch Lektion Vertragsarten).

Benutzerverwaltung

Diese Benutzerverwaltung finden Sie als eigenständiges Programm im Windows-Programm-Menü unter "ezMakler 2.7.5" als Menüpunkt "ezMakler-Benutzerverwaltung", also unter Windows "Start" - Menü "Programme" - Menü "ezMakler 2.7.5" - Punkt "ezMakler-Benutzerverwaltung".

Tipp: Wenn die Systemablage (SysTray) nicht abgeschaltet ist kann die Benutzerverwaltung auch über das Menü der Systemablage gestartet werden.

Benutzerverwaltung anmelden

Beim Starten der Benutzerverwaltung muss natürlich ein Kennwort eingegeben werden, damit nicht jeder Anwender einfach über die Benutzerverwaltung seine eigenen Zugriffsrechte ändern kann.
Beim ersten Start ist das Kennwort noch nicht vergeben, bleibt also zunächst leer, sollte aber unbedingt sofort vergeben werden. Dazu klicken Sie auf Kennwort neu... und geben in den beiden nun aktiven Feldern irgendein beliebiges Kennwort ein.
Bitte merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt gut. Wenn Sie dieses Kennwort vergessen, dann können Sie die Benutzerverwaltung nicht mehr starten (auch eine Neuinstallation hilft da nicht!).

Benutzerverwaltung-Kennwort: Hier geben Sie zum Starten der Benutzerverwaltung das vergebene Kennwort für die Benutzerverwaltung ein. Beim ersten Starten der Benutzerverwaltung ist noch kein Kennwort vergeben, Sie lassen das Feld dann also zunächst leer und wird mit Klick auf neu... erstmalig vergeben.

Neues Kennwort: Hier können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche neu... ein neues Kennwort vergeben. Beim ersten Start setzen Sie so das Erst-Kennwort, später können Sie hier das vergebene Kennwort wieder ändern.

Kennwort bestätigen: Wenn Sie ein neues Kennwort vergeben, dann muss dieses neue Kennwort hier zur Überprüfung noch einmal eingetragen werden.

Liste der Benutzer

Hinweis: In der Testversion können keine weiteren Benutzer eingetragen werden. Zum Testen ändern Sie bitte einfach die Rechte des einen Standard-Benutzers.

Benutzer und Zugriffsrechte

Benutzer-ID
Hier vergeben Sie jedem Benutzer eine eindeutige ID. Das kann eine Zahl aber auch ein Kürzel wie beispielsweise die Initialen oder ähnliches sein.

Benutzer-Name
Hier tragen Sie am besten den vollständigen Namen des Benutzers ein.

Kennwort
Hier können Sie einem neuen Benutzer ein Start-Kennwort vergeben. Auch wenn ein Benutzer sein Kennwort vergessen hat können Sie es hier wieder zurücksetzen.
Dieses Kennwort sollte der Benutzer natürlich sofort beim ersten Start von KVV wieder ändern, so dass nur er selbst sein Kennwort kennt.

Typ
Hier wählen Sie den Typ dieses Benutzers: Administrator, Standard-Benutzer oder Benutzer mit eingeschränkten Rechten.
Dies wirkt sich zunächst durch die einfachere Vorauswahl der Rechte aus: Bei einem Administrator sind ALLE Rechte auf höchster Stufe eingeschaltet, bei einem Standard-Benutzer sind z.B. Provision und Einstellungen abgeschaltet, bei einem Benutzer mit eingeschränkten Rechten ist alles nur zum Bearbeiten eingeschaltet und alle Zusatzrechte abgeschaltet.
Diese Vorauswahl kann aber individuell bei jedem Benutzer geändert werden und bleibt dann wie eingestellt für diesen Benutzer gültig.
Eine weitere Auswirkung hat ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten zusätzlich zu den hier eingestellten Rechten aber auch noch in der Anwendung selbst. So darf ein solcher Benutzer beispielsweise keine Daten exportieren, und beim Kunden NICHT die zugeordnete betreuende Agentur ändern, und in den Listen NICHT die Spaltendefinitionen ändern.

Recht "..."
Damit vergeben Sie jedem Benutzer individuelle Zugriffsrechte, jeweils für die Kategorien Kunde, Termin, Vertrag, Schaden, Agentur, Gesellschaft und Provision. Sie legen also je Kategorie fest, ob der Benutzer damit nichts machen darf, oder die Daten nur anzeigen oder auch bearbeiten (neu anlegen und ändern) oder sogar auch löschen darf.

Agentur
Hier können Sie festlegen, ob der Benutzer nur die Kundendaten bzw. die Vertragsdaten einer bestimmten Agentur bearbeiten darf, indem Sie hier die entsprechende Agentur auswählen. Lassen Sie die '0' stehen, dann dürfen die Kunden und Verträge aller Agenturen bearbeitet werden.

Recht "Schnittstellen"
Damit legen Sie fest, ob dieser Benutzer aus KVV heraus die Schnittstellen, z.B. zu CalcuVita, MrMoney, NAFI und andere benutzen darf.

Recht "Massenupdate"
Massenupdates sind unter Umständen eine gefährliche Sache, weshalb diese Funktion nur einem versierten KVV-Benutzer erlaubt werden sollte.

Recht "Struktur"
Für Strukturvertriebe legen Sie hier fest, wer die Struktur bearbeiten darf (Stufendefinition, Strukturaufbau, ...).

Menü-Rechte
Damit können Sie für bestimmte Benutzer komplette Menüs abschalten. Das betrifft die Menüs 'Office', 'Extras', 'Einstellungen' und das 'Hilfe'-Menü.

Datenabgleich (Notebook-Modul)

Tipp: Erstellen Sie eine zweite Kartei (siehe Lektion Karteien). Diese Kartei zeigt auf die Datenbank des Servers, die Standard-Kartei zeigt auf die lokale Datenbank des Notebooks.
Dann können Sie mit 'Datei' - 'Öffnen' und Doppelklick auf die gewünschte Kartei zwischen der lokalen Notebook-Datenbank und der Server-Datenbank hin- und herschalten.
Weitere Möglichkeit dazu: Im Menü 'Einstellungen' - 'Eigenschaften' - 'Startfunktionen' die 'Kartei-Auswahl' aktivieren (siehe Lektion Startfunktionen). Dann werden gleich beim Starten von KVV beide Karteien angezeigt (also die lokale Standardkartei sowie die Server-Datenbank) und Sie können direkt wählen, welche nun geöffnet werden soll.

Hinweis: Voraussetzung ist, dass auf dem Server der Datenbankordner mit Schreibrechten freigegeben wurde und auf dem Arbeitsplatzrechner dieser freigegebene Ordner als Netzlaufwerk verbunden ist.

Das Prinzip des Abgleichs

Bei einem Datenabgleich geschieht folgendes

1. Die auf dem Notebook geänderten Daten werden zum Server übertragen.
   Dabei werden nur einzeln manuell geänderte Daten vom Notebook auf den Server geschickt. Das betrifft folgende Kategorien:
   
   • Kundendaten mit Zusatzfelder, Memoeinträgen und Beziehungen
   • Vertragsdaten mit Zusatzfelder, Memoeinträgen, versicherte Personen und Schäden
   • Termine und Historyeinträge
   
   Andere Daten werden NICHT vom Notebook auf den Server übertragen, so dass solche Änderungen nach einem Datenabgleich verloren sind!
   

2. Der komplette Bestand wird vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert.
   Dabei wird die gesamte Datenbasis vom Server auf den Notebook transferiert, also nicht nur Kunden mit Beziehungen, Verträge mit Schäden sowie Termine und History, sondern auch Agenturen, Gesellschaften, Vertragsarten und Zusatzfeld-Definitionen.
   Dabei werden auch andere auf dem Server durchgeführte Änderungen, wie Massenupdates, Datenimports und ähnliches, auf den Notebook übertragen.
   

Was das Datenabgleichsmodul nicht kann
Wie mehrmals beschrieben werden nur einzeln geänderte Kunden- und Vertragsdaten vom Notebook auf den Server übertragen. Nicht übertragen werden Massenupdates, importierte Daten und ähnliches. Auch Agenturen und Gesellschaften sowie Vertragsarten und die Zusatzfelder-Definitionen werden nicht vom Notebook auf den Server übertragen.
Solche Änderungen müssen daher auf dem Server durchgeführt werden. Da beim Datenabgleich im zweiten Schritt "Transfer" ja der gesamte Bestand vom Server zurück auf den Notebook übertragen wird, werden auch diese Änderungen dann auf dem Notebook zu finden sein.

Vollkommen unberücksichtigt, also weder vom Notebook auf den Server noch beim Transfer vom Server auf den Notebook zurück übertragen werden Definitionen wie Filter, Berichte, Drucklisten sowie Referenzdaten (Vertragsarten, Orte, Banken, ...) und die kompletten Provisionsdaten (Prozente, Forderungen, Verbindlichkeiten, ...).

Durchführen des Datenabgleichs

Hinweis: Bevor Sie den Datenabgleich durchführen sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen (siehe Kapitel Datensicherung). Nach dem Abgleich kontrollieren Sie am besten Ihren Datenbestand (zumindest die Anzahl der Kunden und Verträge).

Um den Datenabgleich durchführen zu können muss der Rechner, mit dem Sie außerhalb des Netzes gearbeitet haben, natürlich wieder an das Netz angeschlossen werden. Dabei ist es für die Durchführung des Datenabgleichs eigentlich egal, ob das Datenabgleichsmodul vom Server oder vom Notebook aus bedient wird. Empfohlen wird allerdings unbedingt eine einheitliche, immer gleiche Vorgehensweise, um Fehler zu vermeiden, die einen Verlust von Daten nach sich ziehen könnten.

Das Feld "Notebook-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des nicht am Netz angeschlossenen Rechners (Notebook) enthält. Natürlich muss der Rechner vor dem Datenabgleich durch das Datenabgleichsmodul an das Netz angeschlossen werden. Den Ordner können Sie mit Mausklick auf die Schaltfläche hinter dem Feld "Notebook-Ordner" wählen.

Das Feld "Server-Ordner": In dieses Feld gehört der Name des Ordners, der die Datenbasis des Servers enthält. Das ist in der Regel der auf dem Server freigegebene Datenbankordner als verbundenes Netzlaufwerk. Den Ordner bzw. das Netzlaufwerk können Sie mit Klick auf die Schaltfläche hinter dem Feld "Server-Ordner" wählen.

Gestartet wird der Datenabgleich dann mit Klick auf die Schaltfläche Abgleich starten. Dabei werden zuerst die auf dem Notebook geänderten Daten zum Server übertragen. Danach wird der komplette Bestand vom Server wieder auf den Notebook zurück transferiert, so dass beide Datenbestände identisch sind.

Verwenden der Symbolleiste (Toolbar)

Erstens können häufig verwendete Funktionen - wie beispielsweise die Kundenliste - in der Symbolleiste eingeblendet werden, so dass diese jederzeit mit einem Klick zur Verfügung stehen. Damit ist diese Liste immer nur ein Klick entfernt, egal was gerade in ezMakler geöffnet sein mag.

Dazu kann die Toolbar im Menü Einstellungen - Symbolleiste (Toolbar) individuell angepasst werden, also mit den gewünschten Funktionen belegt werden.

Die zweite sehr interessante Möglichkeit, die sich hier bietet, liegt am intelligenten Verhalten einiger Funktionen, je nachdem, welche Liste oder Eingabefenster gerade geöffnet ist. Diese Funktionen reagieren also kontextsensitiv.
Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der Funktionen, welche auf diese Art kontextsensitiv intelligent reagieren:

Symbol / Funktion	bei Liste	Verhalten
Kunde ändern	Kundenliste	der gerade markierte Kunde wird zum Bearbeiten geöffnet
	Vertragsliste	der Kunde des gerade markierten Vertrags wird geöffnet
	Vertragdetails	der Kunde des gerade offenen Vertrags wird geöffnet
	Schadensliste	der Kunde des gerade markierten Schadens wird geöffnet
	Aufgabenliste	der Kunde, der die markierte Aufgabe zugeordnet ist, wird geöffnet
	Terminliste	der Kunde, der der markierte Termin zugeordnet ist, wird geöffnet
	Ereignisliste	der Kunde, der das markierte Ereignis zugeordnet ist, wird geöffnet
	Dokumentenliste	der Kunde, der das markierte Dokument zugeordnet ist, wird geöffnet
Vertrag ändern	Kundenliste	alle Verträge des markierten Kunden werden zur Auswahl eines Vertrags in einer Liste angezeigt
	Vertragsliste	der gerade markierte Vertrag wird zum Bearbeiten geöffnet
	Schadensliste	der Vertrag des gerade markierten Schadens wird zum Bearbeiten geöffnet
	Aufgabenliste	der Vertrag, der die markierte Aufgabe zugeordnet ist, wird geöffnet
	Terminliste	der Vertrag, der der markierte Termin zugeordnet ist, wird geöffnet
	Ereignisliste	der Vertrag, der das markierte Ereignis zugeordnet ist, wird geöffnet
	Dokumentenliste	der Vertrag, der das markierte Dokument zugeordnet ist, wird geöffnet
Neues Dokument	Kundenliste	zum gerade markierten Kunden wird ein neues Dokument erstellt
	Vertragsliste	zum gerade markierten Vertrag wird ein neues Dokument erstellt
	Schadensliste	zum gerade markierten Schaden wird ein neues Dokument erstellt
	Aufgabenliste	zur gerade markierten Aufgabe wird ein neues Dokument erstellt
	Terminliste	zum gerade markierten Termin wird ein neues Dokument erstellt
	Ereignisliste	zum gerade markierten Ereignis wird ein neues Dokument erstellt

Tastaturbedienung - Übersicht der 'Hotkeys'

Hotkey	entsprechender Menübefehl	Bedeutung
Strg+N	Datei - Neu	Legt eine neue Kartei (ezMakler-Datenbasis) an.
Strg+O	Datei - Öffnen	Öffnet eine bestehende Kartei.
Strg+P	Datei - Drucken	Öffnet zum Drucken eine Auswahlliste mit allen definierten Drucklisten.
F3	Datei - Anwendung beenden	Schliesst alle offenen Fenster und beendet die Anwendung ezMakler. Besonderheit: Bei Einstellungen - Eigenschaften kann festgelegt werden, ob vor dem tatsächlichen Beenden von ezMakler eine Bestätigungsabfrage erscheint oder nicht.
Strg+X	Bearbeiten - Ausschneiden	Im Eingabefeld: schneidet den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: löscht den markierten Datensatz (entspricht der Schaltfläche 'Löschen').
Strg+C	Bearbeiten - Kopieren	Im Eingabefeld: kopiert den markierten Feldinhalt in die Zwischenablage (windowsüblich). In einer Liste: kopiert den markierten Datensatz in die ezMakler-Zwischenablage und erlaubt eine anschliessende Kopie mit Strg+V.
Strg+V	Bearbeiten - Einfügen	Im Eingabefeld: fügt den Feldinhalt aus der Zwischenablage in das Feld ein (windowsüblich). In einer Liste: erlaubt das Einfügen eines in die ezMakler-Zwischenablage kopierten Datensatzes (wenn vorhanden) bzw. fügt einen neuen Datensatz ein (entspricht dann der Schaltfläche 'Neueingabe').
Strg+D	Bearbeiten - Duplizieren	Nur in der Kundenliste aktiv: Dupliziert den markierten Datensatz sofort ohne vorige Abfrage oder den Umweg über die Zwischenablage.
Strg+F	Bearbeiten - Filtern	Nur in einer Liste aktiv: Öffnet die Filterliste zum Setzen eines Filters in der Liste.
Strg+M	Bearbeiten - Merken	Sonderfunktion - nicht in jeder Liste aktiv: Ermöglicht das Merken der markierten Datensätze in einer Merkliste zum späteren Abarbeiten.
F4	Kunde - Neu	Legt einen neuen Kunden an.
Strg+K	Kunde - Kundenliste	Zeigt alle Kunden (Personen mit der Rolle 'Kunde') in einer komfortablen Liste an.
Strg+S	Kunde - Suchen	Öffnet den Kunden-Suchdialog zum Suchen nach Kunden mit bestimmten Eigenschaften.
F6	Vertrag - Neu	Legt einen neuen Vertrag zu einem bestimmten Kunden an. Besonderheit: Aus der Kundenliste oder aus der Kunden-Eingabemaske wird der Vertrag sofort zu dem betreffenden Kunden angelegt.
Strg+Z	Vertrag - Listen - Alle Verträge	Zeigt alle Verträge (aktive und stornierte) in einer komfortablen Liste an.
F7	Agentur - Neu	Legt eine neue Agentur an.
Strg+U	Agentur - Liste	Zeigt alle Agenturen in einer komfortablen Liste an.
F8	Gesellschaft - Neu	Legt eine neue Gesellschaft an.
Strg+G	Gesellschaft - Liste	Zeigt alle Gesellschaften in einer komfortablen Liste an.
F9	Provision - Neu	Legt eine neue Provisions-Forderung zu einem bestimmten Vertrag an. Besonderheit: Aus der Vertragsliste oder aus der Vertrags-Eingabemaske wird die Forderung sofort zu dem betreffenden Vertrag angelegt.
Strg+T	Office - Termin-Gesamtliste	Zeigt alle Termine, egal ob Kunden-, Vertrags-, Gesellschafts-, oder Office-Termine in einer Gesamtliste an.
F11	Extras - Schnittstellen - Routenplaner Google-Maps	Sonderfunktion aus der Kundenliste: Startet Google-Maps und zeigt die Fahrtroute von Ihnen (Hauptagentur) zur markierten Kundenadresse.
F12	Fenster - Startmenü anzeigen	Öffnet das Startmenü bzw. holt es immer in den Vordergrund.
Strg+F12	Fenster - Startfenster "Aktuelles"	Öffnet das Startfenster mit den aktuellen Geburtstagen, anstehenden Terminen und offenen Aufgaben.
Umschalt+Strg+F12	Fenster - Vorschaufenster	Öffnet das Vorschaufenster zur Ansicht eines markierten Dokuments in einer Dokumentenliste oder Dokumentenreiter.
Umschalt+Strg+F6	Fenster - Vorwärts	Geht zum nächsten geöffneten Fenster und holt es in den Vordergrund.
Strg+F6	Fenster - Rückwärts	Geht zum vorherigen geöffneten Fenster und holt es wieder in den Vordergrund.
F1	Hilfe - Hilfethemen	Öffnet die Online-Hilfe zu ezMakler.
Strg+A	-	Markiert alle Datensätze der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+E	-	Aus Kunden-, Agentur- oder Gesellschaftliste: Sendet eine E-Mail an den markierten Empfänger.
F5	-	Aktualisiert die Anzeige der aktuell geöffneten Liste (windowsüblich).
Strg+F4 oder Esc	-	Schliesst das gerade aktive Fenster (windowsüblich).
F2	-	Sondertaste, die wie ein Doppelklick funktioniert, unter anderem zur Auswahl eines Wertes aus einer Liste (z.B. beim Ort) oder Wahl einer Datei (z.B. beim Foto) oder eines Ordners (z.B. dem persönlichen Ordner) oder Vorgabe eines Wertes (z.B. beim Suchbegriff oder der IBAN). Diese Sondertaste ist nur in speziellen Eingabefeldern aktiv.
+/-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Tag hoch bzw. runter.
Strg+/Strg-	-	Nur in Datumsfeldern: Zählt das Datum jeweils um einen Monat hoch bzw. runter.
#	-	Nur in Datumsfeldern: Füllt das Datumsfeld mit dem aktuellen Datum.
C	-	Nur in Datumsfeldern: Löscht das eingegebene Datum aus dem Datumsfeld.

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